公司低值易耗品采购制度

PAGE公司低值易耗品采购制度一、总则（一）目的为加强公司低值易耗品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，满足公司生产经营需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门低值易耗品的采购活动。（三）定义低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（四）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，选择性价比高的产品和供应商，降低采购成本。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.归口管理原则：低值易耗品采购实行归口管理，明确各部门职责，加强协作与沟通。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定和执行公司低值易耗品采购计划，根据各部门需求，及时组织采购活动。2.建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择和管理，确保供应商的资质和信誉。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。4.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，提高采购工作质量和效率。（二）使用部门职责1.根据本部门实际工作需要，提出低值易耗品采购申请，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、用途等详细信息。2.参与采购过程中的技术交流和质量验收工作，提供技术支持和质量反馈。3.负责本部门低值易耗品的验收、保管和使用管理，建立使用台账，定期进行盘点。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保资金安全。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.负责采购费用的核算和报销工作，严格按照财务制度进行账务处理。（四）审计部门职责1.对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否公正。2.对采购合同进行审查，防范合同风险。3.对采购项目进行绩效评价，提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门下一年度的工作任务和业务发展需求，结合历史数据和实际情况，编制低值易耗品采购预算。2.采购预算应详细列出采购物品的名称、规格、型号、数量、预计单价、采购时间等信息，并附简要说明。3.采购预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总，由财务部门结合公司年度预算进行综合平衡，形成公司年度低值易耗品采购预算草案。（二）预算审批1.公司年度低值易耗品采购预算草案提交公司管理层审批，经批准后的预算作为年度采购工作的依据。2.预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。（三）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，控制采购成本不得超出预算范围。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保预算执行的严肃性。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《低值易耗品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.《低值易耗品采购申请表》提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购审批1.采购部门根据采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、供应商选择等内容，并提交采购审批表。2.采购审批表需经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导审批签字，金额较大的采购项目还需报总经理审批。（三）供应商选择与采购1.根据采购审批结果，采购部门在合格供应商名录中选择供应商进行采购。如名录中无合适供应商，采购部门应按照供应商选择标准进行新供应商的开发和筛选。2.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，明确采购物品的规格、数量、价格及交货时间、质量标准、售后服务等条款，达成一致后签订采购合同。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如出现合同变更或违约情况，应及时与供应商协商解决，并报相关部门备案。（四）验收入库1.采购物品到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。2.使用部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准对采购物品的数量、规格、型号、质量等进行验收，填写《低值易耗品验收单》。验收合格的物品办理入库手续，验收不合格的物品由采购部门负责与供应商协商退换货或索赔事宜。3.仓库管理人员根据《低值易耗品验收单》办理入库手续，对入库物品进行分类存放，并建立库存台账，记录物品的出入库情况。（五）报销付款1.采购完成后，采购部门应及时整理采购发票、合同、验收单等相关资料，按照公司财务报销制度办理报销手续。2.财务部门对报销资料进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间支付款项。五、采购方式（一）集中采购1.对于通用性强、采购量大、价值相对较低的低值易耗品，实行集中采购。例如办公用品、劳保用品等，由采购部门统一组织采购，以降低采购成本，提高采购效率。2.集中采购应制定详细的采购计划和采购方案，明确采购标准、采购流程、供应商选择等内容。（二）分散采购1.对于有特殊要求、个性化较强的低值易耗品，由使用部门根据实际需要进行分散采购。2.分散采购应遵循公司采购制度和流程，采购部门应加强对分散采购的指导和监督，确保采购行为合规。（三）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的低值易耗品采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家法律法规和公司相关规定，制定招标文件，组织开标、评标、定标等活动，选择最优供应商成交。（四）询价采购1.对于采购金额较小、市场价格比较透明的低值易耗品采购项目，可采用询价采购方式。2.采购部门向多家供应商发出询价函，获取报价后进行比较分析，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。六、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，营业执照经营范围涵盖所采购物品，且具备相关行业许可证。2.具有良好的商业信誉，无不良经营记录，在近三年内未发生重大质量问题或违约行为。3.具备较强的生产能力和供货能力，能够按时、按质、按量满足公司采购需求。4.产品质量符合国家相关标准和行业规范，具有完善的质量保证体系。5.价格合理，具有较强的价格竞争力，在同等质量条件下，报价低于市场平均水平。6.售后服务良好，能够及时响应公司的售后服务需求，提供有效的技术支持和维修服务。(二)供应商开发与评估1.采购部门定期收集市场信息，了解潜在供应商情况，建立供应商信息库。2.对于新供应商，采购部门应进行实地考察和评估，收集供应商的资质证明、业绩情况、生产能力、质量控制等方面的资料，填写《供应商评估表》。3.根据供应商评估结果，采购部门将合格供应商纳入合格供应商名录，作为公司采购活动的主要供应商来源。（三）供应商考核与管理1.采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的经营状况和合作需求，共同解决合作过程中出现的问题。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格变化和供应情况，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或供应中断。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格执行质量验收标准，加强采购物品的质量检验，确保采购物品符合质量要求。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，必要时采取退换货、索赔等措施。4.合同风险应对：加强采购合同管理签，订合同前仔细审查合同条款，确保合同内容合法、合规、完整。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行义务，及时处理合同变更和违约事宜。5.付款风险应对：财务部门加强对采购付款的审核和监控，严格按照合同约定的付款方式和时间支付款项，防范付款风险。八、监督与检查(一)内部监督1.审计部门定期对低值易耗品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否公正，采购结果是否符合公司利益。2.财务部门加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全使用，对采购费用的核算和报销进行严格审核。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员