中石化询价采购制度

PAGE中石化询价采购制度一、总则（一）目的为规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）的询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中石化各企事业单位、分公司及控股子公司（以下统称“各单位”）通过询价方式进行的物资采购、工程服务采购等活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、政策以及中石化内部相关规定，确保询价采购活动合法合规。2.公开公平公正原则采购信息公开透明，所有符合条件的供应商均可参与询价，采购过程遵循公平竞争原则，确保结果公正。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、询价采购的组织与职责（一）采购部门职责1.负责制定询价采购计划，明确采购项目的需求、预算、时间要求等。2.组织开展询价活动，包括选择询价对象、发布询价文件、接收报价文件等。3.对供应商的报价进行评审，确定成交供应商，并签订采购合同。4.协调解决询价采购过程中的相关问题，对采购结果负责。（二）需求部门职责1.提出准确、详细的采购需求，包括物资的规格、型号、数量、技术要求等，或工程服务的具体内容、质量标准等。2.协助采购部门进行供应商选择、询价文件编制等工作，提供必要的技术支持和商务建议。3.参与采购合同的评审，对采购结果进行验收。（三）监督部门职责1.对询价采购活动进行全程监督，确保采购过程符合法律法规和公司制度要求。2.受理供应商和内部员工的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.根据监督情况提出改进建议，促进询价采购工作不断完善。三、询价采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还需按照公司规定履行相应的审批程序。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，结合库存情况、采购周期等因素，制定询价采购计划。2.采购计划应明确采购项目的具体要求、采购方式（询价采购）、时间安排、责任人员等内容，并报相关领导审批。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制询价文件。2.询价文件应包括以下主要内容：询价函：明确询价的项目名称、编号、采购内容、要求等基本信息。供应商须知：对供应商参与询价的资格条件、报价要求、文件提交方式及截止时间等进行说明。采购需求：详细描述采购物资的规格、型号、数量、技术标准、质量要求等，或工程服务的具体内容、工作范围、质量标准等。报价表：提供统一的报价格式，要求供应商填写物资单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。合同条款：包括付款方式、交货地点、验收标准、违约责任等主要条款。3.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。（四）供应商选择与询价1.采购部门根据采购项目的要求，通过多种渠道选择潜在供应商。可以从公司合格供应商名录中选取符合条件的供应商，也可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找新的供应商。2.向潜在供应商发出询价文件，告知其询价项目的相关信息，并要求其在规定时间内提交报价文件。3.在询价过程中，采购部门应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，确保供应商充分理解询价文件的要求。（五）报价文件接收与审查1.采购部门按照询价文件规定的时间和方式，接收供应商的报价文件。2.对报价文件进行审查，主要审查以下内容：报价文件的完整性，包括是否包含所有要求的报价表、技术文件、商务条款响应等。报价的准确性，核对各项报价数据是否清晰、准确，有无计算错误。技术条款响应情况，审查供应商提供的物资或服务是否满足采购需求中的技术标准和要求。商务条款响应情况，检查供应商对付款方式、交货期、售后服务等商务条款的响应是否符合询价文件要求。3.对于不符合要求的报价文件，采购部门应及时通知供应商进行补充或修正。（六）评审与成交供应商确定1.采购部门组织相关人员对符合要求的报价文件进行评审。评审人员应包括采购部门代表、需求部门代表、技术专家等，必要时可邀请财务人员参与。2.评审方法可采用最低价法、综合评估法等，具体评审方法应在询价文件中明确规定。最低价法：在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为成交供应商。综合评估法：综合考虑供应商的报价、技术能力、信誉、售后服务等因素，对各供应商进行综合评分，选择得分最高的供应商为成交供应商。3.评审过程应形成评审记录，详细记录评审情况和结果。评审记录应包括评审时间、地点、评审人员名单、各供应商报价及评审意见等内容。4.根据评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将评审结果通知其他未成交的供应商。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商按照询价文件和评审结果签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，采购部门应将合同文本提交相关部门进行审核，审核通过后方可签订合同。合同签订后，应按照公司规定进行合同备案。（八）验收与付款1.需求部门按照采购合同的约定对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等，或工程服务的完成情况、质量标准等。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.采购部门根据合同约定和验收报告，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度规定，确保资金支付安全、合规。四、询价采购相关文件与记录管理（一）文件管理1.询价采购过程中涉及的各类文件，包括采购申请、采购计划、询价文件、报价文件、评审记录、采购合同等，均应进行妥善保管。2.文件保管期限应按照公司档案管理规定执行，一般重要文件保管期限为[X]年。3.文件应分类存放，便于查找和查阅。可采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理，确保文件的完整性和可追溯性（二）记录管理1.建立询价采购记录台账，详细记录询价采购活动的全过程信息，包括采购项目名称、编号、采购时间、供应商名称、报价情况、评审结果、合同签订情况等。2.记录台账应定期更新，确保记录信息的准确性和及时性。3.询价采购记录是公司采购管理的重要资料，应作为审计、监督检查的依据，不得随意篡改或销毁。五、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对询价采购活动进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、文件记录的完整性、采购结果的公正性等。2.对于发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.内部员工有权对询价采购过程中的违规行为进行举报，监督部门应及时受理举报，并进行调查处理。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，不断完善询价采购制度和流程。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在询价采购过程中如有以下违规行为，采购部门有权采取相应措施：提供虚假报价或文件的，取消其本次询价资格，并禁止其在一定期限内参与中石化的采购活动。违反合同约定的，按照合同规定追究其违约责任，要求其承担赔偿损失等责任。采取不正当手段干扰询价采购活动的，视情节轻重给予警告、罚款、暂停合作等处罚。2.对于供应商的违规行为，采购部门应及时收集相关证据，并按照公司规定进行处理和记录。处理结果应通报相关部门和供应商。（二）内部人员违规处理1.内部人员在询价采购过程中如有违反法律法规、公司制度的行为，如泄露采购机密、收受供应商贿赂、违规干预采购评审等，