东莞市政府采购内控制度

PAGE东莞市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强东莞市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于东莞市政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，确保采购过程的透明度。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的环境，保证采购结果的公正性。4.公正原则：采购活动应客观公正，维护国家利益和社会公共利益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应根据本单位事业发展规划和工作需要，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和合理性。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。3.采购项目实施过程中，采购人应及时掌握采购进度和资金使用情况，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，确保预算的严格执行。2.采购人应定期向财政部门报送采购预算执行情况报告，接受财政部门的监督和管理。3.审计部门应依法对政府采购预算执行情况进行审计监督，促进采购资金的规范使用。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人应在采购活动开始前，对采购项目的需求进行充分调研，了解市场供应情况和技术发展趋势。2.需求调研应广泛征求相关部门、单位和专家的意见，确保采购需求的科学性和合理性。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购人应组织相关领域的专家进行论证，形成论证意见。（二）需求编制规范1.采购需求应明确、具体、完整，包括采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容。2.采购需求应符合国家法律法规和相关政策规定，不得含有倾向性、歧视性条款。3.采购需求应根据采购项目的特点和实际情况进行编制，避免过高或过低的要求。（三）需求变更管理1.在采购活动实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应按照规定的程序进行审批。2.需求变更应书面通知所有潜在供应商，并重新组织评审。3.因需求变更导致采购预算增加的，应按照规定报经财政部门批准。四、采购方式选择及审批（一）采购方式种类1.政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价以及单一来源采购等。2.采购人应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。（二）采购方式适用条件1.公开招标适用于采购货物、工程和服务的金额达到规定标准以上，且符合公开招标条件的项目。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。4.竞争性磋商适用于政府购买服务项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的项目，市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目，按照法律法规依法招标的工程建设项目。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。6.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（三）采购方式审批程序1.采购人选择采购方式时，应按照规定填写采购方式申请表，并提供相关证明材料。2.采购方式申请表应报经财政部门审批，财政部门应在规定的时间内作出批复。3.采购人应按照财政部门批复的采购方式组织采购活动，不得擅自改变采购方式。五、采购文件编制与审核（一）采购文件内容要求1.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购预算、采购程序、评审标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和相关政策规定，语言规范、表述清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。（二）采购文件编制流程1.采购人应根据采购项目的特点和需求，组织相关人员编制采购文件。2.采购文件编制过程中，应广泛征求意见，确保文件的科学性和合理性。3.采购文件编制完成后，应进行内部审核，审核通过后方可发布或发出。（三）采购文件审核要点1.审核采购文件是否符合法律法规和相关政策规定，是否存在违法违规条款。2.审核采购文件是否明确、具体、完整，是否能够满足采购项目的需求。3.审核采购文件的评审标准是否公平、公正、合理，是否能够保证采购结果的公正性。4.审核采购文件的合同条款是否明确、具体，是否能够保障双方的合法权益。六、采购活动组织与实施（一）采购活动准备1.采购人应在采购活动开始前，做好各项准备工作，包括确定采购项目负责人、组建评审委员会、发布采购信息等。2.采购项目负责人应熟悉采购项目的需求和采购程序，负责采购活动的组织和协调工作。3.评审委员会应由采购人代表和评审专家组成，评审专家应从财政部门设立的评审专家库中随机抽取。（二）采购活动实施流程1.采购人应按照规定的程序组织采购活动，包括发布采购公告、发售采购文件、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。2.在采购活动实施过程中应严格遵守法律法规和相关政策规定，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购人应及时处理供应商的质疑和投诉，维护供应商的合法权益。（三）采购活动监督管理1.财政部门应加强对政府采购活动的监督管理，对采购活动中的违法违规行为依法进行处理。2.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的内部监督检查。3.审计部门应依法对政府采购活动进行审计监督，促进采购活动的规范运行。七、采购合同签订与履行（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，合同条款应符合采购文件的要求。3.采购人应在签订政府采购合同后七个工作日内，将合同副本报送财政部门备案。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照政府采购合同约定履行各自的义务，保证合同的顺利履行。2采购人应及时支付采购资金，供应商应按照合同约定提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，采购人和供应商应按照规定的程序进行协商，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购人应按照政府采购合同约定的验收标准对供应商提供的货物、工程和服务进行验收。2.验收工作应由采购人组织相关人员进行，验收结果应形成验收报告。3.验收合格后，采购人应及时支付采购资金；验收不合格的，采购人应按照合同约定要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。八、采购资金支付与管理（一）资金支付流程1.采购人应按照政府采购合同约定的支付方式和时间，及时向财政部门申请支付采购资金。2.财政部门应按照规定的程序对采购人提交的支付申请进行审核，审核通过后及时拨付采购资金。3.采购人应在收到采购资金后，按照合同约定及时支付给供应商。（二）资金管理要求1.采购资金应专款专用，不得挪作他用。2.采购人应建立健全采购资金管理制度，加强对采购资金的核算和监督管理。3.财政部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保采购资金的安全和规范使用。九、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购需求、采购文件、采购活动记录、评审报告、中标或成交通知书、政府采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购人应在采购活动结束后，及时整理采购档案，并按照规定的要求进行归档。2.采购档案应分类存放，便于查阅和管理。3.采购人应建立采购档案查阅制度，严格控制查阅范围，确保采购档案的安全。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。十、监督检查与责任追究（一）监督检查主体1.财政部门负责对政府采购活动进行监督检查，依法查处采购活动中的违法违规行为。2.审计部门负责对政府采购活动进行审计监督，促进采购资金的规范使用。3.采购人应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动的内部监督检查。（二）监督检查内容1.监督检查政府采购活动是否符合法律法规和相关政策规定。2.监督检查采购预算的编制和执行情况。3.监督检查采购需求的调研、编制和变更情况。4.监督检查采购方式的选择和审批情况。5.监督检查采购文件的编制和审核情况。6.监督检查采购活动的组织和实施情况。7.监督检查采购合同的签订和履行情况。8.监督检查采购资金的支付和