吉林省工会采购制度

PAGE吉林省工会采购制度一、总则1.目的为规范吉林省工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于吉林省各级工会组织的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。3.基本原则依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求。公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。公平竞争原则：确保供应商之间公平竞争，择优选择供应商。公正廉洁原则：采购人员应秉持公正廉洁的态度，杜绝不正当交易。二、采购组织与职责1.采购决策机构各级工会应成立采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式等重大事项。采购决策机构成员应包括工会领导、相关部门负责人等，确保决策的科学性和民主性。2.采购执行部门设立专门的采购执行部门或指定专人负责采购具体工作。采购执行部门应严格按照本制度和采购决策机构的决定，组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织评审、签订采购合同等。3.监督部门建立健全采购监督机制，由工会内部监督部门或相关纪检机构对采购活动进行全程监督。监督部门应重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等，确保采购活动依法依规进行。三、采购预算管理1.预算编制各级工会应根据年度工作计划和实际需求，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报经采购决策机构审议通过。2.预算执行采购执行部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报经采购决策机构批准。3.预算监督监督部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保预算资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式1.公开招标符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购货物、工程或服务的金额达到规定标准以上的。采购项目具有广泛的市场竞争性，需要吸引众多供应商参与的。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商投标。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商就采购价格、采购数量等事项进行协商，签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。五、采购程序1.采购计划制定采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目概况、采购预算、采购方式、采购时间等内容，并报采购决策机构审批。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。3.采购信息发布按照规定的渠道和方式发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间等。4.供应商资格审查对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质和能力。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。5.采购评审组织相关人员对供应商的投标文件或响应文件进行评审，按照评标标准确定中标供应商或成交供应商。评审过程应严格遵守公平、公正、公开的原则，确保评审结果的客观性和公正性。6.采购合同签订与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、采购内容、采购金额、交货时间地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。7.采购验收采购执行部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收，确保符合采购合同要求。验收内容包括货物数量、质量、规格、型号等，验收合格后出具验收报告。8.采购付款按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。付款前应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同签订前，应审核合同条款是否符合法律法规和采购文件要求，确保合同的合法性和有效性。2.合同履行合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务，采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更如因特殊情况需要变更合同条款，应按照规定程序报经采购决策机构批准，并与供应商协商一致，签订合同变更协议。4.合同终止合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，应按照合同约定和相关法律法规办理合同终止手续。合同终止后，应及时清理合同档案，妥善保管相关资料。七、采购档案管理1.档案收集采购执行部门应负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购文件、投标文件、评审记录、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案整理对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订、编目等，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，对采购档案进行妥善保管。档案保管期限应按照相关法律法规和行业标准执行。4.档案查阅严格档案查阅制度，因工作需要查阅采购档案时，应履行审批手续，经档案管理人员同意后方可查阅。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。八、监督检查与责任追究1.监督检查监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等。监督检查可以采取查阅资料、实地查看、问卷调查等方式进行。2.投诉处理建立采购投诉处理机制，对供应商提出的投诉事项进行及时处理。投诉处理应遵循公平、公正、公开的原则，查明事实真相，依法