事业单采购管理制度

PAGE事业单采购管理制度一、总则（一）目的为了加强本事业单位采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内使用财政性资金及其他自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商，确保采购到性价比高的货物、工程和服务。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体实施。其职责包括：1.编制采购计划，明确采购需求、采购时间、采购预算等。2.组织采购活动，包括选择采购方式、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通协调，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，及时处理合同履行过程中的问题。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）采购监督部门由单位纪检监察部门或内部审计部门负责对采购活动进行监督。其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和本制度规定。2.检查采购过程中的各项程序是否合规，有无违规操作行为。3.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。（四）使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和使用效果负责。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据工作需要和事业发展规划，提前编制采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求进行编制，确保预算的准确性和合理性。采购预算应与单位年度预算相衔接，纳入单位整体预算管理。（二）预算审批采购预算编制完成后，由采购执行部门审核，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据单位实际情况和资金状况，对采购预算进行严格审核，确保预算安排合理。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、数量、质量等事项进行协商，协商一致后签订采购合同。采购人应当将单一来源采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等情况，在省级以上财政部门指定的媒体上公示五个工作日，接受社会监督。公示期内，任何供应商、单位或者个人对采用单一来源采购方式公示有异议的，可以在公示期内将书面意见反馈给采购人，并同时抄送相关财政部门。采购人收到异议后，应当在公示期满后五个工作日内，组织补充论证，论证后认为异议成立的，应当依法采取其他采购方式；论证后认为异议不成立的，应当将异议意见、论证意见与公示情况一并报相关财政部门。财政部门应当在收到采购人报送的相关材料后五个工作日内，对异议事项作出处理决定。采购人应当根据财政部门的处理决定，依法采取相应的采购方式。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组应当对供应商的报价进行比较，按照采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请使用部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交给采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算是否超支等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据单位实际情况和资金状况，对采购申请进行审批，批准后由采购执行部门组织实施采购活动。（三）采购实施1.选择采购方式：采购执行部门根据采购项目的特点和采购金额，按照本制度规定的采购方式，选择合适的采购方式进行采购。2.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书；采用竞争性谈判、询价方式采购的，采购执行部门应当向符合相应资格条件的供应商发出谈判文件或询价通知书。3.组织开标评标或谈判询价：采购执行部门按照规定的程序组织开标评标或谈判询价活动。开标评标或谈判询价过程中，采购执行部门应严格遵守相关法律法规和本制度规定，确保采购活动公平公正。4.确定成交供应商：根据开标评标或谈判询价结果，采购执行部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）验收1.使用部门负责组织采购项目的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收情况等内容。3.如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收人员应及时通知采购执行部门和供应商，要求供应商采取措施进行整改或退换货。（六）付款1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式，办理付款手续。2.付款时，采购执行部门应审核供应商提交的发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。3.财务部门应按照财务管理制度的规定，对采购付款进行审核和支付。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同签订前，采购执行部门应对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购执行部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求，履行供货或服务义务。如供应商未能按时履行合同义务，采购执行部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容。合同变更协议签订后，双方应按照变更后的合同条款履行各自的义务。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同终止协议。2.合同终止协议应明确合同终止的原因、终止的时间、双方的权利和义务等内容。合同终止后，双方应按照合同终止协议的约定，办理相关手续。（五）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行记录和保存。采购合同档案应包括采购合同文本、成交通知书、验收报告、付款凭证、合同变更协议、合同终止协议等相关资料。采购合同档案应妥善保管，以备查阅。七、采购监督与考核（一）监督检查1.采购监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.采购监督部门在监督检查过程中，发现问题应及时提出整改意见，并督促采购执行部门和相关部门进行整改。3.采购执行部门应积极配合采购监督部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向采购监督部门投诉举报。采购监督部门应及时受理投诉举报，并进行调查处理。2.投诉举报处理过程中，采购监督部门应严格遵守相关法律法规和本制度规定，确保投诉举报处理结果公平公正。3.采购执行部门和相关部门应积极配合采购监督部门的投诉举报处理工作，如实提供相关资料和信息。（三）考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购