学校分散采购制度

PAGE学校分散采购制度一、总则（一）目的为了加强学校分散采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规以及学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用自有资金进行的分散采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购的供应商享有平等的机会，采购结果应公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校分散采购工作的统筹管理和指导监督。其主要职责包括：1.制定和完善学校分散采购制度及相关流程。2.审核各部门、各单位的采购申请，确定采购方式。3.建立和管理学校供应商库。4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购申请，明确采购需求，参与采购过程，包括协助采购管理部门进行供应商选择、合同签订及验收等工作。（三）采购执行人员采购执行人员由采购管理部门或采购需求部门指定，负责具体实施采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等。三、采购申请与审批流程（一）采购申请采购需求部门应根据实际工作需要，填写《学校分散采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、技术要求等内容，并提交相关证明材料。（二）审批流程1.部门初审：采购需求部门负责人对采购申请进行初审，审核采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性等，签署意见后报采购管理部门。2.采购管理部门审核：采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购方式的选择是否符合规定、采购预算是否在控制范围内等。审核通过后，报学校分管领导审批。3.学校分管领导审批：学校分管领导根据采购管理部门的审核意见，对采购申请进行最终审批。审批通过的采购申请进入采购实施阶段。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购货物或服务单项或批量金额达到学校规定的公开招标限额标准的，应当采用公开招标方式。2.招标程序：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购执行人员组织开标、评标和定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购管理部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，参与投标。采购执行人员组织开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购需求部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判小组与不少于三家的供应商进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，确定成交供应商。采购执行人员与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由。采购管理部门组织相关专家进行论证，形成论证意见。采购管理部门将单一来源采购申请及论证意见报学校分管领导审批。审批通过后，采购执行人员与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购需求部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。询价小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购执行人员与成交供应商签订采购合同。五、采购文件编制（一）采购文件的内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的要求，为供应商提供明确的报价和响应依据。（二）采购文件的审核采购文件编制完成后，采购执行人员应提交采购管理部门进行审核。采购管理部门重点审核采购文件的合法性、完整性、准确性以及评审标准的合理性等，确保采购文件符合相关法律法规和学校规定，能够保证采购活动的顺利进行。六、供应商选择与管理（一）供应商选择1.建立供应商库：采购管理部门通过公开征集、资格审查等方式，建立学校供应商库，入库供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力、可靠的产品质量和售后服务能力等条件。2.根据采购方式选择供应商：对于公开招标、邀请招标项目，应从供应商库中随机抽取或通过资格预审等方式确定参与投标的供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应根据项目特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。（二）供应商管理1.定期评估：采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评估，评估结果作为供应商继续合作或淘汰的依据。2.动态调整：根据供应商评估结果和学校采购业务发展需要，对供应商库进行动态调整，及时补充优质供应商，淘汰不合格供应商。七、采购评审（一）评审小组的组建根据采购项目的性质和规模，采购管理部门组织成立评审小组。评审小组由采购需求部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。评审专家应从学校专家库中随机抽取，确保评审过程的公正性和专业性。（二）评审标准制定采购执行人员根据采购项目的特点和要求，制定详细的评审标准。评审标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，明确各项评审因素的权重和评分细则，确保评审结果能够客观、公正地反映供应商的综合实力。（三）评审程序1.采购执行人员组织评审会议，向评审小组成员介绍采购项目的基本情况、采购文件要求以及评审程序等内容。2.供应商按照采购文件的要求进行现场演示、答疑或提交响应文件。3.评审小组成员根据评审标准对供应商的响应情况进行评审，独立打分并记录评审意见。4.采购执行人员汇总评审小组成员的评分结果，按照评审标准确定成交供应商。八、采购合同签订与履行（一）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行人员应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订后，应报采购管理部门备案。（二）合同履行1.采购需求部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时向采购执行人员反馈合同执行过程中出现的问题。2.采购执行人员应督促成交供应商按照合同约定履行义务，包括按时交货、提供服务、保证质量等。如供应商出现违约行为，采购执行人员应及时采取措施，追究供应商的违约责任，维护学校的合法权益。九、验收管理（一）验收组织采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组由采购需求部门代表、相关技术人员、财务人员等组成，成员人数为三人以上单数。（二）验收标准验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定详细的验收标准。验收标准应包括货物的规格型号、数量、质量、性能等方面的内容，确保验收工作能够客观、公正地进行。（三）验收程序1.成交供应商提交验收申请，并提供相关验收资料，如产品合格证、质量检验报告、售后服务承诺等。2.验收小组按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，核实采购项目的实际情况是否符合合同要求。3.验收小组根据验收情况出具验收报告，验收报告应包括验收结论、存在问题及整改建议等内容。验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，验收小组应要求成交供应商限期整改，整改完成后重新组织验收。十、监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门负责对全校分散采购活动进行日常监督检查，定期对采购项目的执行情况进行抽查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.学校审计部门负责对采购项目进行