上市公司采购询价制度

PAGE上市公司采购询价制度一、总则（一）目的为规范本公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所有采购询价活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、采购询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请单后，对采购项目进行分类整理，确定询价范围。2.根据采购项目的特点和要求，收集相关市场信息，包括供应商名录、产品价格、质量标准等。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间要求、售后服务要求等内容。（三）询价发出1.采购部门向选定的供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式等要求。2.对于重要采购项目，可采用多种方式询价，如书面询价、电话询价、邮件询价等，并要求供应商在规定时间内以书面形式回复报价。（四）供应商报价1.供应商应根据询价文件的要求，认真填写报价单，注明产品名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、售后服务承诺等内容。2.报价单需加盖供应商公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。（五）报价评估和比较1.采购部门收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和分析。2.评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，综合考虑各因素，确定初步入围供应商名单。3.对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，采购部门应及时与供应商沟通核实。（六）实地考察（如有需要）1.对于重要采购项目或新合作的供应商，采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察。2.实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、管理水平、信誉状况等方面。3.考察结束后，考察人员应填写实地考察报告，作为评估供应商的参考依据。（七）采购决策1.采购部门根据报价评估和实地考察结果，编写采购推荐报告，提出采购建议，包括推荐的供应商、采购价格、交货时间等内容。2.采购推荐报告提交至采购决策机构（如采购领导小组或总经理办公会）进行审议。3.采购决策机构根据公司利益和采购需求，做出最终采购决策。（八）合同签订1.采购决策确定后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.合同签订前，采购部门应将合同文本提交至公司法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。（九）采购执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.货物到达后，采购部门应组织相关部门进行验收，验收内容包括产品规格、数量、质量等方面。3.验收合格后，采购部门应办理入库手续，并按照合同约定支付货款。4.如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等，并追究供应商的违约责任。三、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表达采购需求，避免出现模糊或歧义性条款。2.询价文件应符合法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性或排他性条款。3.询价文件应明确报价要求和评审标准，确保供应商能够准确理解并按照要求报价。（二）内容构成1.封面：包括询价文件名称、编号、采购项目名称、采购单位名称、发布日期等信息。2.目录：列出询价文件的各章节标题和页码，方便查阅。3.询价函：向供应商发出的正式询价邀请，说明询价目的、范围、要求等内容。4.采购需求明细：详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等信息，可附技术规格说明书或图纸。5.报价要求：明确报价方式（如含税价、不含税价）、报价有效期、报价文件格式等要求。6.交货时间要求：规定供应商的交货时间或交货期范围。7.售后服务要求：说明对供应商售后服务的要求，如维修期限、响应时间、培训要求等。8.评审标准：制定评审供应商报价的具体标准，如价格、质量、交货期、售后服务等方面的权重及评分细则。9.附件：可包括相关资质证明文件、技术标准文件、样品要求等附件。（三）编制流程1.采购部门根据采购需求，组织相关人员编制询价文件初稿。2.询价文件初稿完成后，提交至采购部门负责人进行审核，审核通过后征求相关部门意见，如技术部门、质量部门、财务部门等。3.根据各部门意见，对询价文件进行修改完善，确保询价文件的科学性、合理性和完整性。4.询价文件最终稿经采购部门负责人签字确认后发布。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.资质信誉：供应商应具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，信誉良好，无不良记录。2.生产能力：具备与采购项目相适应的生产能力和设备条件，能够保证按时、按质、按量供应产品。3.质量保证：建立完善质量控制体系，产品质量符合国家或行业标准，能够提供有效的质量检验报告。4.价格合理：报价具有竞争力，在保证质量的前提下，价格符合市场行情。5.售后服务：具备良好的售后服务体系，能够及时响应客户需求，解决产品质量问题。（二）供应商开发与评估1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对于潜在供应商，可通过实地考察、样品测试、小批量试用等方式进行开发。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的业绩表现采购项目质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.评估周期：对供应商的评估周期一般为每年一次，对于重要采购项目或新合作的供应商，可在采购项目结束后及时进行评估。（三）供应商激励与淘汰1.供应商激励：对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励措施如优先合作、增加采购量、提供培训支持等，以激励供应商持续提高服务质量和产品质量。2.供应商淘汰：对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应予以淘汰，并将其从供应商名录中删除。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行定期审计和监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购决策是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购询价工作进展情况，接受公司内部监督和检查。3.公司员工有权对采购询价活动中的违规行为进行举报，公司应及时调查处理，并保护举报人权益。（二）外部监督1.采购询价活动应接受相关政府部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。公司应积极配合政府部门的监督检查工作，提供相关资料和信息。2.对于涉及公共利益或重大采购项目，可邀请社会公众参与监督，提高采购活动的透明度。（三）违规处理1