东营市物资采购制度

PAGE东营市物资采购制度一、总则（一）目的为了加强东营市物资采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东营市行政区域内各级政府部门、事业单位、国有企业等组织的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果应公正合理。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立物资采购领导小组，由单位主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。主要职责包括：1.研究制定物资采购政策和制度。2.审议重大采购项目的采购方式、采购预算等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立物资采购办公室或指定相关部门负责具体采购业务的执行。职责如下：1.贯彻执行采购政策和制度。2.编制采购计划，组织采购活动的实施。3.负责供应商的选择、管理和评价。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理和归档采购文件资料。（三）监督机构由纪检监察部门或内部审计机构负责对物资采购活动进行监督。主要监督内容包括：1.采购程序的合规性。2.采购过程的公正性。3.采购结果的合法性。对发现的违规行为及时进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，提出物资采购需求，经审核后纳入单位年度预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等详细内容，并根据市场价格波动等因素合理预计采购成本。（二）预算执行1.采购执行机构应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。（三）预算监督监督机构定期对采购预算的执行情况进行检查，确保预算资金的合理使用。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到规定限额标准以上的采购项目，具备公开招标条件的，应当采用公开招标方式。2.招标程序：发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件，对招标文件进行答疑和澄清。组织开标、评标和定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序：确定邀请供应商名单，并向其发出邀请书。后续程序参照公开招标，但参与投标的供应商数量一般不得少于三家。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件。邀请供应商参加谈判，进行谈判和报价。谈判小组进行评审，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：进行单一来源采购公示，公示无异议后，报经批准。与单一供应商协商确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：成立询价小组，确定被询价的供应商名单。向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等，并提交相关证明材料。采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购执行机构。（二）采购审批采购执行机构收到采购申请表后，进行初步审核，对符合采购条件的项目，报采购决策机构审批。采购决策机构根据项目情况进行审批，批准后下达采购任务。（三）采购实施1.采购执行机构根据批准的采购任务，按照选定的采购方式组织采购活动。2.发布采购信息，邀请供应商参与采购。对供应商的资格进行审查，确保其符合要求。3.组织开标、评标、谈判等采购环节，按照规定的程序确定中标或成交供应商。（四）合同签订采购执行机构与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合同签订后，报监督机构备案。（五）验收1.采购物资到货后，采购执行机构组织相关部门和人员进行验收。验收人员应依据采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行检查。2.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，按照合同约定处理，要求供应商更换或退货等。（六）付款采购执行机构根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款应严格按照财务制度进行审核和审批，确保资金支付的安全和合规。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件，包括具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。2.供应商需提交营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等相关资料，经审核合格后纳入供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可包括实地考察、问卷调查、数据分析等。2.根据评价结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予更多的合作机会，对不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等优惠待遇。2.对违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等约束措施。七、采购文件管理（一）文件种类采购文件包括采购申请表、采购预算文件、采购招标文件、投标文件、谈判文件记录、询价文件、采购合同、验收报告等。（二）文件编制采购执行机构应按照规范要求编制各类采购文件，确保文件内容完整准确、格式规范统一。（三）文件归档采购活动结束后，采购执行机构应及时将采购文件整理归档，并按照档案管理规定进行妥善保存，以便查阅和追溯。八、监督与检查（一）内部监督1.监督机构定期对物资采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的合规性、采购合同的履行情况等。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门和人员限期整改。（二）外部监督接受财政、审计、纪检监察等部门的外部监督检查，并积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和情况说明。九、责任追究（一）违规责任界定对在物资采购活动中违反本制度规定的单位和个人，根据情节轻重，界定违规责任。（二）责任追究方式1.对违规单位给予警告、通报批评、责令整改等处理。2.对违规个人视情节轻重给予警告