中国高校物资采购制度

PAGE中国高校物资采购制度一、总则（一）目的为规范中国高校物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证物资质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合高校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国境内各类高等学校（以下简称高校）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动应当严格遵守国家法律法规和政策规定，依法依规进行。2.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争，采购过程和结果公正合理。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构高校应设立采购决策机构，如采购工作领导小组或招标采购委员会等。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调采购过程中的重大问题，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行机构高校应设立专门的采购执行机构，如采购管理部门或招标采购中心等。其职责包括：1.贯彻执行采购制度和相关政策规定。2.编制采购计划，组织采购活动的实施。3.负责采购文件的编制、发布和评审工作。4.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。5.协调采购项目的验收工作，整理采购档案资料。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出物资采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，协助采购执行机构进行采购项目的验收。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购需求部门应根据学校教学、科研、管理等工作需要，结合资产存量情况，每年定期编制物资采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附详细的技术要求和售后服务要求。3.采购计划应按照学校预算管理要求，纳入学校年度预算，并报采购决策机构审议通过。（二）采购计划的调整1.因教学、科研、管理等工作需要，确需调整采购计划的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容和预算金额变化情况。2.采购计划调整申请经采购需求部门负责人审核后，报采购决策机构审批。采购决策机构应根据实际情况进行审批，并及时通知采购执行机构调整采购计划。四、采购方式（一）公开招标采购1.公开招标采购是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标采购方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标采购方式的，采购执行机构应按照国家有关法律法规和政策规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标采购1.邀请招标采购是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标采购方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标采购方式的，采购执行机构应按照国家有关法律法规和政策规定，确定邀请供应商的范围，编制招标文件，发布招标邀请书，组织开标、评标和定标等工作。（三）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购是指采购人按照法定程序和谈判文件规定的谈判程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判采购方式的，采购执行机构应按照国家有关法律法规和政策规定，确定谈判供应商的范围，编制谈判文件，组织谈判小组与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购物资的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购执行机构应按照国家有关法律法规和政策规定，进行单一来源采购公示，公示无异议后，与供应商签订采购合同。（五）询价采购1.询价采购是指采购人按照法定程序，通过向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.采用询价采购方式的，采购执行机构应按照国家有关法律法规和政策规定，确定询价供应商的范围，编制询价通知书，组织询价小组与供应商进行询价，确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件的内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合国家有关法律法规和政策规定，明确采购各方的权利和义务。（二）采购文件的编制要求1.采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，并确保采购文件的完整性、准确性和公正性。2..采购文件应明确采购项目的技术要求和质量标准，并提供详细的技术规格和参数。3.采购文件应明确采购项目的评标标准和方法，并确保评标标准和方法的合理性和公正性。4.采购文件应明确采购项目的合同条款和违约责任，并确保合同条款的合法性和可操作性。六、采购程序（一）采购项目申报采购需求部门应按照学校采购计划管理要求，填写采购项目申报书，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、技术要求、售后服务要求等内容，并附相关证明材料。采购项目申报书经采购需求部门负责人审核后，报采购执行机构。（二）采购项目审批采购执行机构收到采购项目申报书后，应进行初审。初审合格的，报采购决策机构审批。采购决策机构应根据学校采购制度和相关政策规定进行审批，并及时通知采购执行机构。（三）采购文件编制与发布采购执行机构根据采购决策机构的审批意见，编制采购文件。采购文件编制完成后，应按照规定的方式进行发布。公开招标采购项目的招标公告应在指定的媒体上发布；邀请招标采购项目的招标邀请书应向特定的供应商发出；竞争性谈判采购项目、单一来源采购项目和询价采购项目的采购文件应向符合条件的供应商发出。（四）供应商报名与资格审查采购执行机构应按照采购文件的要求，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商，应发放采购文件。（五）开标、评标与定标1.采购执行机构应按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标和定标等工作。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标时，应按照采购文件规定的评标标准和方法进行评标。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，并向采购人推荐中标候选人。3.定标时，采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购执行机构应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（六）采购合同签订中标供应商确定后，采购执行机构应按照采购文件和中标供应商的投标文件，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并明确双方的权利和义务以及违约责任。采购合同签订后，应报采购决策机构备案。（七）采购项目验收采购项目完成后，采购执行机构应组织采购需求部门、使用部门等相关人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购合同管理（一）采购合同的签订采购执行机构应按照采购文件和中标供应商的投标文件，与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字（章），加盖单位公章。（二）采购合同的履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时支付货款，供应商应按照合同约定的时间和质量标准交付物资。（三）采购合同的变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购决策机构备案。（四）采购合同的纠纷处理采购合同履行过程中，如发生纠纷，双方应首先协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、采购监督与管理（一）内部监督高校应建立健全内部监督机制，加强对物资采购活动的监督检查。采购决策机构应定期对采购制度的执行情况、采购计划的实施情况、采购项目的执行情况等进行监督检查；采购执行机构应定期对采购文件的编制、发布、评审等工作进行自查自纠；采购需求部门应积极配合采购执行机构做好采购项目的实施工作，并对采购项目的质量和使用情况进行跟踪检查。（二）外部监督高校应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，并积极配合相关部门做好物资采购活动的审计和监督工作。同时，高校应建立健全供应商诚信档案，对供应商的诚信情况进行记录和评价，并将评价结果纳入供应商选择和管理的重要依据。九、采购档案管理（一）采购档案的内容采购档案应包括采购项目申报书、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等与采购项目有关的文件资料。（二）采购档案的整理与归档采