事业单位采购制度及流程

PAGE事业单位采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范事业单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于事业单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案。4.公正原则：采购过程应公正，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，做出采购决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体实施。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商签订采购合同。4.协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。5.负责采购文件的整理和归档。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审，协助采购部门与供应商沟通。2.财务部门：负责审核采购预算，支付采购款项，监督采购资金的使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据单位的工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应结合单位的财务状况和资金安排，确保预算的合理性和可行性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应报采购领导小组审议，经单位领导批准后执行。（三）预算调整在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购预算应及时报财务部门备案。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、专业性强的项目。2.采购部门应按照规定的程序发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术规格、投标截止时间、开标时间及地点等信息。4.开标应按照规定的程序进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录在案，并由投标人签字确认。5.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标结果应及时公布。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告、邀请供应商等环节有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。3.谈判小组应按照规定的程序确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。3.单一来源采购应按照规定的程序与供应商协商确定采购价格和合同条款。（五）询价采购1.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。3.采购部门应根据供应商的报价情况，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实采购需求的合理性和预算的准确性。2.采购部门将审核后的采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，做出相应的审批决定。（三）采购实施1.确定采购方式：根据采购项目的特点和采购预算，采购部门选择合适的采购方式，并按照规定的程序组织实施。2.编制采购文件：采购部门根据采购项目的需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.发布采购信息：采购部门按照规定将采购文件在指定的媒体上发布，邀请供应商参加采购活动。4.组织开标评标：采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标评标过程应公开、公正、公平，确保所有供应商的合法权益得到保障。5.确定成交供应商：根据评标结果，采购部门确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订1.采购部门与成交供应商按照采购文件和谈判结果签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订后，应报财务部门备案。（五）验收付款1.验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号等是否符合采购合同的要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。2.付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的程序支付采购款项。付款时，应审核采购合同的执行情况和发票的真实性、合法性。六、采购文件管理（一）文件编制采购文件应按照规定的格式和内容进行编制，确保文件的完整性、准确性和规范性。采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。（二）文件审核采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核签字，并报采购领导小组审批。审核内容包括采购文件的合法性、合理性、完整性等。（三）文件归档采购活动结束后，采购部门应将采购文件进行整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。2.财务部门应加强对采购资金的管理，监督采购资金的支付和使用情况，确保资金安全。3.采购部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为。（二）外部监督1.接受财政部门、监察部门等政府部门的监督检查，如实提供有关采购活动的资料和情况。2.接受社会公众的监督，对采购活动中的违法违规行为进行举报。八、责任追究（一）对采购人的责任追究采购人有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对采购代理机构的责任追究采购代理机构有下列情形之一的，由财政部门责令限期改正，给予警告，按照有关法律规定并处罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关依法给予处分，并予以通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；2.擅自提高采购标准的；3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；5.未按规定程序进行采购的；6.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（三）对供应商的责任追究供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.提供虚假材料谋取中标、成交