卫生院后勤采购管理制度

PAGE卫生院后勤采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院后勤采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，满足卫生院业务工作需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院后勤采购活动，包括医疗设备、医用耗材、办公用品、药品、后勤物资等的采购。3.基本原则（1）合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。（2）效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。（3）公开透明原则：采购过程应公开，接受内部监督和社会监督。（4）公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购质量和价格合理。（5）诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、审计科、医务科、后勤科等相关部门负责人。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购政策和采购重大事项，对采购工作进行指导和监督。2.采购执行部门后勤科为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：（1）根据卫生院业务需求，编制采购计划和采购预算。（2）收集供应商信息，建立供应商档案。（3）组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。（4）与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况。（5）负责采购物资的验收、入库、发放等工作。3.相关部门职责（1）财务科：负责采购资金的预算安排、审核支付和财务核算。（2）审计科：负责对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。（3）医务科：参与医疗设备、医用耗材等采购项目的技术参数审核和质量验收工作。（4）其他相关科室：根据业务需求，提出采购需求，配合采购执行部门做好采购工作。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制（1）各科室应于每年年底前向后勤科提交下一年度采购需求计划，包括采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等。（2）后勤科汇总各科室采购需求计划，结合卫生院业务发展规划和实际库存情况，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。（3）采购计划应根据实际情况进行动态调整。因业务发展、政策变化等原因需要调整采购计划的，相关科室应及时向后勤科提出申请，后勤科审核后报采购领导小组批准。2.采购预算编制（1）财务科根据采购计划，结合卫生院财务状况和资金安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的预算金额、资金来源等内容。（2）采购预算应严格控制，不得随意突破。因特殊原因需要调整采购预算的，应按照预算管理规定履行审批程序。3.采购计划与预算审批（1）采购计划和采购预算编制完成后，应提交采购领导小组审议。采购领导小组应根据卫生院实际情况和发展需求，对采购计划和采购预算进行审核，提出意见和建议。（2）采购计划和采购预算经采购领导小组审议通过后，报院长批准。批准后的采购计划和采购预算应严格执行。四、采购方式选择1.公开招标符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：（1）采购货物或者服务达到国务院财政部门规定的公开招标数额标准的。（2）采购人采购纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购的。公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定的程序进行。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式的，应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，应与供应商就采购项目的价格、服务等条款进行协商，确定成交供应商。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采用询价方式的，应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序1.采购申请各科室根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经科室负责人签字确认后提交后勤科。2.采购审批后勤科收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、预算金额的准确性等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购管理制度和实际情况进行审批，批准后的采购申请交后勤科组织实施采购。3.采购实施（1）采购执行部门根据采购审批结果，按照选定的采购方式组织采购活动。（2）公开招标采购项目应按照相关法律法规规定的程序，发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标、定标等活动。（3）邀请招标采购项目应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（4）竞争性谈判采购项目应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（5）单一来源采购项目应与供应商进行协商，确定成交供应商。（6）询价采购项目应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报财务科备案。5.采购验收（1）采购物资到货后，采购执行部门应及时组织相关科室进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、规格、质量等进行检查验收。（2）医疗设备、医用耗材等采购项目的验收，应邀请医务科等相关部门人员参与。验收合格的采购物资应办理入库手续，验收不合格的采购物资应及时与供应商协商处理。6.付款结算（1）采购物资验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定，填写付款申请表，报财务科审核。（2）财务科审核付款申请表无误后，按照财务管理制度办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。六、供应商管理1.供应商选择（1）采购执行部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。（2）采购执行部门应根据采购项目的需求，从供应商档案中筛选符合条件的供应商，邀请其参与采购活动。对于新的采购项目，应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择优质供应商。（3）选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、服务等因素，确保选择的供应商能够满足卫生院业务工作需要。2.供应商评估（1）采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。（2）评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商淘汰对于出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：（1）提供的产品质量不合格，经多次整改仍不符合要求的。（2）交货期严重延误，影响卫生院正常业务工作的。（3）售后服务不到位，给卫生院造成不良影响的。（4）存在商业贿赂等违法违规行为的。淘汰供应商应经采购领导小组批准，并及时更新供应商档案。七、采购风险管理1.风险识别采购过程中可能存在的风险包括：采购计划不合理、采购方式选择不当、供应商选择失误、合同签订不规范、采购验收不严、付款结算失控等。采购执行部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险产生的原因和可能造成的影响。2.风险应对针对识别出的采购风险，应采取相应的风险应对措施：（1）加强采购计划管理，确保采购计划合理、准确。（2）严格按照采购管理制度选择采购方式，确保采购方式合法、合规。（3）加强供应商管理，选择优质供应商，降低供应商风险。（4）规范合同签订流程，确保合同条款明确、合法、有效。（5）加强采购验收工作，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资质量合格。（6）严格付款结算程序，确保付款安全、准确。3.风险监控采购执行部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。对于发现的风险问题，应及时采取措施进行处理，确保采购工作顺利进行。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、采购验收报告、付款凭证等相关资料。2.档案整理采购执行部门应定期对采购档案进行整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类归档。档案应装订成册，编制目录，便于查阅和管理。3.档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和卫生院档案管理制度执行。档案保管地点应具备防火、防潮、防虫等条件，确保档案安全。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改档案资料。九、监督与检查1.内部监督（1）审计科应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、合同签订、采购验收、付款结算等方面。（2）采购领导小组应加强对采购