上海采购管理制度

PAGE上海采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在上海地区的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.经济效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。3.公平公正原则：采购过程应公平、公正地对待所有供应商，确保竞争的充分性和透明度。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司要求。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司的利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购部门1.部门职责负责制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。负责采购计划的编制、执行和监控，确保采购任务按时完成。负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案。负责采购合同的起草、审核、签订和执行，跟踪合同履行情况。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保物资质量和资金安全。负责采购数据的统计、分析和报告，为公司决策提供支持。2.采购人员职责严格遵守公司采购管理制度和流程，履行采购职责。负责采购项目的具体实施，包括市场调研、询价、比价、议价等工作。与供应商进行沟通协调，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况。协助相关部门进行采购物资的验收工作，确保物资符合要求。负责采购文件的整理、归档和保管，确保采购资料的完整性和准确性。（二）需求部门1.部门职责负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研和供应商的评估工作，提供相关意见和建议。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。配合采购部门进行采购合同的执行和付款等工作。2.需求人员职责及时准确地向采购部门提出采购需求，避免因需求不明确导致采购失误。协助采购人员进行市场调研和供应商的选择工作，提供必要的信息和支持。参与采购物资的验收工作，确保验收过程的顺利进行。（三）审批部门1.部门职责负责对采购计划、采购合同等进行审批，确保采购活动符合公司规定和利益。对重大采购项目进行决策，提供必要的指导和支持。2.审批人员职责根据公司相关规定和审批权限对采购文件进行认真审核，提出审批意见。对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行综合评估，确保审批结果的准确性和合理性。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，提前填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息，并提交给采购部门。2.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、采购方式等内容，并报审批部门审批。3.审批部门对采购计划进行审核，重点审查采购计划的合理性、必要性和资金预算等。如采购计划存在问题，应及时反馈给采购部门进行调整。（二）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购计划和物资特点，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的情况，确定入围供应商名单。采购人员对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况，形成考察报告。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。采购人员根据评估结果填写《供应商评估表》，对供应商进行打分评级。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据供应商评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.供应商选择采购项目实施前，采购人员根据采购物资的要求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择若干家供应商进行询价。采购人员向供应商发送询价函，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货期和价格等内容，要求供应商在规定时间内报价。采购人员对供应商的报价进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。如遇特殊情况，可采用竞争性谈判、邀请招标等方式确定供应商。（三）采购合同签订1.采购人员与选定的供应商协商采购合同条款，起草采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量质量要求、交货期、交货地点、价格、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同起草完成后，提交给采购部门负责人审核。采购部门负责人重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性和合理性，确保合同风险可控。3.采购合同经采购部门负责人审核通过后，提交给审批部门审批。审批部门根据公司规定和审批权限对合同进行审批，如合同金额较大或涉及重大采购项目，需提交公司领导审批。4.采购合同经审批通过后，由采购人员与供应商签订正式合同。签订合同前，采购人员应确保双方已就合同条款达成一致意见，并在合同上加盖公司公章和供应商公章。（四）采购订单下达1.采购合同签订后，采购人员根据合同条款，及时下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货期、交货地点等内容，并要求供应商确认。2.供应商收到采购订单后，应在规定时间内确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。采购人员应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。（五）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的规格、型号、数量、质量、外观等方面。3.验收合格的采购物资由需求部门办理入库手续，填写《入库单》，注明物资名称、规格、型号、数量、入库时间等信息。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或退货。4.采购部门应建立采购物资验收档案，将验收报告、入库单等相关资料整理归档保存期限不少于规定年限。（六）采购付款1.采购物资验收合格且入库后，采购部门根据合同约定和公司财务制度，填写《付款申请表》，附上相关发票、验收报告、入库单等资料，提交给财务部门审核。2.财务部门对《付款申请表》及相关资料进行审核，重点审查发票的真实性、合法性、有效性，以及采购合同的执行情况和付款条件等。审核通过后，报审批部门审批。3.审批部门根据公司规定和审批权限对付款申请进行审批。如付款金额较大或涉及重大采购项目，需提交公司领导审批。4.付款申请经审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险等。2.针对识别出的风险，采购部门分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施，明确责任人和时间节点，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研和分析，及时了解市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划和采购时机。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条款。采用套期保值等金融工具，规避市场价格波动风险。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商，确保采购活动的连续性3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验和验收工作。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题及时进行处理。定期对采购物资进行质量抽检，发现质量问题及时与供应商沟通协商，采取整改措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，督促相关部门进行整改。3.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，提供必要的资料和信息，确保审计工作的顺利进行。（二）外部监督1.公