万达公司采购制度及流程

PAGE万达公司采购制度及流程一、总则1.目的本采购制度旨在规范万达公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，满足公司生产经营及业务发展的需求，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目涉及的各类物资、服务及工程采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、咨询服务、建筑工程等。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争原则，对待所有供应商一视同仁，确保采购结果公平公正。经济性原则：在满足公司需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高资金使用效率。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、服务及工程符合公司要求和行业标准。诚实守信原则：公司与供应商之间应诚实守信，严格履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购活动进行监督和指导。2采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括供应商管理、采购计划制定、采购订单下达、采购合同签订、采购验收等工作，并定期向采购决策委员会汇报采购工作进展情况。3.其他相关部门职责需求部门：负责提出物资、服务及工程的采购需求，明确采购规格、数量、质量要求、交货时间及地点等，并对采购结果进行验收和使用评价。财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购合同进行财务审核，监督采购资金的支付和使用情况。法务部门：负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程1.采购需求分析需求部门根据公司生产经营计划、项目进度安排及实际工作需要，定期或不定期提出采购需求，并填写《采购申请表》，详细说明采购物资、服务或工程的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。采购部对采购需求进行汇总、分析和分类，对于复杂或重大采购项目，组织相关部门进行联合评审，确保采购需求的合理性和准确性。2.采购预算编制采购部根据采购需求分析结果及公司年度预算安排，编制采购预算草案，明确采购项目的预计金额、资金来源等信息。采购预算草案经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司财务状况、业务发展需求等因素，对采购预算进行调整和确定，形成正式的采购预算。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部进行初步筛选和调查，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，确定符合公司要求的供应商名单。供应商评估与选择：对于重大采购项目或新的采购品类，采购部组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，选择最合适的供应商。在选择供应商过程中，严格按照公司采购原则和相关法律法规要求进行操作，确保采购过程公平公正。供应商管理：采购部与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期履行情况、售后服务等进行评价，根据评价结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰或采取整改措施。4.采购计划制定采购部根据采购需求和供应商情况以及采购预算，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购责任人等信息，并确保采购计划与公司生产经营计划和项目进度相匹配。采购计划经采购部负责人审核后，报采购决策委员会备案。采购部按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。5.采购合同签订采购部与供应商就采购项目的具体条款进行谈判，达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务或工程的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同草案经法务部门审核后，提交至采购部负责人和需求部门负责人签字确认。采购合同签订后，由采购部负责跟踪合同执行情况，确保双方严格履行合同约定。6.采购订单下达采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资、服务或工程的具体要求、交货时间和地点等信息，并要求供应商签字确认。采购部及时将采购订单副本发送至需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门掌握采购进度和安排。7.采购验收采购物资、服务或工程到货前，需求部门应组织相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收流程和验收人员职责。采购物资、服务或工程到货后由需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号质量、性能等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准，工程是否符合设计要求和质量标准等。验收合格后，需求部门填写《验收报告》并签字确认。对于验收不合格的物资、服务或工程，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、返工等措施，直至验收合格。8.采购付款采购部根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购发票、验收报告、采购合同等相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批同意后，财务部门办理付款手续，支付采购款项。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、法律风险等。针对识别出的风险，采购部会同相关部门进行分析和评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任条款确保供应商严格履行合同约定。同时，建立供应商违约预警机制，及时发现供应商可能存在的违约迹象，采取相应措施进行防范和处理。质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保所采购的物资、服务及工程符合质量要求。对于重要物资和关键设备，可要求供应商提供质量保证文件或进行质量检验，必要时可委托第三方检测机构进行检测。价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格监测机制，定期收集和分析市场价格信息。对于价格波动较大的物资和服务，可采用套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格波动风险。合同风险：加强采购合同管理，严格按照法律法规和公司制度要求签订采购合同，并确保合同条款明确、具体、合法有效。在合同执行过程中，加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。法律风险：采购活动应严格遵守国家法律法规及相关政策要求，加强对采购人员的法律培训，提高法律意识。对于重大采购项目，可邀请法务部门提前介入，提供法律咨询和支持，确保采购活动合法合规。五、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程是否合规、采购合同是否履行等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为和腐败现象发生。2.外部监督公司接受相关政府部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合外部监督工作，及时整改存在的问题。对于重大采购项