中建三局采购管理制度

PAGE中建三局采购管理制度一、总则（一）目的为加强中建三局采购管理工作，规范采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障项目顺利实施，实现公司利益最大化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中建三局总部及所属各分支机构、项目部的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业相关标准，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正的程序和标准，保障所有潜在供应商公平参与竞争。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本因素，优化采购方案，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购组织与职责（一）采购管理部门1.总部采购管理部门负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。统筹管理公司采购工作，协调解决采购过程中的重大问题。建立和维护供应商管理体系，组织供应商评估、选择和考核。监督检查各分支机构、项目部采购工作的执行情况。2.分支机构采购管理部门贯彻执行公司采购管理制度和相关规定。负责本分支机构采购工作的组织实施和管理。协助总部采购管理部门开展供应商管理等相关工作。对本分支机构项目部采购工作进行指导和监督。3.项目部采购管理岗位具体负责项目部采购工作的执行。按照采购计划和流程，组织物资、设备的采购及服务的获取。参与供应商的考察和选择，协助采购管理部门做好供应商管理工作。负责采购合同的签订、执行和结算等工作。（二）其他相关部门1.需求部门根据项目需求，提出物资、设备和服务的采购申请。参与采购需求的评审和采购合同的技术条款审核。负责采购物资、设备的验收和使用过程中的质量反馈。2.财务部门参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算管理。对采购成本进行分析和控制。3.法务部门为采购活动提供法律支持和风险防范建议。审核采购合同等法律文件，确保其合法合规。处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求分析需求部门应根据项目施工进度、质量要求等，详细分析物资、设备和服务的需求，明确规格、型号、数量、交货时间等要求。2.采购计划制定项目部采购管理岗位依据需求分析结果，结合库存情况，编制项目采购计划，并报分支机构采购管理部门审核。分支机构采购管理部门审核后报总部采购管理部门备案。对于重大采购项目，应组织相关部门进行联合评审。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整等原因导致需求发生变化，需求部门应及时提出采购计划调整申请，按规定程序进行审批后实施调整。（二）采购预算管理1.预算编制采购管理部门应会同财务部门等相关部门依据采购计划编制采购预算。采购预算应涵盖采购物资、设备、服务的价格、运输、税费等全部费用。2.预算执行与控制采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序进行审批。采购管理部门和财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行中的问题。四、供应商管理（一）供应商准入1.供应商资质要求采购管理部门应明确各类物资、设备、服务供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、质量认证、业绩证明等。物资供应商应具备相应的生产能力和质量保证体系，并提供产品合格证明。设备供应商应具备设备制造、安装、调试及售后服务能力，提供设备技术参数和性能指标等资料。服务供应商应具备相应的服务资质和专业能力，提供服务方案和业绩案例。2.供应商申请与审核有意向成为中建三局供应商的企业，应向采购管理部门提交供应商准入申请，并提供相关资质证明文件。采购管理部门组织相关部门对供应商进行审核，审核内容包括企业资质、生产能力、质量控制、信誉状况等。审核合格后纳入供应商名录。（二）供应商评估与考核1.定期评估采购管理部门应定期（每年至少一次）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。评估可采用问卷调查、实地考察访谈、数据分析等方式进行，并形成评估报告。2.动态考核在采购合同执行过程中，采购管理部门对供应商的表现进行动态考核，并记录考核结果。考核结果作为供应商合作、奖惩及后续采购决策的重要依据。3.评估与考核结果应用根据供应商评估与考核结果，采购管理部门对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、扩大采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作直至淘汰等措施。（三）供应商关系管理1.沟通与协调采购管理部门应与供应商保持密切沟通与协调，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况等，解决合作过程中出现的问题。对于重大问题，应组织召开专题会议进行协商解决。2.合作与发展鼓励与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。采购管理部门应定期与供应商进行合作交流，探讨合作机会和发展方向。五、采购流程管理（一）采购申请需求部门根据项目需要，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备、服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计交货时间等信息，并提交相关技术文件和审批文件。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给项目部采购管理岗位或分支机构采购管理部门。《二）采购审批1.项目部采购审批项目部采购管理岗位收到采购申请后，对采购申请进行初审。初审内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。初审通过后，报项目部负责人审批。项目部负责人根据项目实际情况进行审批，审批通过后进入采购实施阶段。2.分支机构采购审批对于分支机构统一采购的项目，分支机构采购管理部门收到采购申请后，组织相关部门进行评审和审批。