合同与采购管理制度

PAGE合同与采购管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同签订与采购流程，加强合同与采购管理，保障公司合法权益，提高经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中涉及的合同签订与采购业务。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保合同与采购活动合法有效。2.诚实守信原则秉持诚实守信的理念，在合同签订与采购过程中如实提供信息，履行承诺，维护公司良好信誉。3.风险防控原则充分识别、评估合同与采购业务中的风险，采取有效措施进行防控，避免公司遭受损失。4.效益优先原则在保证合同与采购质量的前提下，优化流程，降低成本，提高经济效益。二、合同管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据经营需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，并提交相关资料。2.合同审批合同立项申请经部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律合规审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。审查通过后报分管领导审批，重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。3.合同起草合同审批通过后，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、价款、质量标准、履行方式、违约责任等主要条款，确保条款清晰、准确、完整。4.合同谈判业务部门与合同对方就合同条款进行谈判，达成一致意见后形成合同初稿。谈判过程中应充分考虑公司利益，争取有利条款。5.合同审核会签合同初稿提交至各相关部门进行会签，各部门根据职责对合同条款进行审核，提出意见和建议。会签部门包括法务、财务、审计、业务等部门，重点审核合同的合法性、经济性、可行性等。6.合同签订经会签无异议的合同，由公司法定代表人或授权代表与合同对方签订正式合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，加盖公司合同专用章。（二）合同履行与变更1.合同履行合同签订后，业务部门负责组织实施合同履行。在履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同履行情况，确保合同顺利履行。2.合同变更如因客观情况发生变化需要变更合同条款，业务部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容等，并提交相关资料。合同变更申请经审批通过后，签订补充协议或变更合同文本。（三）合同终止与结算1.合同终止合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，请业务部门提出终止申请，填写《合同终止申请表》，说明终止原因、终止时间等，并提交相关资料。合同终止申请经审批通过后，办理合同终止手续。2.合同结算合同履行完毕后，业务部门应及时办理合同结算手续。结算前，应与合同对方核对账目和款项，确保结算金额准确无误后，提交《合同结算申请表》及相关结算资料，经审批后进行结算付款。（四）合同档案管理1合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，交由公司档案管理部门统一保管。合同档案应包括合同立项申请表、审批文件、合同文本、补充协议、变更申请、结算资料等。2.档案管理部门应建立健全合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记，确保档案的完整性和安全性。合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。三、采购管理（一）采购计划制定1.需求分析各部门根据业务需求和库存情况，定期进行采购需求分析，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交相关资料。2.采购计划编制采购部门根据各部门提交的采购需求申请表，结合公司采购预算和库存情况，编制年度、季度和月度采购计划，并报分管领导审批。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间及采购预算等内容，并确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购方式选择1.公开招标对于符合公开招标条件的采购项目，采购部门应按照国家法律法规及公司相关规定，组织公开招标采购。公开招标应组建评标委员会，按照规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目，采购部门可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采购部门可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求需要继续从原供应商处添购等情形下的采购项目，采购部门可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应与供应商协商确定成交价格，并报分管领导审批。（三）供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。在选择供应商时应进行充分的市场调研和供应商评估，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商作为合作伙伴。供应商评估应包括供应商的资质、业绩、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商考核采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购合同签订采购合同签订流程参照合同管理相关规定执行。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款，确保合同条款清晰、准确、完整。（五）采购验收1.验收标准制定采购部门应根据采购合同及相关标准制定采购验收标准，明确验收的内容、方法、程序及验收人员的职责等。验收标准应符合国家法律法规及行业标准要求，确保采购物品或服务的质量。2.验收实施采购物品或服务到货后，请采购部门组织相关人员按照验收标准进行验收。验收人员应认真核对采购物品或服务的名称、规格、数量质量等是否与合同约定一致，检查产品质量证明文件、检验报告等是否齐全有效。验收合格后，验收人员应签署验收报告。（六）采购付款1.付款申请采购部门应在采购合同约定的付款期限内，根据验收报告及相关凭证填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、已验收金额、应付金额金额、付款方式、付款时间等内容，并提交相关资料。2付款审批《采购付款申请表》经部门负责人审核后，提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核付款申请是否符合合同约定、发票是否合规、资金是否充足等事项。审核通过后报分管领导审批，重大采购付款需经总经理办公会或董事会审议通过四、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部审计公司审计部门应定期对合同与采购业务进行内部审计，检查合同签订与采购流程是否合规，合同执行情况是否良好，采购资金使用是否合理等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.法务审查法务部门应参与合同签订与采购业务的全过程，对合同文本及采购活动进行法律合规审查，防范法律风险。法务部门应及时发现和纠正合同与采购业务中的法律问题，为公司提供法律支持和保障。3.日常监督各部门应加强对合同与采购业务的日常监督，及时发现和解决业务过程中存在的问题。业务部门应定期向上级领导汇报合同履行情况和采购工作进展情况，确保公司领导及时掌握业务动态。（二）责任追究1.对于在合同签订与采购业务中违反法律法规、公司制度规定，给公司造成损失的单位和个人，公司将依法依规追究其