中移在线采购管理制度

PAGE中移在线采购管理制度一、总则（一）目的为规范中移在线采购管理工作，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，提高采购质量和效益，满足公司业务发展需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中移在线服务有限公司及所属各分公司、子公司（以下统称“公司”）的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司内部规章制度。2.公平公正原则：遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，保障各类供应商平等参与采购活动的权利。3.效益优先原则：以提高采购效益为核心，优化采购流程，降低采购成本，确保采购质量。4.诚信合作原则：建立与供应商诚信合作的关系，共同推动公司业务发展。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。监督采购过程，协调解决采购中的问题。建立和管理供应商库，评估供应商绩效。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、交付时间等要求。参与采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等环节，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的验收工作。3.财务部门参与采购预算编制和采购合同审核。负责采购资金的支付和核算，监督采购资金的使用情况。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险。二、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等详细信息。2.采购计划应按照公司规定的格式和流程进行申报，经需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交采购管理部门。（二）采购计划审核与调整1.采购管理部门收到采购计划后，应进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的准确性、采购时间的可行性等。2.如采购计划存在问题或需要调整，采购管理部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见。需求部门应根据审核意见对采购计划进行调整，并重新履行申报审批程序。（三）采购计划执行1.采购管理部门应根据批准的采购计划，及时组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照采购计划的要求进行操作，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.如因特殊原因需要变更采购计划，采购管理部门应提前向需求部门和相关领导报告，并说明变更原因和影响。经批准后，方可进行变更。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目的质量和效益。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门应根据项目特点，选择合适的供应商进行邀请招标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。采购管理部门应组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购管理部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购管理部门应向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价，根据报价情况确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：需求部门按照采购计划管理的要求，填写采购申请表，详细说明采购项目的需求信息。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核、分管领导审批后，提交采购管理部门。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。4.供应商选择：采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商、组织谈判、询价等方式，选择合适的供应商。在供应商选择过程中，应按照规定的程序和标准进行评审，确保选择的供应商具备良好的信誉、资质和能力。5.采购合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、质量、价格、交付时间、付款方式、售后服务等条款。6.采购合同执行：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购管理部门做好合同执行工作，及时验收采购项目。7.采购验收：采购项目完成后，需求部门应按照合同要求进行验收。验收合格后，填写验收报告。如验收不合格，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商进行整改或重新提供货物或服务。8.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告办理采购付款手续。付款前，应审核采购项目的合法性、合规性和真实性，确保采购资金的安全使用。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、业绩、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.潜在供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对申请材料进行审核，必要时进行实地考察。经审核合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商库管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书情况、业绩表现、合作记录评价等。2.采购管理部门应定期对供应商库进行维护和更新，删除不符合要求的供应商，补充新的供应商。同时，应根据供应商的表现，对供应商进行分级管理，为采购活动提供参考。（三）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商的表现进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的交货质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.采购管理部门应根据供应商评价与考核结果，对供应商进行奖惩。对表现优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对表现不佳的供应商，给予警告、暂停合作、淘汰等处罚。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括法律风险、市场风险、质量风险、信用风险、合同风险等。2.采购管理部门应根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险发生的可能性和影响程度（二）风险应对措施1.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购文件和合同中明确双方的权利和义务，避免法律纠纷。2.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握市场价格变化和供应商情况。合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或采购项目无法按时完成。3.质量风险应对：加强对采购项目质量的控制，在采购文件中明确质量标准和验收要求。在采购过程中，对供应商的生产过程进行监督，确保采购项目质量符合要求。4.信用风险应对：建立供应商信用评价体系，对供应商的信用状况进行评估。在选择供应商时，优先选择信用良好的供应商。同时，加强对供应商的合同管理，确保供应商履行合同义务。5.合同风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同变更和纠纷。六、采购监督与审计（一）采购监督1.公司内部审计部门应对采购活动进行定期或不定期的监督检查，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购项目质量和效益等方面。2.采购管理部门应建立内部监督机制，加强对采购活动的自我监督。在采购过程中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。（二）采购审计1.公司内部审计部门应根据需要对采购项目进行专项审计。审计内容包括采购项目的立项审批、