中石化物质采购制度

PAGE中石化物质采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范中国石化集团公司（以下简称“中石化”）物质采购活动，确保采购工作合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，提高物资采购质量，降低采购成本，防范采购风险。2.适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位的物质采购活动，包括但不限于原材料、设备、零部件、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购活动合法合规。效益性原则：追求采购效益最大化，在保证物资质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。公开公正公平原则：采购活动应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，维护市场秩序。诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，保障交易安全。二、采购管理职责1.采购管理部门职责制定和完善物质采购管理制度、流程和标准。组织编制年度采购计划，并监督实施。建立和管理供应商数据库，组织供应商的选择、评价和考核。负责采购合同的签订、执行、变更和终止等管理工作。协调解决采购过程中的争议和问题。监督采购活动的合规性，对违规行为进行调查和处理。2.需求部门职责根据生产经营需要，提出物资采购需求，明确物资规格、型号、数量、质量等要求。参与采购过程中的技术交流、商务谈判等工作。负责验收采购物资，对物资的质量、数量、规格等进行核对和确认。反馈采购物资的使用情况和改进意见。3.财务部门职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的安排和支付管理。对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。协助审查采购合同中的财务条款。4.审计部门职责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。审查采购项目的合规性、真实性和效益性。对采购过程中的违规行为进行审计调查，并提出处理建议。三、采购计划管理1.采购计划编制依据公司年度生产经营计划、项目建设计划等。物资库存状况，包括现有库存数量、质量、使用期限等。物资消耗定额、储备定额等标准。市场供应情况，如物资价格走势、供应稳定性等。2.采购计划编制流程需求部门根据生产经营需要，于每年[具体时间]前提出下一年度的物资采购需求计划，明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。采购管理部门对需求部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合库存状况和市场供应情况，编制年度采购计划草案。年度采购计划草案经财务部门审核资金预算后，报公司主管领导审批。经审批后的年度采购计划由采购管理部门下达给各相关部门执行，并根据实际情况进行动态调整。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、市场供应变化、物资质量问题等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请。采购管理部门对调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证，根据审核结果编制采购计划调整方案。采购计划调整方案经公司主管领导审批后实施，并及时通知相关部门。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。具备良好的商业信誉和财务状况，无不良记录。具有与采购物资相适应的生产能力、技术水平和质量保证能力。能够提供优质的产品和服务，价格合理，交货及时。具有完善的售后服务体系，能够及时解决产品质量问题和售后服务需求。2.供应商选择程序采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的特点和需求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并向其发出询价邀请或招标公告。潜在供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件，采购管理部门组织对报价文件或投标文件进行评审。评审内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面，根据评审结果确定入围供应商名单。采购管理部门与入围供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。3.供应商评价与考核采购管理部门定期对供应商进行评价和考核，评价周期为[具体时间]。评价内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面，采用定量和定性相结合的方式进行评价。根据评价结果对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。4.供应商关系管理采购管理部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商的投诉和建议，维护供应商的合法权益。与供应商共同开展质量改进、成本控制等活动合作，实现互利共赢。五、采购方式与流程1.采购方式招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目。通过公开招标或邀请招标的方式，选择最优供应商。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。向多家供应商发出询价单，比较报价后选择供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。2.招标采购流程招标计划编制：采购管理部门根据采购需求和采购方式，编制招标计划，明确招标项目名称、内容、要求、预算金额、时间安排等信息，并报公司主管领导审批。招标文件编制：采购管理部门组织相关人员编制招标文件，包括招标公告、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。招标文件应明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期、售后服务等实质性内容。发布招标公告：采购管理部门通过中石化内部采购平台、中国招标投标公共服务平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本情况、投标截止时间、开标时间和地点等信息。发售招标文件：采购管理部门向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。潜在供应商应按照招标文件的要求编制投标文件。开标评标：采购管理部门组织开标会议和评标会议，开标会议应公开唱标，公布投标报价等信息；评标会议应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。中标公示与合同签订：采购管理部门对中标候选人进行公示，公示期为[具体时间]。公示无异议后，采购管理部门与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判流程谈判准备：采购管理部门根据采购需求和采购方式组织谈判准备工作，确定谈判小组成员，编制谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、价格要求、谈判程序等内容。邀请供应商：采购管理部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判邀请书应明确谈判项目的基本情况、谈判时间、地点等信息。谈判过程：谈判小组按照谈判文件的要求与供应商进行谈判，谈判过程中应充分了解供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等情况，并进行商务和技术条款的协商。谈判小组可以要求供应商进行多次报价和澄清。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.询价采购流程询价准备：采购管理部门根据采购需求确定询价物资的规格、型号、数量等信息，编制询价文件。询价文件应明确询价物资的技术要求、质量标准、交货期等内容。选择供应商：采购管理部门从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出询价单。询价单应明确询价物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期、报价要求等信息。报价与比较：供应商在规定时间内提交报价文件，采购管理部门对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、产品质量可靠、交货期满足要求的供应商作为成交供应商。合同签订：采购管理部门与成交供应商签订采购合同。5.单一来源采购流程申请与审批：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购物资的名称、规格、型号业务、数量、金额以及只能从唯一供应商处采购的原因等情况。采购管理部门对申请进行审核后，报公司主管领导审批。协商与谈判：采购管理部门与唯一供应商进行协商和谈判，确定采购价格、交货期、售后服务等条款。谈判过程中应做好记录，并形成谈判纪要。合同签订：采购管理部门与供应商签订采购合同。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购管理部门负责合同文本的起草和审核，确保合同条款符合法律法规和公司要求。合同文本经法律部门审查后，由公司授权代表签字盖章。采购合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行评审和会签，确保合同条款的合理性和可行性。2.合同执行采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资采购，需求部门应及时组织验收。财务部门按照合同约定的付款方式和时间支付货款，确保资金支付的合规性和准确性。3.合同变更在合同执行过程中，如因不可抗力、市场变化、技术要求变更等原因需要变更合同条款的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并按照合同签订的程序进行审批和签订。4.合同终止采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算和验收，办理合同终止手续。在合同履行过程中，如因一方违约或不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，采购管理部门应及时通知对方，并按照合同约定或法律法规的规定办理合同终止手续。合同终止后，采购管理部门应及时清理合同档案，妥善保管相关资料。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律合规风险等。采用定性和定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可以采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于供应商违约风险，可以加强供应商管理，建立供应商信用档案，要求供应商提供担保等；对于质量问题风险，可以加强质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺等；对于法律合规风险，可以加强法律法规培训，聘请法律顾问等。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。八、监督与检查1.内部监督采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购工作合法、合规、公正。审计部门定期对采