中职院校采购管理制度

PAGE中职院校采购管理制度一、总则（一）目的为了加强我校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各专业在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信廉洁原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责全校采购工作的统筹规划、组织协调、制度执行和监督检查等工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.审核采购预算和采购计划。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.建立和管理供应商库。5.监督采购合同的签订、履行和验收。6.处理采购投诉和纠纷。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择和采购验收等工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求，填写采购申请表。2.提供采购项目的技术规格、性能要求等详细信息。3.参与供应商的资格审查和实地考察。4.协助采购管理部门进行采购谈判和合同签订。5.负责采购项目的验收工作，填写验收报告。（三）采购评审小组学校成立采购评审小组，负责对采购项目的评标、谈判等工作进行评审。评审小组由学校相关部门的专业人员、教师代表和学生代表组成。其主要职责包括：1.审查采购文件和采购程序的合法性。2.对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审。3.推荐中标候选人或成交供应商。4.对采购项目的评审结果负责。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各采购需求部门应根据本部门的工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校的财务状况和发展规划，编制全校年度采购预算草案，报学校领导审批。3.经学校领导审批后的采购预算，作为年度采购计划编制的依据，不得随意调整。确因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。（二）采购计划制定1.采购管理部门根据批准的采购预算，结合学校的工作进度和实际需求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应分季度下达给各采购需求部门，各采购需求部门应按照采购计划组织实施采购工作。3.对于临时性采购项目，采购需求部门应填写临时采购申请表，说明采购原因、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等信息，报采购管理部门审核。采购管理部门根据实际情况，及时安排采购。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、交货时间、售后服务等内容，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，根据采购金额和采购方式，按照规定的审批权限报学校领导审批。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：采购管理部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商资格审查：采购管理部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。6.采购评审：采购管理部门组织采购评审小组对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，按照评审标准确定中标候选人或成交供应商。7.采购合同签订：采购管理部门与中标候选人或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。8.采购项目验收：采购项目完成后，采购需求部门负责组织验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、性能等进行验收，填写验收报告。验收合格的，采购需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的，采购需求部门应及时与供应商协商解决，直至验收合格。9.采购付款：采购管理部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，报学校领导审批后，按照财务管理制度办理付款手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、信誉状况等进行登记管理。2.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。3.采购需求部门在采购项目实施前，应从供应商库中选择符合要求的供应商参与采购活动。对于供应商库中没有的供应商，采购需求部门应进行市场调研，推荐合格的供应商，报采购管理部门审核。采购管理部门对推荐的供应商进行资格审查，符合要求的，纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核，评价结果作为供应商续库、淘汰的依据。2.采购需求部门在采购项目实施过程中，如发现供应商存在质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，应及时向采购管理部门反馈。采购管理部门根据反馈情况，对供应商进行调查处理。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应暂停其参与我校采购活动，情节严重的，将其从供应商库中淘汰。（三）供应商激励与约束1.采购管理部门对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先参与我校采购项目、增加采购份额等。2.采购管理部门与供应商签订廉洁协议，明确双方的廉洁责任和义务，对违反廉洁协议的供应商，将依法依规进行处理。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购管理部门在确定中标候选人或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等主要条款。采购合同的条款应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害学校的利益。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。2.供应商在履行合同过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应及时与采购管理部门协商，经双方同意后签订补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购需求部门应及时了解采购合同的履行情况，如发现供应商存在违约行为，应及时向采购管理部门反馈。采购管理部门根据反馈情况，按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、性能、规格型号等。2.验收人员应填写验收报告，验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容。验收合格的，验收人员应在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应在验收报告上注明不合格原因，并要求供应商限期整改。3.采购需求部门应将验收报告提交采购管理部门备案。采购管理部门根据验收报告，办理采购项目的结算手续。（四）合同归档采购管理部门应将采购合同及相关资料进行归档管理，保存期限按照学校档案管理规定执行。采购合同归档资料应包括采购合同文本、采购申请、采购审批文件、采购文件、验收报告等。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.学校纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理。3.学校财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督管理，确保采购资金的安全和合理使用。（二）审计监督1.学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，对采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等进行审计。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提