中铁建采购合规制度

PAGE中铁建采购合规制度一、总则（一）目的为加强中国铁建股份有限公司（以下简称“公司”）采购活动的合规管理，规范采购行为，防范采购风险，保障公司合法权益，依据国家法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各单位的采购活动，包括工程建设、物资设备、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，确保供应商公平参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.风险防控原则：识别、评估和防控采购过程中的各类风险，确保采购活动安全。二、采购职责分工（一）采购管理部门1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订等。3.协调采购过程中的内外部关系，处理采购纠纷。4.监督采购活动的执行情况，定期进行采购绩效评估。（二）需求部门1.根据业务需要提出采购需求，明确采购标的的规格、数量、质量等要求。2.参与采购供应商的选择、采购合同的评审等工作。3.配合采购管理部门进行采购验收，提供验收意见。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的评审，对合同付款条款进行审核。3.监督采购资金的支付，确保资金支付合规。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购行为是否合规。2.对采购项目进行专项审计，评估采购效益和风险。3.对采购违规行为提出整改意见，追究相关责任。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据业务发展规划、项目进度安排等，提前编制采购计划，明确采购标的、数量、时间等要求。2.采购计划应经本部门负责人审核后，提交采购管理部门。3.采购管理部门对采购计划进行汇总、平衡和审核，结合公司库存情况、资金状况等因素，编制年度或项目采购计划，报公司领导审批。（二）供应商选择与管理1.采购管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式确定供应商。2.建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审核，建立供应商名录。3.定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商名录，对不合格供应商及时清理。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购标的的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容。3.采购文件编制完成后，应经采购管理部门负责人审核，报公司领导审批。（四）采购实施1.采购管理部门按照批准的采购文件组织采购活动，发布采购公告，邀请供应商参与投标或谈判。2.组织开标、评标、谈判等活动，按照规定的评标标准或谈判原则确定中标供应商或成交供应商。3.采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门组织相关人员进行验收，出具验收报告。2.验收内容包括采购标的的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求。3.对验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.按照公司资金管理规定和采购合同约定，办理采购付款手续。3.对采购付款过程进行记录和监控，确保资金支付安全。四、采购合规要求（一）法律法规遵循1.遵守国家法律法规采购活动必须严格遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国民法典》等国家法律法规。2.执行行业规范参照相关行业的采购规范和标准，如建筑行业的工程物资采购规范、设备采购标准等，确保采购活动符合行业要求。（二）采购方式合规1.招标采购达到国家规定的招标规模标准的采购项目，必须采用公开招标或邀请招标方式。招标过程应严格按照法定程序进行，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节。2.非招标采购对于未达到招标规模标准的采购项目，可以采用竞争性谈判、询价、单一来源采购等非招标采购方式。采用非招标采购方式时，应符合相关法律法规规定的适用条件，并履行相应的审批程序。（三）供应商管理合规1.供应商资质审核对供应商进行严格的资质审核，确保供应商具备合法经营资格、良好的商业信誉和履行合同能力。审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、资质证书等相关证件。对特殊行业的供应商，还应审核其行业准入资格和专业认证。2.供应商廉洁管理建立供应商廉洁档案，与供应商签订廉洁协议，明确双方在采购活动中的廉洁责任和义务。加强对供应商的廉洁监督，对发现的供应商廉洁违规行为，及时采取措施进行处理。（四）采购合同管理合规1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应进行合同评审，确保合同条款合法合规、公平合理。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.合同变更与解除如需变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除应符合法律法规规定，并按照公司内部合同管理程序进行审批。（五）采购信息管理合规1.采购信息公开按照国家法律法规和公司规定，及时公开采购信息，包括采购项目公告、采购文件、中标成交结果等。采购信息公开应确保信息真实、准确、完整，便于社会公众监督。2.采购档案管理建立健全采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行归档保存。采购档案应包括采购计划审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等，确保采购档案的完整性和可追溯性。五、采购监督与检查（一）内部监督1.采购管理部门自查采购管理部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程执行情况、采购文件编制情况、供应商管理情况、采购合同履行情况等，发现问题及时整改。2.审计部门审计审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购活动是否合规合法，采购效益是否达到预期目标。对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。3.纪检监察部门监督纪检监察部门对采购活动中的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护公司利益和形象。（二）外部监督1.接受政府监管部门监督积极配合政府监管部门的监督检查，如实提供采购活动相关资料，对监管部门提出的问题及时整改。2.接受社会公众监督通过公司网站、政务公开平台等渠道，主动公开采购信息，接受社会公众的监督。对社会公众提出的质疑和投诉，及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。六、违规处理与责任追究（一）违规行为认定1.采购活动中存在违反法律法规、行业规范及公司内部规章制度的行为，如采购方式不合规、供应商选择不当导致利益输送、采购合同签订不规范等，均认定为违规行为。2.对采购过程中的违规行为，应进行详细调查，收集相关证据，明确违规事实和责任主体。（二）违规处理措施1.责令整改对发现的采购违规行为，责令相关部门或人员立即整改，采取有效措施消除违规行为造成的影响。2.经济处罚对违规责任人给予相应的经济处罚，如扣发绩效奖金、罚款等，以增强违规成本。3.纪律处分对情节较轻的违规行为，给予警告、记过、记大过等纪律处分；对情节严重的违规行为，给予降职、撤职、开除等纪律处分。4.法律责任追究对构成违法犯罪的采购违规行为，依法追究相关责任人的法律责任。（三）责任追究机制1.建立责任追究档案对采购违规行为及责任追究情况进行详细记录，建立责任追究档案，以便跟踪和查询。2.实行责任追溯制度对采购项目出现的质量问题、安全事故等，追溯采购过程中的违规行为，追究相关责任人的责任。3.强化责任追究结果运