古茗采购制度

PAGE古茗采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范古茗公司采购流程，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司运营所需物资和服务的及时供应，满足业务发展需求，同时控制采购成本，提高资金使用效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于古茗公司总部及下属各门店、分支机构的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、营销物料采购、服务采购等。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。合规性原则：严格按照公司内部规定及审批流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、规范。效益性原则：在保证物资和服务质量的前提下，充分考虑成本因素，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司业务需求和质量标准。诚信合作原则：与供应商建立诚信、长期稳定的合作关系，共同促进公司与供应商的共同发展。二、采购组织与职责1.采购部门采购部职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。根据公司业务需求，编制采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等。开展供应商开发、评估、选择和管理工作，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益和要求。负责采购订单的下达、跟踪和协调，确保采购物资和服务按时、按质、按量供应。负责采购付款申请的审核和办理，确保付款流程合规、准确。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购工作流程和方法。采购人员职责采购专员负责具体采购任务的执行，按照采购计划和流程，寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作。采购专员负责与供应商沟通协调，跟进采购订单的执行情况，及时解决采购过程中出现的问题。根据采购合同和验收报告，办理采购付款手续。协助采购经理建立和维护供应商档案，收集和整理供应商信息。采购经理负责采购部门的日常管理工作，制定采购工作计划和目标，组织采购人员开展采购业务。采购经理负责审核采购合同、采购订单等重要文件，确保采购工作符合公司规定和要求。采购经理负责与其他部门沟通协调，了解业务需求，提供采购支持和服务。采购经理负责对采购人员进行培训和指导，提高采购人员业务能力和综合素质。2.需求部门需求部门职责根据公司业务发展需要，及时向采购部门提出物资和服务需求申请，明确需求的详细信息，包括规格、数量、质量要求、使用时间等。参与采购过程中的技术标准制定、供应商选择、合同评审等工作，提供专业意见和建议。负责对采购物资和服务进行验收，确保所采购的物资和服务符合需求部门的要求和公司质量标准。对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，及时向采购部门提出改进建议。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并由部门负责人签字审批。对于金额较大或涉及重要业务的采购申请，需提交公司高层领导审批。2.采购计划制定采购部门收到经审批的《采购申请表》后，结合公司库存情况、生产计划、销售计划等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购数量、预算金额、预期到货时间等，并报采购部门负责人审核。3.供应商选择与评估采购人员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、管理水平、质量控制体系等情况。对于重要物资或服务的供应商，可邀请需求部门、质量部门等相关人员共同参与评估。根据考察评估结果，对供应商进行综合打分，选择得分较高的供应商作为候选供应商。采购部门与候选供应商进行商务谈判，明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，达成一致后签订采购合同。4.采购订单下达采购部门根据采购合同，编制《采购订单》，明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。《采购订单》经采购部门负责人审核后，发送给供应商确认，并跟踪供应商的订单确认情况。5.采购物资验收采购物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备。采购物资到货时，采购人员、需求部门和质量部门共同对物资进行验收，按照采购合同和质量标准检查物资的数量、规格、型号、质量等是否相符，并填写《验收报告》。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致采购物资出现质量问题或交货延迟等情况，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。6.采购付款根据采购合同和验收报告，采购人员填写《付款申请单》并附上相关凭证，如采购发票、验收报告、采购订单等，提交采购部门负责人审核签字。《付款申请单》经财务部门审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款手续。对于预付款项，采购部门应在合同约定的时间内及时跟踪采购进度，确保预付款项的合理使用。对于货到付款的采购业务，采购部门应在收到供应商发票后及时办理付款手续，避免逾期付款产生不良影响和额外费用。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对密切关注市场动态，及时了解物资和服务的价格波动情况，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评价，及时淘汰不合格供应商。同时，与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商带来的供应中断风险。质量风险应对严格采购物资和服务质量标准，加强采购过程中的质量控制，要求供应商提供质量合格证明文件，并在验收环节进行严格检验。对于重要物资，可要求供应商提供样品进行检测，确保所采购的物资和服务符合公司质量要求。合同风险应对在签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、公平合理。加强合同执行过程中的跟踪管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，加强对付款凭证的审核，确保付款流程合规、准确。对于预付款项，应加强对供应商的监督和管理确保预付款项的安全使用。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和检查。需求部门和其他相关部门有权对采购活动提出意见和建议，对发现的问题及时向采购部门或公司管理层反馈。2.外部监督积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门开展的各类专项检查和审计工作，确保采购活动符合国家法律法规和政策要求。关注行业动态和市场信息，了解行业内的采购规范和最佳实践，不断完善公司采购制度和流程，提高采购管理水平。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由采购部门