台州采购人制度

PAGE台州采购人制度一、总则（一）目的为规范台州采购人的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于台州公司/组织内部所有涉及采购活动的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司/组织内部和外部的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责对重大采购项目进行决策。采购决策机构由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：审定采购战略、审批重大采购项目、监督采购过程等。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购业务的实施。其职责包括：制定采购计划、选择供应商、签订采购合同、组织采购验收等。采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，合理设置岗位，明确各岗位的职责和权限。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付采购款项、监督采购资金的使用等。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司/组织的业务发展需要和实际工作需求提出采购申请。采购申请应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求等内容。2.采购申请应按照公司/组织规定的审批流程进行审批，经相关部门负责人和领导批准后提交给采购执行部门。（二）采购计划制定采购执行部门接到采购申请后，应根据采购项目的特点和要求，制定采购计划。采购计划应包括采购方式、采购时间安排、采购预算等内容。采购计划应报采购决策机构审批。（三）供应商选择1.采购执行部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如招标公告、供应商推荐、网络搜索等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。3.组织对合格供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务能力等情况。4.根据考察结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本信息、资质证明、考察报告、合作记录等内容。(四)采购合同签订1.采购执行部门应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等内容。2.采购合同应报公司/组织法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（五）采购实施1.采购执行部门应按照采购合同的要求，及时向供应商发出采购订单或通知。采购订单或通知应明确采购项目的详细要求、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应按照采购订单或通知的要求组织生产和供货。采购执行部门应跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。3.在采购过程中，如因市场变化、供应商原因等需要变更采购合同的，采购执行部门应按照公司/组织规定的变更流程进行审批，并及时与供应商协商变更合同内容。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织需求部门、质量检验部门等相关部门进行验收。验收内容包括采购项目的数据、规格型号、数量、质量等是否符合采购合同的要求。2.验收合格的，采购执行部门应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购项目供应商应负责退换货或采取其他补救措施。3.采购执行部门应及时将验收情况反馈给财务部门，以便财务部门办理付款手续和进行账务处理。四、采购方式（一）招标采购适用范围1.达到一定金额标准的货物、工程和服务采购项目：具体金额标准按照国家和地方有关规定执行。2.涉及公共利益、国家安全的采购项目：如政府投资项目、民生项目等。（二）招标采购程序1.编制招标文件：采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人资格要求、技术规格、评标标准、投标文件格式等内容。2.发布招标公告：通过指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。招标公告应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.发售招标文件采购执行部门向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。招标文件费用应按照国家和地方有关规定执行。4.开标评标：按照招标文件规定的时间和地点进行开标。开标过程应公开、公正、透明。开标后，由评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。5.定标：采购决策机构根据评标委员会推荐中标候选人确定中标人。中标人确定后，采购执行部门应向中标人发出中标通知书，并同时通知其他投标人。（三）竞争性谈判采购适用范围1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的：如由于技术复杂、规格特殊等原因，招标后没有供应商投标或没有合格标的，或重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的：如一些高科技产品或定制化服务，技术复杂，难以确定详细规格或具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要：如因突发事件或紧急任务，需要在短时间内采购物资或服务的。4.不能事先计算出价格总额的：如一些创新性项目或成本难以准确估算的项目。（四）竞争性谈判采购程序1.成立谈判小组：谈判小组由采购执行部门、需求部门、技术专家等人员组成人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。谈判小组应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和市场情况。2.制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。谈判文件应根据采购项目的特点和要求进行编制，确保谈判的公平、公正、公开。