原材料采购询比价制度

PAGE原材料采购询比价制度一、总则（一）目的为规范公司原材料采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量和效率，特制定本原材料采购询比价制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购项目，包括但不限于生产所需的各类零部件、原辅材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，在询比价过程中不偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.效益原则：通过合理的询比价流程，选择性价比最优的供应商，实现公司采购效益最大化。4.透明原则：采购过程中的各项信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督。二、询比价流程（一）采购申请1.各部门根据生产计划、库存情况等，填写《原材料采购申请表》，详细注明所需原材料的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.《原材料采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择与询价1.采购部门根据采购申请，在公司合格供应商名录中筛选潜在供应商，如名录中无合适供应商，可通过市场调研等方式寻找新的供应商。2.采购人员向至少三家符合要求的供应商发出询价函，询价函应明确原材料的规格、数量、质量要求、交货期、报价方式等关键信息。3.供应商应在规定时间内以书面形式回复询价函，提供详细的报价清单，包括原材料单价、总价、运费、税费等。（三）比价1.采购人员对各供应商的报价进行整理和分析，对比原材料的价格、质量、交货期、售后服务等因素。2.对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，采购人员应及时与供应商沟通核实。3.采购人员填写《原材料采购比价表》，详细记录各供应商的报价及对比分析情况，为采购决策提供依据。（四）议价1.根据比价结果，采购人员与选定的供应商进行议价，争取更优惠的价格和条款。2.议价过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和价格底线，以合理的理由要求供应商降价。3.如供应商同意降价，应签订书面协议，明确降价后的价格、交货期、质量标准等条款。（五）审批1.《原材料采购比价表》及议价结果经采购部门负责人审核后，提交至财务部门进行成本核算和资金预算审核。2.财务部门根据公司财务制度和预算情况，对采购项目的成本和资金安排进行审核，并出具审核意见。3.采购申请及相关审核意见提交至公司分管领导审批，分管领导根据公司战略和实际情况做出最终决策。（六）签订合同1.采购项目经审批通过后，采购人员与供应商签订正式的采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，并符合法律法规和行业标准的要求。（七）订单跟踪与验收1.采购人员负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保原材料按时、按质、按量交付。2.原材料到货后，质量检验部门应按照合同约定的质量标准进行验收，出具验收报告。3.如验收不合格，采购人员应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制水平、价格水平等方面的要求。2.新供应商申请加入公司合格供应商名录时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对新供应商提交的资料进行审核，并实地考察其生产经营情况，符合准入标准的供应商方可进入公司合格供应商名录。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.采购人员根据日常采购业务情况，填写《供应商评价表》，对供应商的表现进行记录和评价。3.质量检验部门负责提供供应商产品质量检验数据，作为供应商评价的重要依据。4.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购份额直至淘汰。（三）供应商信息管理1.建立完善供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质文件、报价记录、交货情况、评价考核结果等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和完整性。3.采购部门应定期对供应商信息进行分析和总结，为公司采购决策提供参考。四、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对原材料采购询比价制度的执行情况进行审计，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、供应商选择是否公正等。2.审计部门有权调阅采购项目的相关文件、资料，向采购人员、供应商及其他相关人员了解情况，并提出审计意见和建议。3.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购过程中违规行为的举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，配合提供相关资料和信息。2.关注市场动态和行业信息，及时了解原材料价格波动、供应商市场变化等情况，确保公司采购行为符合市场规律和行业规范。五、保密规定1.参与原材料采购询比价工作的所有人员应严格遵守公司保密制度，对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息、报价文件等予以保密。2.未经公司批准，任何人不得向第三方透露采购项目的相关信息，不得利用公司采购信息谋取私利。3.违反保密规定的人员，将按照公司相关规定进行严肃处理，给