交警采购制度内控制度

PAGE交警采购制度内控制度一、总则（一）目的为加强交警部门采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公开、公平、公正，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于交警部门及其所属单位（以下统称“本单位”）使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，严格遵守政府采购法及实施条例等规定。2.合规性原则：采购流程必须遵循本制度规定的程序和要求，确保采购活动规范有序。3.公开性原则：采购信息应依法依规公开，接受社会监督，保障供应商平等参与竞争的权利。4.公平性原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保公平竞争环境。5.公正性原则：采购决策过程应公正透明，依据客观标准进行评审和选择。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程，并组织实施。编制采购预算，审核采购需求，确定采购方式。组织采购活动，包括发布采购公告、组建评审委员会、签订采购合同等。协调处理采购过程中的质疑和投诉。2.需求部门提出采购需求，确保需求准确、完整、合规。参与采购文件编制、评审等工作，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作。3.财务部门审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同审核，负责采购资金支付和账务处理。对采购资金使用情况进行监督检查。4.监察部门对采购活动进行全程监督，查处采购过程中的违规违纪行为。受理对采购活动的举报和投诉，开展调查核实工作。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应会同需求部门、财务部门，根据本单位工作需要和发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照政府采购目录及标准进行分类编制。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金合理安排，避免预算编制的随意性和盲目性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由财务部门进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与单位整体预算的衔接性。审核通过后，报单位领导审批。2.单位领导应根据本单位实际情况和发展战略，对采购预算进行综合平衡和审批，确保采购预算符合单位整体利益和工作需要。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行申报和审批。调整预算的申请应由采购管理部门提出，经需求部门、财务部门审核后，报单位领导批准。三、采购需求管理（一）需求提出1.需求部门应根据本单位工作实际需要，及时提出采购需求。采购需求应明确采购项目的功能、性能、质量、服务等要求，确保需求清晰、准确、完整。2.需求部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和分析，了解同类产品或服务的市场价格、技术水平、供应商情况等信息，为制定合理的采购需求提供参考。（二）需求审核1.采购管理部门负责对需求部门提出的采购需求进行审核。审核内容包括需求的合规性、合理性、完整性以及与预算的匹配性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行论证，确保采购需求科学合理。（三）需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，需求部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容及对采购项目的影响。2.采购管理部门应对需求变更申请进行审核，并按照规定的程序进行审批。需求变更经批准后，采购管理部门应及时调整采购文件和采购合同相关条款。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照政府采购法规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。2.招标公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公正性和规范性。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在招标公告发布、投标人资格审查等环节有所简化。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。4.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购小组应与供应商进行协商，协商内容包括采购项目的价格、技术、服务等条款。协商一致后，采购小组应编写协商情况记录，并由采购小组全体人员签字认可。4.单一来源采购项目成交后，采购管理部门应将成交情况在本单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。4.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（六）采购方式变更1.采购方式一经确定，不得擅自变更。如因特殊原因需要变更采购方式的，采购管理部门应提出书面申请，说明变更的原因、拟采用的采购方式及理由等。2.采购方式变更申请应经需求部门、财务部门审核后，报单位领导批准，并按照规定的程序进行备案。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同草案条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的公正性和规范性。采购文件中规定的技术规格应符合国家有关标准和行业规范，不得含有倾向性、歧视性条款。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应由采购管理部门组织相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性以及与采购需求的一致性等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购管理部门可组织相关专家进行审核，确保采购文件科学合理。（三）采购文件发放1.采购文件审核通过后，采购管理部门应及时向潜在供应商发放采购文件。发放时间应符合采购文件规定的要求，确保供应商有足够的时间准备投标文件。2.采购管理部门应做好采购文件发放记录，记录内容包括发放时间、发放对象、采购文件名称及版本号等信息。（四）采购文件修改1.在采购活动实施过程中，如发现采购文件存在错误或需要补充、修改相关内容的，采购管理部门应及时发布澄清或修改公告，并以书面形式通知所有已获取采购文件的潜在供应商。2.澄清或修改公告应明确澄清或修改事项的内容、影响及提交投标文件的截止时间、开标时间等相关时间的变更情况。3.潜在供应商应按照澄清或修改公告的要求，对投标文件进行相应调整。六、采购活动实施（一）开标、谈判、询价等活动组织1.采购管理部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、谈判、询价等采购活动。开标、谈判、询价等活动应在规定的场所进行，确保活动的公开、公平、公正。2.采购管理部门应提前做好开标、谈判、询价等活动的准备工作，包括场地布置、设备调试、人员安排等。3.在开标、谈判、询价等活动过程中，采购管理部门应严格按照采购文件规定的程序进行操作，确保活动的顺利进行。（二）评审委员会组建1.采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，组建评审委员会。评审委员会由采购人代表和有关专家共五人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评审委员会成员应从政府采购评审专家库中随机抽取，特殊采购项目经批准可由采购人自行选定部分评审专家。3.评审委员会成员应具备相关专业知识和技能，熟悉政府采购法律法规和评审程序，能够独立、客观、公正地履行评审职责。（三）评审过程管理1.评审委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，对投标文件或响应文件进行客观、公正的评价。评审过程中，评审委员会成员应独立发表意见，不得相互串通或受采购人、供应商等方面的影响。2.采购管理部门应安排专人负责评审过程的记录和监督，记录内容包括评审时间、评审地点、评审委员会成员名单、评审过程及结果等信息。3.在评审过程中，如发现供应商存在违规行为或投标文件存在重大偏差等情况，评审委员会应及时进行处理，并按照规定的程序进行记录和报告。（四）中标、成交结果确定1.评审委员会完成评审后，应向采购管理部门提交评审报告，推荐中标、成交候选人名单。采购管理部门应根据评审报告，按照采购文件规定的定标原则确定中标、成交供应商。2.中标、成交结果确定后，采购管理部门应及时发布中标、成交公告，并向中标、成交供应商发出中标、成交通知书。中标、成交公告应在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、中标、成交供应商名称及地址、中标、成交金额等信息。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件或响应文件，与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、需求部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性以及与采购文件的一致性等。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应按照合同约定及时验收采购项目，采购管理部门应协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并及时提交相关证明文件。3.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.需求部门负责采购项目的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量状况、验收日期、验收人员等信息。3.对于大型或复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购资金支付应严格按照财政资金管理规定进行，确保资金安全、合规使用。八、采购监督管理（一）内部监督1.监察部门负责对采购活动进行全程监督，重点监督采购活动的合法性、合规性、公正性以及采购人员的廉洁自律情况。2.采购管理部门应定期向监察部门报告采购活动情况，接受监察部门的监督检查。3.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。（二）外部监督1.采购活动应接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查。本单位应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.对于财政部门、审计部门等相关部门提出的整改意见，本单位应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告相关部门。（三）