人民法院采购管理制度

PAGE人民法院采购管理制度一、总则（一）目的为加强人民法院采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障审判执行等工作的顺利开展，依据相关法律法规，结合人民法院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于人民法院机关及所属各部门（以下统称各部门）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正公平原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益优先原则：在满足工作需求的前提下，注重采购资金的使用效益，降低采购成本，提高资金使用效率。4.质量保证原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的货物、工程和服务符合工作要求和质量标准。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责统筹协调全院采购工作，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购预算，审核各部门采购计划。3.组织实施采购活动，包括采购项目的立项、招标、谈判、询价等。4.建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查、评价和选择。5.监督采购合同的签订、履行和验收情况，处理采购过程中的争议和投诉。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等，并配合采购管理部门做好采购相关工作。主要职责如下：1.根据工作需要，合理编制采购计划，明确采购需求，确保采购项目与工作实际紧密结合。2.提供采购项目的技术参数、质量标准等详细资料，协助采购管理部门进行采购文件编制和评审。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动，发表意见和建议。4.负责采购项目的验收工作，确保所采购的货物、工程和服务符合要求，并及时向采购管理部门反馈验收情况。（三）内部监督部门内部监督部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。主要职责包括：1.制定采购监督计划和方案，明确监督重点和方式。2.对采购项目的立项、预算编制、采购方式选择、采购文件编制、评审过程、合同签订、履行和验收等环节进行监督检查。3.受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规违纪行为，并提出处理意见和建议。4.定期对采购监督工作进行总结和分析，向院党组报告采购监督情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作实际和事业发展规划，在每年规定时间内编制本部门下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目实施计划和资金来源。2.采购管理部门负责汇总各部门采购预算，结合全院工作重点和资金状况，编制年度采购预算草案，报院党组审议通过后，按照规定程序报上级主管部门和财政部门审批备案。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。采购管理部门应及时调整采购计划，并做好相关记录。（三）预算监督1.内部监督部门应定期对采购预算执行情况进行监督检查，重点检查采购项目是否按照预算安排实施，资金使用是否合规，有无超预算采购等问题。2.采购管理部门应定期向院党组报告采购预算执行情况，对预算执行过程中出现的问题及时进行分析和处理，确保采购预算执行的严肃性和有效性。四、采购方式及程序（一采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的货物、工程和服务采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定程序进行审批。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经部门负责人审核签字后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于重大采购项目，应提交院党组会议审议批准。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款及要求、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰。4.发布采购信息：根据采购方式不同，采购管理部门通过指定媒体、平台等发布采购公告、招标邀请书、询价通知书等采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：潜在供应商按照采购信息要求报名，提交相关证明材料。采购管理部门对供应商资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商或中标候选人。评审过程应严格保密，确保评审结果公正公平。7.采购合同签订：采购管理部门根据评审结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准及售后服务等条款，确保合同内容合法合规、权利义务明确。8.采购项目实施与验收：采购合同签订后，采购需求部门负责组织采购项目的实施，供应商按照合同约定提供货物、工程和服务。采购项目完成后，采购需求部门应及时组织验收，并出具验收报告。验收合格的，采购管理部门按照合同约定支付采购资金。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。合同签订前应进行严格审核，确保合同条款符合法律法规和采购文件要求，明确双方权利义务。2.合同签订过程中，应注意合同文本的完整性、准确性和规范性，避免出现模糊不清、歧义或漏洞条款。对于重要采购合同，可聘请法律顾问进行审核把关。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同履行情况，及时掌握供应商供货进度、质量状况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，并督促其按照合同约定履行义务。2.采购需求部门应积极配合采购管理部门做好合同履行监督工作，及时向采购管理部门反馈合同履行过程中的相关情况，确保采购项目顺利实施。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，采购管理部门应按照法律法规规定的程序办理，并及时通知供应商。合同解除后，应按照合同约定和法律法规规定处理相关事宜。（四）合同归档采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同正本、副本、变更协议、验收报告、付款凭证等资料，确保合同档案完整齐全，便于查阅和管理。六、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，采购需求部门应成立验收小组，负责组织采购项目的验收工作。验收小组应由熟悉采购项目技术要求和质量标准的专业人员组成，人数应不少于三人。（二）验收内容验收小组应按照采购合同约定和相关标准，对采购项目的数量、规格、质量、性能等进行全面验收。验收内容包括但不限于：1.货物验收：检查货物的名称、型号、规格、数量是否与合同一致，外观是否完好，质量是否符合标准要求，随机附件、工具、资料是否齐全等。2.工程验收：按照工程设计文件和施工标准，检查工程质量、进度、安全等方面是否符合要求，工程资料是否齐全、完整等。3.服务验收：检查服务是否按照合同约定提供，服务质量、效果是否达到要求，服务期限、费用结算等是否符合规定等。（三）验收程序1.供应商完成采购项目交付后，应向采购需求部门提交验收申请，并提供相关证明材料。2.采购需求部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应认真查阅相关资料，实地查看货物、工程和服务情况，进行测试、检验等工作。3.验收小组根据验收情况填写《采购项目验收报告》，明确验收结论。验收合格的，验收小组成员应签字确认；验收不合格的，应详细说明不合格原因，并要求供应商限期整改或采取其他补救措施。整改完成后，重新组织验收，直至验收合格。（四）验收报告归档采购需求部门应将验收报告及相关资料及时整理归档，作为采购项目档案的重要组成部分。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收内容、验收结论、验收小组成员签字等内容，确保验收报告真实、准确、完整。七、采购资金管理（一）资金预算与安排采购资金应纳入年度预算管理，按照批准的采购预算和合同约定进行安排。采购管理部门应根据采购项目实施进度，及时向财务部门申请支付采购资金。（二）资金支付财务部门应按照国库集中支付制度和相关财务规定，对采购资金支付进行审核把关确保资金支付合法合规。采购资金支付应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟支付。（三）资金核算与监督财务部门应建立健全采购资金核算制度，对采购资金的收支情况进行详细记录和核算，确保资金账目清晰、准确。内部监督部门应加强对采购资金使用情况的监督检查重点检查资金支付是否符合规定、有无截留挪用等问题，确保采购资金安全使用。八、供应商管理（一）供应商库建设采购管理部门应建立供应商库，收录具有良好信誉、较强实力和一定业绩的供应商信息。供应商库应定期更新和维护，确保库内供应商信息准确、有效。（二）供应商资格审查采购管理部门在采购活动中，应按照采购文件要求对供应商资格进行审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。对于重要采购项目，可要求供应商提供财务状况、生产能力等方面的证明材料，并进行实地考察。（三）供应商评价与考核采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果应作为供应商后续参与采购活动的重要依据，对于评价和考核不合格的供应商，应及时从供应商库中剔除，并限制其在一定期限内参与人民法院采购活动。九、信息化管理（一）采购管理系统建设建立完善的采购管理系统，实现采购项目申报、审批、采购文件编制、发布采购信息、供应商报名、评审、合同签订、验收、资金支付等采购全过程的信息化管理。采购管理系统应具备信息查询、统计分析、预警提醒等功能，提高采购管理工作效率和透明度。（二）数据管理与应用采购管理部门应加强采购管理系统数据的管理与应用，定期对采购数据进行统计分析，为采购决策、预算编制、供应商管理等提供数据支持。同时，应做好采购数据的安全保密工作，防止数据泄露和滥用。十、监督与责任追究（一）监督检查内部监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等方面。监督检查可采取日常检查、专项检查、重点抽查等方式进行，确保采购活动规范有序。（二）投诉处理建立健全采