扶贫办采购制度

PAGE扶贫办采购制度一、总则（一）目的为了加强扶贫办采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保扶贫资金的合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫办使用财政性资金、扶贫专项资金等进行的各类货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正，接受社会监督，保障相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购项目获得性价比最优的产品和服务。4.廉洁高效原则：在采购活动中杜绝腐败行为，提高工作效率，实现采购效益最大化。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由扶贫办主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据扶贫工作需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，发布采购信息，收集供应商资料，组织开标、评标等工作。3.与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行情况，协调解决采购过程中的问题。4.建立采购档案，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购项目的具体需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购执行部门进行采购项目的验收等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核等工作，确保采购资金的合理使用和安全。3.监督部门：对采购活动进行全程监督，受理供应商和群众的投诉举报，查处采购过程中的违规违纪行为。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据扶贫工作实际需要，结合年度工作计划和预算安排，提前向采购执行部门提交采购申请。采购申请应详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求及预计采购时间等内容。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购申请进行汇总、审核，结合扶贫资金情况和市场供应情况，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目明细、采购方式、预算金额、采购时间安排等，并报采购领导小组审议通过。（二）采购计划的调整1.因扶贫工作任务调整、政策变化等原因确需调整采购计划的，需求部门应及时向采购执行部门提出书面申请，说明调整的原因、内容及对采购工作的影响。2.采购执行部门对调整申请进行审核，根据实际情况提出调整建议，报采购领导小组审批。采购计划调整后，应及时通知相关部门，并对采购工作进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、供应商资格条件、采购预算、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.采购执行部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。评标过程应严格保密，评标结果应及时公示。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应根据采购项目特点和供应商资格条件，从符合要求的供应商名单中随机抽取三家以上供应商，向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。4.邀请招标的开标、评标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门应成立谈判小组（由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成），制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。4.采购执行部门应邀请符合资格条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商应进行多轮谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组（由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成），对采购项目进行论证。论证内容应包括采购项目的必要性、单一来源采购的合理性、供应商的唯一性等。4.采购执行部门应将单一来源采购论证情况报采购领导小组审批。经批准后，采购执行部门应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对其一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的基本情况、供应商资格条件、采购需求、报价要求、交货时间及地点等内容。4.供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购执行部门。采购执行部门应组织对供应商的报价进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。五、采购程序（一）采购项目立项1.需求部门根据扶贫工作实际需求，填写采购项目立项申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购理由等内容，并提交相关证明材料。2.采购执行部门对需求部门提交的立项申请表进行初审，审核通过后报采购领导小组审批。采购领导小组对立项申请进行审议，做出是否立项的决定。（二）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目立项批复，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算（如有）、评标标准和方法、合同草案条款以及供应商须知等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、交货时间及地点、验收标准等实质性内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购执行部门应组织相关部门和专家对采购文件进行审核，确保采购文件符合法律法规和采购要求。审核通过后的采购文件应加盖采购执行部门公章，并按照规定进行发布。（三）供应商资格审查1.采购执行部门在采购公告（或投标邀请书）中明确供应商资格条件，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩证明、财务状况等方面的要求。2.供应商应在规定时间内提交资格证明文件，采购执行部门对供应商提交的资格证明文件进行审查，核实供应商是否符合资格条件。3.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门应将其列入合格供应商名单；对于未通过资格审查的供应商，采购执行部门应及时通知其原因。（四）采购活动实施1.根据采购方式的不同，采购执行部门组织相应的采购活动。公开招标和邀请招标：采购执行部门应按照规定发布招标公告（或投标邀请书），组织开标、评标活动。开标时，供应商应按照招标文件规定的时间和地点提交投标文件，采购执行部门应组织唱标、记录等工作。评标时，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。竞争性谈判：采购执行部门应成立谈判小组，制定谈判文件，邀请符合资格条件的供应商参加谈判。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，记录谈判内容，并要求供应商在规定时间内进行最后报价。单一来源采购：采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，对采购项目进行论证，报采购领导小组审批后，与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，签订采购合同。询价：采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提交报价文件。采购执行部门组织对供应商的报价进行评审，确定成交供应商。2.在采购活动实施过程中，采购执行部门应做好记录工作，包括采购文件的发放、供应商的响应情况、开标评标过程、谈判记录、报价文件等相关资料的收集和整理，确保采购活动的全过程可追溯。（五）合同签订与履行1.采购执行部门根据评标结果（或谈判、询价结果），向中标（或成交）供应商发出中标（或成交）通知书，并在规定时间内与中标（或成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容符合采购文件要求和双方协商结果。2.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。财务部门按照合同约定进行资金支付管理，需求部门负责监督供应商按照合同约定履行义务。3.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货（或提供服务）义务。采购执行部门应组织相关人员对供应商交付的货物（或提供的服务）进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、质量状况、验收结论等内容。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收工作。验收小组应由需求部门、采购执行部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收小组应按照采购合同约定的验收标准和方法进行验收，重点对采购项目的数量、质量、规格、性能等方面进行检查。验收过程中，供应商应提供相关技术资料、质量证明文件等，并配合验收小组开展工作。3.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收报告作为支付采购资金的依据之一。对于验收不合格的采购项目，验收小组应要求供应商限期整改或重新提供货物（或服务），直至验收合格为止。整改或重新提供货物（或服务）所产生的费用由供应商承担。（七）采购资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照国库集中支付制度的有关规定，办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格审核相关凭证，确保资金支付的准确性和合规性。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在审核采购合同和供应商提交的预付款申请后，按照合同约定的比例支付预付款。在采购项目验收合格后，财务部门应支付剩余款项。3.采购资金支付过程中，如发现问题或存在争议，财务部门应及时与采购执行部门、需求部门等相关部门沟通协调，共同解决问题。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动全过程的监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购结果是否合法等方面。2.建立采购项目跟踪机制，监督采购合同的履行情况，及时发现和解决采购过程中出现的问题。对于发现的违规违纪行为，应依法依规进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.采购执行部门应定期向采购领导小组报告采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和评估，及时发现和纠正采购工作中存在的问题。（二）外部监督1.采购活动应接受社会公众的监督，采购执行部门应按照规定及时公开采购项目信息，包括采购公告、采购文件、中标（或成交）结果、采购合同等内容，方便社会公众查询和监督。2.设立举报信箱和举报电话，接受供应商和群众的投诉举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查核实，依法依规处理，并将处理结果及时反馈给投诉举报人。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估制度，定期对采购项目的实施情况进行绩效评估。绩效评估内容包括采购项目的完成情况、采购资金的使用效益、采购产品或服务的质量、供应商的履约情况等方面。2.采购执行部门应根据绩效评估结果，总结经验教训，提出改进措施和建议，不断提高采购工作水平和质量。对于绩效评估优秀的采购项目和采购人员，应给