事业单位采购操作制度

PAGE事业单位采购操作制度一、总则（一）目的为规范事业单位采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.效益性原则：追求采购资金的最大使用效益，以合理的价格获取优质的货物、工程和服务。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购活动的具体执行。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施进行配合和监督。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付和财务管理，对采购资金的使用情况进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本单位事业发展规划和工作需要，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报原审批部门批准。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到规定限额以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：采购部门应根据采购需求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定的媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并提供相关答疑服务。开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标评标活动，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并发布中标公告。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，改为发布投标邀请书，邀请特定的供应商参加投标。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，商定价格、技术规格等条款后，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成谈判小组，负责与供应商进行谈判。制定谈判文件：明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参加谈判。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，供应商应按照谈判文件的要求进行报价和提供技术方案。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容，并附相关证明材料。申请表经需求部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。公示：采购领导小组批准后，采购部门应将单一来源采购项目在本单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，方可进行采购。签订合同：采购部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：由采购部门、需求部门、财务部门等相关人员组成询价小组，负责与供应商进行询价。制定询价文件：明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序等内容。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商参加询价。询价：询价小组向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。确定成交供应商：询价小组对供应商的报价进行比较，采购人从询价小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的未成交供应商。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经需求部门负责人签字后，报财务部门审核预算，再报采购领导小组审批。采购领导小组应在规定时间内对采购申请进行审批，并签署意见。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购申请和采购领导小组审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购程序等内容。2.采购文件应经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审定。审定后的采购文件不得擅自修改。（三）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告或投标邀请书，公布采购项目的相关信息。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件或询价单。（四）供应商选择与确定1.供应商应具备相应的资格条件，包括具有良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等。2.采购部门应按照采购文件规定的程序和标准，对供应商的投标文件或报价进行评审，确定成交供应商。3.成交供应商确定后，采购部门应向其发出成交通知书，并在规定时间内签订采购合同。（五）采购合同签订与履行1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程和服务，并接受采购部门的验收。（六）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、财务部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目符合规定的质量和数量要求。2.验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收标准、验收情况等内容。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（七）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购资金应通过财政直接支付或财政授权支付等方式支付给供应商，不得擅自支付现金或通过其他违规方式支付。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。审计结果应及时向采购领导小组报告。2.采购领导小组应加强对采购活动的日常监督，对采购过程中出现的问题及时进行协调解决，并对采购部门和相关人员的工作进行考核评价。（二）外部监督1.接受财政部门、监察部门、审计机关等有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.采购活动应接受社会公众的监督，对供应商和社会公众