供应商采购询价管理制度

PAGE供应商采购询价管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司供应商采购询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营需求。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购项目的供应商采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，给予平等的参与机会，不偏袒任何一方。3.透明公开原则：采购询价过程和结果应保持透明，接受公司内部监督。4.效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购询价计划，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。2.选择合适的供应商进行询价，收集、整理和比较供应商的报价及相关资料。3.组织与供应商的谈判，确定最终采购供应商和采购价格。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，详细描述所需物资或服务的规格、型号、数量、质量标准等要求。2.协助采购部门对供应商进行考察和评估，提供技术支持和质量反馈。3.参与采购合同的评审，对合同条款提出意见和建议。（三）质量管理部门1.制定采购物资和服务的质量检验标准和验收流程。2.参与供应商的考察和评估，对供应商的质量管理体系进行审核。3.负责采购物资和服务的到货检验和验收工作，确保所采购的物资和服务符合质量要求。（四）财务部门1.参与采购询价和合同评审，提供财务方面的意见和建议。2.审核采购合同的付款条款，确保付款安排合理合规。3.负责采购资金的支付和核算工作。（五）法务部门1.审查采购合同的合法性和合规性，防范法律风险。2.为采购询价活动提供法律咨询和支持。三、采购询价流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分析和评估，确定采购方式和询价范围。2.采购人员根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，包括询价函、采购规格书、质量标准、交货期、付款方式等内容。3.采购人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对供应商信息进行整理和分类，评估供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量等情况。（三）询价发出1.采购人员向潜在供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价要求等事项。2.询价文件可以通过邮件、传真、信函等方式发送给供应商，确保供应商能够及时收到。（四）报价接收与整理1.供应商在规定的时间内将报价文件回复至采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等内容。2.采购人员对供应商的报价进行接收和整理，核对报价文件的完整性和准确性。对不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（五）供应商评估1.采购部门组织相关部门对供应商的报价进行评估。评估内容包括报价价格、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。2.需求部门从技术角度对供应商的产品是否符合采购要求进行评估；质量管理部门从质量标准角度对供应商的产品质量进行审核；财务部门对采购成本进行分析和比较。3.根据评估结果，采购部门对供应商进行排序，选择综合表现最优的供应商作为潜在中标候选人。（六）谈判与确定供应商1.采购部门与潜在中标候选人进行谈判，进一步了解其产品价格、质量、交货期、售后服务等方面情况，争取更有利的采购条件。2.在谈判过程中，采购人员应保持公正、客观的态度，不得泄露其他供应商的报价信息。3.根据谈判结果，确定最终的采购供应商，并签订采购合同。（七）合同签订与执行1.采购部门根据谈判确定的采购条款，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同经法务部门审查、公司领导审批后，与供应商签订正式合同。3.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。如遇合同变更或违约情况，应按照合同约定和公司相关规定进行处理。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的要求和供应商评估标准，选择合适的供应商。供应商应具备良好的信誉、稳定的生产能力、可靠的产品质量、合理的价格水平和完善的售后服务体系。2.对于重要物资和服务的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。考察结束后，填写《供应商考察报告》，作为选择供应商的参考依据。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.采购人员根据日常采购业务中的实际情况，收集供应商的相关数据和信息，填写《供应商评估表》。评估表应采用量化指标和定性评价相结合的方式，确保评估结果客观、准确。3.根据供应商评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予表彰、奖励、增加订单份额等激励措施。2.同时，公司建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，采取扣除货款、罚款、暂停合作、终止合同等约束措施。3.采购部门应与供应商保持密切沟通，及时反馈公司的需求和意见，促进供应商不断改进和提高服务水平。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督小组，由采购部门、需求部门、质量管理部门、财务部门等相关人员组成。采购监督小组负责对采购询价活动进行全程监督，确保采购过程合法、合规、公正。2.采购监督小组定期对采购项目进行检查，重点检查采购询价流程的执行情况、供应商选择的公正性、采购合同的签订和执行情况等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督1.公司审计部门定期对采购业务进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购合同的合法性和合规性等。2.审计部门通过查阅采购文件、合同、账目等资料，对采购活动进行全面审计。对于审计发现的问题，及时出具审计报告，提出改进建议，并督促相关部门进行整改。六、信息管理（一）供应商信息管理1.采购部门负责建立和维护供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质证书文件、产品信息、报价记录、评估结果、合作历史等内容。2.供应商信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。采购人员在采购询价过程中，应及时查询供应商信息库，了解供应商的相关情况，为采购决策提供参考依据。（二）采购询价文件管理1.采购部门负责采购询价文件的编制、发放、回收和存档工作。采购询价文件应按照项目和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案。2.在采购项目结束后，采购询价文件应作为项目档案的一部分进行长期保存，以备后续查阅和审计。（三）采购合同管理1.采购部门负责采购合同的起草、审核、签订、履行和存档工作。采购合同应按照合同编号、签订时间、供应商名称等进行分类管理，建立电子和纸质合同档案。2.财务部门负责采购合同付款条款