人民医院采购管理制度范本

PAGE人民医院采购管理制度范本一、总则（一）目的为加强人民医院采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于人民医院各科室、部门涉及的各类物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、维修服务、信息技术服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确地公开，采购过程应接受医院内部和社会的监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到质优价廉的物资、设备和服务。4.效益原则：在保证质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.廉政原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝采购过程中的腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。2.职责审议医院采购管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.设置：根据医院实际情况，设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。2.职责贯彻执行医院采购管理制度，制定采购工作流程和操作规范。组织编制采购计划，根据各科室、部门需求，结合医院预算和库存情况，合理安排采购任务。负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、订单跟踪、验收付款等环节。建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估和管理，定期开展供应商考核工作。收集、整理采购相关信息，定期向采购管理委员会汇报采购工作进展情况。（三）需求部门1.职责根据业务发展需要，提出物资、设备、服务等采购需求，详细填写采购申请单，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等要求。参与采购项目的技术论证、商务谈判、验收等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的使用和保管，对采购物资、设备的质量和性能进行反馈。（四）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责采购资金的管理和支付，审核采购合同及相关票据，确保资金支付的准确性和合规性。对采购项目进行成本核算和效益分析，为采购决策提供财务数据支持和风险预警。（五）审计部门1.职责对采购活动进行内部审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、真实性和效益性。参与重大采购项目的招标、评标等过程监督，对采购过程中的违规行为提出整改意见和建议。定期开展采购专项审计工作，对采购管理制度的执行情况进行评价，促进采购管理水平的提升。三、采购预算管理（一）预算编制1.各科室、部门应于每年年底前根据下一年度业务发展计划和工作任务，结合现有资产状况，提出采购需求，填写采购预算申请表。2.采购部门对各科室、部门的采购预算申请进行汇总、审核和平衡，结合医院年度预算安排，编制医院采购预算草案。3.采购预算草案经财务部门审核、采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批，纳入医院年度预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批后执行。2.财务部门根据采购合同和采购进度，及时安排采购资金，确保采购资金的合理使用和支付安全。**（三）预算调整**1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、业务发展需要等原因导致采购预算确需调整的，由需求部门提出书面申请，并详细说明调整理由和调整金额。2.采购部门对需求部门的申请进行审核，提出审核意见，报财务部门审核。3.财务部门审核通过后，提交采购管理委员会审议。采购管理委员会根据实际情况进行审议，做出是否调整预算的决定。经批准调整的采购预算，应及时下达给采购部门执行。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到国家规定的公开招标限额标准以上的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.招标程序采购部门制定公开招标方案，明确招标项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门根据采购项目特点和需求，确定邀请招标的供应商名单，一般不少于三家。向被邀请的供应商发出投标邀请书，并提供招标文件。对被邀请供应商进行资格审查，组织开标、评标会议，确定中标候选人，签订采购合同，程序与公开招标类似。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门制定竞争性谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务要求、谈判程序等内容。发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。对报名参加谈判的供应商进行资格审查，确定谈判供应商名单。组织谈判会议，与谈判供应商进行多轮谈判，要求供应商进行报价和承诺。根据谈判情况，确定成交供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、金额、理由等情况。采购部门对申请进行审核，组织相关专家进行论证，形成单一来源采购论证意见。将单一来源采购申请及论证意见报采购管理委员会审批。经批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同，并在医院内部进行公示。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务要求等内容。向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请单，详细注明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大、技术复杂或涉及重大决策的采购项目，需求部门应组织相关人员进行论证，形成论证报告，作为采购申请的附件。（二）采购审批1.采购申请单提交至采购部门后，采购部门根据采购预算和审批权限进行审核。2.对于预算内、金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于预算内、金额较大的采购项目，经采购部门负责人审核后，报分管领导审批；对于超预算采购项目，需经采购管理委员会审议通过后，报医院领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标、邀请招标项目，按照招标程序进行操作，包括发布公告、资格审查报名、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。竞争性谈判项目，制定谈判文件，邀请供应商谈判并确定成交供应商。单一来源采购项目，进行申请、论证、审批，与供应商谈判并签订合同。询价项目，向供应商发出询价通知书，比较报价确定成交供应商。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。同时，采购人员应严格遵守采购纪律，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交财务部门、审计部门审核，确保合同条款符合法律法规和医院利益要求。审核通过后，报医院领导审批。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同执行和跟踪工作。（五）采购验收1.采购项目到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和验收人员。2.采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门进行验收。验收人员应按照合同要求和验收标准，对采购物资、设备的数量、规格型号、质量、性能等进行全面验收。对于医疗设备、药品、医用耗材等涉及质量安全的采购项目应严格按照相关法律法规和行业标准进行验收。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改或退换货措施，直至验收合格。3.采购部门应将验收情况及时反馈给财务部门，作为支付货款的依据。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购发票等相关凭证，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.对于货到付款的采购项目，在验收合格后，财务部门应及时支付货款；对于分期付款或者质保金的采购项目，财务部门应按照合同约定的时间和比例支付款项。3.采购部门应定期与财务部门核对采购付款情况，确保采购资金支付的准确性和合规性。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证及相关产品资质证书、业绩证明、售后服务承诺等资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况、质量控制体系等情况。经审核和考察合格的供应商，纳入供应商数据库管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种方式相结合。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商动态管理1.采购部门应及时更新供应商数据库信息，记录供应商的基本情况、合作项目及评估考核结果等信息。2.对于供应商的重大变动情况，如企业名称变更、法定代表人变更、经营范围变更、生产地址变更等，采购部门应及时进行调查核实，并评估对采购项目的影响。3.根据医院业务发展和采购需求变化，适时调整供应商结构，引入新的优质供应商，淘汰不符合要求的供应商，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从申请到验收付款全过程的相关文件资料，具体如下：1.采购申请单及论证报告。2.采购审批文件。3.采购方式确定文件及相关招标、谈判、询价等采购文件。4.供应商资料及往来文件。5.采购合同及补充协议。6.采购验收报告。7.采购发票及付款凭证。8.其他与采购项目有关的文件资料。（二）档案整理与归档1.采购部门负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存。纸质档案应装订成册，编制目录，便于查阅；电子档案应进行备份存储，并建立索引，确保电子档案的可检索性。3.采购档案应明确保管期限，一般采购项目档案保管期限为五年至十年，重要采购项目档案应长期保管。（三）档案查阅与借阅1.医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到采购部门查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案资料。2.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经采购部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，借阅人员应妥善保管档案，按时归还。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行内部审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、真实性和效益性。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金的合理支付和安全管理。3.医院纪检监察部门对采购人员的廉洁自律情况进行监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。（二）社会监督1.医院应及时公开采购信息，接受社会公众的监督