3.邀请供应商：采购执行部门从供应商库中或通过其他渠道邀请符合条件的供应商参加谈判。邀请供应商的数量应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三家。4.谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。谈判小组应根据谈判文件的要求，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，确定成交供应商意向。5.确定成交供应商：采购决策机构根据谈判小组的评审结果确定成交供应商。成交供应商确定后，采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书，并同时通知其他未成交供应商。(五)询价采购适用范围1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目：如一些通用的办公用品、原材料等采购项目。2.采购金额较小的采购项目：具体金额标准按照公司/组织内部规定执行。（六）询价采购程序1.成立询价小组：询价小组由采购执行部门、需求部门等人员组成人数根据采购项目的规模和复杂程度确定一般不少于三人。询价小组应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和市场情况，但询价小组中不得有与供应商有利害关系的人员。2.确定被询价的供应商名单：采购执行部门从供应商库中或通过其他渠道确定被询价的供应商名单被询价的供应商数量应根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三家。被询价的供应商应具备良好的信誉和供应能力，能够满足采购项目的要求。3.向供应商发出询价通知书：询价通知书应明确询价项目的技术要求、规格型号数量、价格要求、交货时间、交货地点等内容。询价通知书应根据采购项目的特点和要求进行编制，确保询价的公平、公正、公开。4.供应商报价：供应商应在规定时间内按照询价通知书的要求进行报价报价应包括货物的单价、总价、交货时间、交货地点等内容。供应商的报价应真实、准确、有效，不得低于成本价。5.确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商为成交供应商。成交供应商确定后，采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书，并同时通知其他未成交供应商。（七）单一来源采购适用范围1.只能从唯一供应商处采购的：如因专利、专有技术、品牌等原因，只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的：如因自然灾害、突发事件等原因，需要紧急采购物资或服务，且只能从唯一供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的：如因原有采购项目的延续性或配套性要求，需要继续从原供应商处添购物资或服务，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（八）单一来源采购程序1.成立采购小组：采购小组由采购执行部门、需求部门、财务部门等人员组成人数根据采购项目的规模和复杂程度确定，一般不少于三人。采购小组应具备相关的专业知识和技能，熟悉采购项目的技术要求和市场情况。2.确定单一来源采购理由：采购执行部门应根据采购项目的实际情况，确定单一来源采购的理由，并编制单一来源采购申请报告。单一来源采购申请报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、采购金额、单一来源采购理由等内容。单一来源采购申请报告应报采购决策机构审批。3.与供应商协商：采购执行部门与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、交货时间、交货地点等内容。协商过程中应记录协商内容和结果。协商结果应报采购决策机构审批。4.签订采购合同：采购执行部门与单一来源供应商签订采购合同采购合同应明确采购项目的名称、规格型号数量、价格、交货时间、交货地点等内容。采购合同应报公司/组织法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。五、采购合同管理（一）合同签订前审核合同签订前，采购执行部门应将采购合同文本提交给公司/组织法律部门或法律顾问进行审核。审核内容包括合同的合法性、有效性、完整性等方面。法律部门或法律顾问应出具审核意见，采购执行部门根据审核意见对合同进行修改和完善。（二）合同签订采购执行部门应与供应商按照审核通过审核意见对合同进行修改和完善后的合同文本签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（三）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如因市场变化、供应商原因等需要变更采购合同的，采购执行部门应按照公司/组织规定的变更流程进行审批，并及时与供应商协商变更合同内容。（四）合同验收采购项目到货后，采购执行部门应组织需求部门、质量检验部门等相关部门按照采购合同的要求进行验收。验收合格的，采购执行部门应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购项目，供应商应负责退换货或采取其他补救措施。（五）合同付款财务部门应根据采购合同的约定和验收报告，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。付款后，财务部门应进行账务处理，并将付款情况反馈给采购执行部门。（六）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案对采购合同的签订、履行、变更、验收、付款等全过程进行记录和保存采购合同档案应包括采购合同文本、审核意见、验收报告、发票、付款凭证等相关资料。采购合同档案应按照公司/组织档案管理规定进行分类、整理、归档和保管，以便查阅和审计。六、采购监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性审计内容包括采购计划的制定、供应商的选择、采购合同的签订、采购项目的验收、采购资金的使用等方面。2.公司/组织内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，对违规行为进行严肃处理。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、监察部门等。积极配合政府有关部门的工作，提供相关资料和信息。2.