事业单位采购及付款制度

PAGE事业单位采购及付款制度一、总则（一）目的为加强本事业单位采购及付款管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障单位各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位在开展业务活动过程中涉及的各类物资采购、服务采购等相关活动及其付款流程。（三）基本原则1.合法性原则采购及付款活动必须严格遵守国家法律法规，确保各项操作合法合规。2.效益性原则在满足单位业务需求的前提下，力求降低采购成本，提高资金使用效益，实现资源的优化配置。3.公开透明原则采购过程应做到信息公开、程序透明，接受内部监督和社会监督，确保公平公正。4.归口管理原则明确各部门在采购及付款管理中的职责，实行归口管理，避免多头采购和管理混乱。二、采购管理（一）采购预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目、数量、规格、预计金额等内容，并经部门负责人审核后报财务部门汇总。2.预算审核与调整财务部门对各部门上报的采购预算进行审核，结合单位财务状况和资金安排，提出审核意见。采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整，应按照规定的程序进行申报和审批。（二）采购需求确定1.需求调研采购需求部门应深入开展市场调研，了解同类产品或服务的价格、质量、性能等信息，结合本单位实际需求，确定采购项目的具体要求。2.需求论证对于重大采购项目，应组织相关专家或专业人员进行需求论证，确保采购需求的合理性和必要性。需求论证报告应作为采购文件的重要组成部分。（三）采购方式选择1.公开招标达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，通过公平竞争选择中标供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见且非因采购人自身原因导致的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上潜在的供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购文件编制1.采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确供应商的资格条件、报价要求、技术规格、售后服务等要求，确保采购活动的顺利进行。2.采购文件审核采购文件编制完成后，应经采购部门负责人、法律合规部门等相关人员审核，确保采购文件合法合规、内容完整、要求明确。审核通过后的采购文件应加盖单位公章。（五）采购活动实施1.招标公告发布采用公开招标方式的采购项目，应按照规定在指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、开标时间及地点等信息。2.投标报名与资格审查潜在供应商应按照招标公告要求进行投标报名，并提交相关资格证明文件。采购部门应组织对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。3.开标、评标与定标开标应按照规定的时间和地点进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案。评标应按照评标标准进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应客观、公正地履行职责，推荐中标候选人。采购人根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。4.竞争性谈判、询价等采购方式实施采用竞争性谈判、询价等采购方式的，应按照相应的程序进行谈判或询价。谈判小组或询价小组应与供应商进行充分沟通，对报价、技术方案、售后服务等进行比较和评估，确定成交供应商。（六）采购合同签订1.合同起草采购部门应根据采购文件和中标供应商的投标文件，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同审核采购合同起草完成后，应经法律合规部门、财务部门等相关人员审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。审核通过后的采购合同应加盖单位公章，并由法定代表人或授权代表签字。3.合同签订采购合同经审核通过后，采购部门应及时与中标供应商签订合同。合同签订后，应将合同副本送财务部门、法律合规部门等相关部门备案。三、付款管理（一）付款申请1.申请依据采购部门应在采购合同约定的付款时间前，根据合同执行情况，向财务部门提交付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.申请内容付款申请应包括采购项目名称、供应商名称、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等内容。付款申请应经采购部门负责人审核签字。（二）付款审核1.财务审核财务部门收到付款申请后，应按照财务管理制度和相关规定进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的完整性等。财务部门应核对付款金额是否与合同约定一致，是否符合单位资金安排和预算管理要求。2.其他部门审核对于重大采购项目或涉及特殊事项的付款，财务部门可会同法律合规部门、采购部门等相关部门进行联合审核。审核通过后的付款申请应报单位负责人审批。（三）付款审批1.审批流程付款申请经审核通过后，应按照单位内部审批流程进行审批。单位负责人应根据审核意见，对付款申请进行审批。审批通过后的付款申请方可办理付款手续。2.审批权限单位应根据采购金额大小、重要性等因素，明确不同层级人员的付款审批权限。对于超出一定金额的付款申请，应报上级主管部门或单位领导集体研究决定。（四）付款方式1.银行转账对于符合银行转账条件的付款，应通过银行转账方式支付给供应商。银行转账应确保付款信息准确无误，避免出现付款错误或延误。2.支票支付在符合规定的情况下，可使用支票支付货款。支票应按照规定填写，确保支票的真实性和有效性。支票支付应严格按照支票管理规定进行操作，防止支票丢失或被盗用。3.其他支付方式根据实际情况，经单位批准，也可采用其他合法合规的支付方式，如网上支付、电子承兑汇票等。（五）付款记录与档案管理1.付款记录财务部门应建立健全付款记录台账，详细记录每一笔采购付款的相关信息，包括付款日期、供应商名称、合同金额、付款金额、付款方式等。付款记录应定期进行核对和清理，确保记录准确完整。2.档案管理采购及付款过程中形成的各类文件、合同、发票、验收报告等资料应按照档案管理规定进行整理、归档和保管。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。四、监督与检查（一）内部监督1.审计监督单位内部审计部门应定期对采购及付款业务进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、付款的准确性和合理性等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.纪检监察监督纪检监察部门应加强对采购及付款活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。对违反本制度的单位和个人，应依法依规追究责任。（二）外部监督1.财政监督财政部门应加强对事业单位采购及付款活动的监督管理，对单位的采购预算执行情况、资金使用情况等进行检查和监督。单位应积极配合财政部门的监督检查工