中铁物资采购询价制度

PAGE中铁物资采购询价制度一、总则（一）目的为规范中铁物资采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中铁各级单位在进行物资采购活动时的询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：询价信息、过程及结果应向相关方公开，接受监督。4.效益优先原则：在保证物资质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、询价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定询价计划，明确询价物资的规格、数量、交货期等要求。2.选择合适的询价渠道，向潜在供应商发送询价文件。3.收集、整理供应商的报价文件，进行初步评审。4.组织与供应商的谈判，确定最终采购价格和合同条款。5.负责询价过程的记录和档案管理。（二）技术部门职责1.协助采购部门制定询价物资的技术规格和质量标准。2.对供应商的技术方案进行评估，提供技术支持和建议。3.参与物资验收工作，确保物资符合技术要求。（三）财务部门职责1.参与询价过程，提供采购成本分析和预算控制方面的意见。2.审核采购合同中的价格条款和付款方式，确保财务风险可控。3.负责采购资金的安排和支付管理。（四）审计部门职责1.对询价过程进行审计监督，检查是否符合制度规定和程序要求。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。三、询价流程（一）询价准备1.采购需求分析采购部门根据项目进度和生产需要，对所需物资进行详细分析，明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等关键信息。2.市场调研及供应商筛选采购部门通过多种渠道进行市场调研，了解物资的市场价格、供应情况、供应商信誉等信息。根据调研结果，筛选出具有良好信誉、生产能力和供应能力的潜在供应商，并建立供应商库。（二）询价文件编制1.询价文件应包含以下内容：物资规格说明：详细描述物资的技术要求、质量标准、规格型号等。数量清单：明确所需物资的具体数量。交货要求：包括交货时间、交货地点、运输方式等。报价要求：规定报价的格式、有效期、包含的费用明细等。售后服务要求：如质保期、维修服务、技术支持等。2.询价文件编制完成后，需经采购部门负责人审核，确保文件内容准确、完整、清晰。（三）询价发出1.采购部门根据筛选出的潜在供应商名单，向其发送询价文件。询价文件可以通过书面邮寄、电子邮件、电子采购平台等方式发出。2.在询价文件中应明确告知供应商询价的截止时间、报价方式及相关要求。（四）报价接收与整理1.采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件进行整理。检查报价文件是否齐全、符合要求，如发现问题及时与供应商沟通。2.对供应商的报价进行登记，记录报价时间、供应商名称、报价金额、交货期等关键信息。（五）初步评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行初步评审。评审内容包括：报价的完整性：检查报价文件是否包含所有要求的内容。报价的合理性：对比不同供应商的报价，分析价格是否合理，是否偏离市场行情。交货期的可行性：评估供应商承诺的交货期能否满足项目需求。供应商资格：审查供应商是否具备相应的生产能力、资质证书等。2.根据初步评审结果，筛选出报价合理、资格符合要求的供应商进入详细评审环节。（六）详细评审1.对于进入详细评审的供应商，采购部门组织技术部门、财务部门等相关人员进行综合评审。评审内容包括：技术方案：评估供应商提供的物资技术方案是否满足项目要求，技术水平是否先进。质量保证措施：审查供应商的质量控制体系和质量保证措施，确保物资质量可靠。售后服务承诺：考察供应商的售后服务能力和承诺，能否提供及时、有效的售后服务。成本效益分析：财务部门对采购成本进行详细分析，评估采购方案的经济效益。2.详细评审过程中，采购部门应与供应商进行必要的沟通和交流，进一步了解供应商的情况。（七）谈判与确定成交供应商1.根据详细评审结果，采购部门选择排名靠前的供应商进行谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.在谈判过程中，采购部门应充分发挥谈判技巧，争取最有利的采购条件。谈判结束后，采购部门综合考虑各方面因素，确定成交供应商。3.采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。四、询价文件管理（一）询价文件的编制要求1.询价文件应依据采购需求和相关标准规范编制，确保内容准确、完整、清晰。2.语言表达应简洁明了，避免出现模糊不清或歧义性的条款。（二）询价文件的审核与批准1.询价文件编制完成后，由采购部门负责人进行审核，确保文件符合制度要求和采购需求。2.审核通过后的询价文件报分管领导批准后生效。（三）询价文件的发放与回收1.采购部门负责按照规定的方式向潜在供应商发放询价文件，并记录发放时间、供应商名称等信息。2.在询价截止时间后，采购部门负责回收供应商的报价文件，并进行整理和保存。（四）询价文件的存档管理1.询价文件及相关资料应按照档案管理规定进行存档，保存期限根据公司相关要求执行。2.存档资料应包括询价文件、报价文件、评审记录、谈判纪要、采购合同等。五、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉，无不良记录。2.具备相应的生产能力和技术水平，能够满足物资的质量和交货期要求。3.具有完善的质量管理体系和售后服务体系。4.价格合理，具有市场竞争力。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、联系方式等。2.定期更新供应商信息档案，确保信息的准确性和时效性。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对询价过程进行审计监督，检查是否存在违规操作、利益输送等问题。2.采购部门内部应建立自我监督机制，对询价工作的各个环节进行自查自纠。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门和员工的监督，对于发现的问题及时进行处理和反馈。2.主动接受供应商和社会公众的监督，对于提出的意见和建议认真对待，及时改进工作。（三）检查与整改1.对于监督检查中发现的问题，应