万达地产采购管理制度

PAGE万达地产采购管理制度一、总则（一）目的为加强万达地产采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司项目顺利推进，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于万达地产各区域公司、项目公司及相关职能部门涉及工程建设、设备物资、服务等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员组成，负责审议重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等关键事项。2.职责：审批年度采购计划和预算。审定重大采购项目的采购方式和供应商入围名单。协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.采购部：作为公司采购活动的具体执行部门，负责组织实施各类采购工作。2.职责：制定采购计划和采购流程。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同执行中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）需求部门1.各项目公司、职能部门等作为采购需求部门，提出具体的采购需求。2.职责：根据项目进度和工作需要，准确提交采购申请。参与采购过程中的技术规格确定、供应商评估等工作。负责验收采购物资和服务，反馈使用情况。（四）其他相关部门1.法务部：负责审核采购合同的合法性和合规性，提供法律支持。2.财务部：负责审核采购预算、支付款项等财务相关工作，监督采购资金的使用。3.审计部：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况和采购效益。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请后，结合公司库存情况、项目整体进度等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找：采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选：对潜在供应商进行初步筛选，审查其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉等，确定入围供应商名单。3.供应商评估：采购部组织相关人员对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括生产能力、质量控制体系、价格水平、售后服务等。4.供应商确定：根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。5.供应商管理：采购部定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作关系，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见。2.合同起草：采购部根据谈判结果起草采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。3.合同审核：采购合同初稿提交至法务部、财务部等相关部门进行审核，审核通过后报采购决策委员会审批。4.合同签订：采购合同经审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。（五）采购执行与验收1.采购执行：采购部按照采购合同要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.到货验收：采购物资到货前，采购部通知需求部门组织验收。验收人员按照合同要求对采购物资的数量、规格、质量等进行检验，填写《验收报告》。3.验收结果处理：如验收合格，需求部门在《验收报告》上签字确认；如验收不合格，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。（六）采购付款1.采购部根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》，提交至财务部审核。2.财务部审核采购合同执行情况、发票等相关资料，审核通过后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。组织开标、评标、定标，确定中标人。向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求不明晰、招标失败等情况，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购部、需求部门、技术专家等人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。组织谈判，与供应商就采购价格、交货期、质量标准等条款进行谈判，确定成交供应商。签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、供应商名称等内容。《单一来源采购申请表》经采购决策委员会审批通过后，与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度经营计划和项目预算，结合历史采购数据和市场价格走势，编制年度采购预算。2.采购预算应包括各类采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并按项目、部门进行分解。（二）预算执行1.采购部严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本，严禁超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等内容，报采购决策委员会审批。（三）预算监督与考核1.财务部定期对采购预算执行情况进行监督检查，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部对采购预算执行情况进行审计监督，对违反预算规定的行为进行严肃处理。3.公司将采购预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行处罚。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律法规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点风险领域。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强对供应商的管理和考核，选择信誉良好、实力雄厚的供应商；签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任；建立供应商应急管理机制，及时应对供应商突发问题。2.质量风险管理：加强采购物资的检验和验收工作，严格按照合同要求进行质量检验；要求供应商提供质量保证文件，对质量问题及时反馈并要求供应商整改；建立质量追溯体系，对出现质量问题的物资进行追溯和处理。3.价格风险管理：关注市场价格动态，定期收集市场价格信息；与供应商建立长期合作关系，争取合理的采购价格；采用套期保值等金融工具，应对价格波动风险。4.法律法规风险管理：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；采购合同签订前，报法务部审核，确保合同合法合规；及时关注法律法规变化，调整采购策略和合同条款（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如供应商逾期交货率、采购物资不合格率、采购价格波动幅度等，当指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、采购信息管理**（一）采购信息收集1.采购部建立采购信息收集渠道，收集市场价格信息、供应商信息、行业动态等相关信息。2.定期对收集的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，采购部、需求部门、财务部、法务部等相关部门可以共享采购信息，提高工作效率和协同性。2.及时发布采购项目信息、供应商信息、采购合同执行情况