评审内容包括采购需求、供应商选择、采购价格、采购风险等方面。审批通过后，由分支机构采购管理部门组织实施采购。3.总部采购审批对于重大采购项目或需总部统筹协调的采购项目，分支机构采购管理部门审核通过后报总部采购管理部门。总部采购管理部门组织相关部门进行联合评审和审批。审批通过后，由总部采购管理部门或指定的分支机构采购管理部门组织实施采购。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购物资、设备、服务的特点、市场情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购【公开招标、邀请招标）、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。邀请招标适用于具有特定资格要求、供应商数量有限的项目。竞争性谈判适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目，或招标后没有供应商投标或没有合格标的，或重新招标未能成立的项目。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情形。2.采购文件编制根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价通知书等）、采购合同条款、技术规格要求、评标标准等内容。采购文件应明确采购要求、采购程序、供应商资格条件、报价要求、评标方法等关键信息，确保采购活动的公开、公平、公正。3.供应商邀请与响应招标采购时，采购管理部门通过指定媒体发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。竞争性谈判、询价采购等采购方式，采购管理部门向选定的供应商发出邀请文件，供应商按照要求提交响应文件。4.开标、评标、谈判与询价招标采购时，按照规定的时间和地点组织开标，由评标委员会对投标文件进行评审和比较后确定中标候选人。竞争性谈判和询价采购时，采购管理部门组织谈判小组或询价小组与供应商进行谈判或询价，根据谈判或询价结果确定成交供应商。5.采购合同签订采购管理部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务【包括物资设备的规格、数量价格交货时间、质量标准、验收方式、付款方式售后服务等条款】，确保合同内容合法合规、条款清晰、责任明确，并符合公司利益。采购合同签订后应及时报财务部门、法务部门备案。（四）采购验收1.验收准备采购物资、设备到货前，需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和技术标准，制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员职责。2.到货验收采购物资、设备到货时，采购管理部门应通知需求部门及相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括物资设备的数量规格型号外观质量等。对于重要设备或关键物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.验收结果处理验收合格的物资、设备，需求部门应办理入库手续或投入使用；验收不合格的物资、设备，采购管理部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施解决问题。如协商不成，可按照采购合同约定通过法律途径解决。（五）采购付款1.付款申请采购合同执行完毕，供应商提交付款申请，采购管理部门审核付款申请的真实性、准确性和合规性。审核内容包括采购合同执行情况、验收报告、发票等相关资料。审核通过后提交给财务部门。2.付款审批财务部门收到付款申请后，按照公司财务管理制度进行付款审批。付款审批应严格控制资金支出，确保付款符合预算和合同约定。审批通过后办理付款手续。3.付款方式与时间采购付款方式应在采购合同中明确约定，一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等方式。付款时间应按照合同约定执行，不得无故拖延付款。对于符合公司资金管理规定的预付款项，应严格按照审批程序支付。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.价格风险应对建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态变化，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与供应商协商签订价格调整条款，约定在一定时期内根据市场价格变化调整采购价格。通过套期保值等金融工具，锁定采购价格，规避价格大幅波动风险。2.供应商违约风险应对在采购合同中明确供应商违约责任和赔偿条款，加大违约成本。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商履约能力，及时发现和解决潜在问题。建立供应商违约应急处理机制，一旦供应商出现违约情况，能够迅速采取措施，减少损失，如寻找替代供应商、调整采购计划等。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，严格按照合同要求进行验收。加强对采购物资、设备的检验检测，可委托专业机构进行检测，确保质量符合要求。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理和整改。4.法律风险应对采购活动严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。加强与法务部门的沟通协作，在采购合同签订、执行过程中及时咨询法律意见，防范法律风险。定期组织采购人员进行法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。七、监督与检查（一）内部监督1采购管理部门自查采购管理部门应定期对本部门采购工作进行自查，检查采购制度执行情况、采购流程合规性、采购文件完整性、供应商管理有效性等方面，发现问题及时整改，并形成自查报告。2.审计监督公司审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同签订与履行情况、采购成本控制情况等。对审计发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题，确保采购活动廉洁公正。《二）外部监督接受政府相关部门、行业协会、社会公众等外部监督，积极配合外部监督检查工作，及时整改存在的问题