院志办工作制度

PAGE院志办工作制度一、总则（一）目的为加强我院志办工作的规范化、制度化建设，提高工作效率和质量，确保院志编纂工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于院志办全体工作人员。（三）工作原则1.真实性原则：院志内容必须真实、准确地反映我院历史发展的全貌，不得虚构、夸大或歪曲事实。2.完整性原则：全面收集、整理我院各个方面的历史资料，确保院志涵盖我院发展历程中的重要事件、人物、成果等，力求内容完整。3.客观性原则：在编纂过程中，应秉持客观公正的态度，不偏袒、不歧视，如实记录我院的发展情况。4.规范性原则：严格按照国家有关法律法规、行业标准以及编纂规范进行院志的编纂工作，确保院志的质量和规范性。二、工作职责（一）院志办主任职责1.全面负责院志办的日常工作，制定工作计划和工作方案，并组织实施。2.组织协调院志编纂工作中的各项事宜，与各部门沟通协调，确保资料收集工作的顺利进行。3.审核院志编纂过程中的重要稿件和内容，把握院志的整体框架和编纂方向。4.负责与上级主管部门、相关单位以及专家学者的联系与沟通，争取支持和指导。5.定期向上级领导汇报院志编纂工作进展情况，及时解决工作中出现的问题。（二）资料收集人员职责1.制定资料收集计划，明确收集范围、内容和时间节点。2.通过多种渠道广泛收集我院历史资料，包括档案文件、会议记录、统计数据、图片影像、实物资料以及老同志的回忆材料等。3.对收集到的资料进行初步整理和分类，确保资料的完整性和准确性。并及时将资料移交至编纂人员进行进一步加工处理。4.建立资料收集档案，记录资料的来源、收集时间、整理情况等信息，便于查阅和管理。（三）编纂人员职责1.根据院志编纂大纲和资料收集情况，进行院志初稿的撰写工作。2.对收集到的资料进行深入研究和分析，按照编纂规范和要求，对资料进行筛选、整理、加工和提炼，确保院志内容的逻辑性和连贯性。3.注重文字表达的准确性和规范性，语言简洁明了，文风朴实庄重，力求使院志具有可读性和史料价值。4.根据审核意见对院志初稿进行修改完善，形成送审稿。（四）审核人员职责1.对院志送审稿进行全面审核，重点审核内容的真实性、准确性、完整性以及编纂质量。2.从政治观点、历史事实、文字表述、体例格式等方面提出审核意见，确保院志符合相关要求。3.组织召开审核会议或者与编纂人员进行沟通交流，反馈审核意见，督促编纂人员进行修改完善。三、工作流程（一）资料收集阶段1.每年年初，资料收集人员根据院志编纂工作的总体安排，制定详细的资料收集计划。计划应明确收集的范围涵盖我院建院以来各个时期的各类资料，包括但不限于行政管理、业务工作、科研成果、文化建设、人员变动等方面。2.通过查阅我院档案室的档案资料，收集各类文件、报表、会议记录、工作计划与总结等。对于重要文件和资料进行复印或扫描备份，确保原始资料的完整性。3.与各部门负责人沟通协调，获取本部门在不同时期的工作资料，如业务数据统计、项目报告、获奖证书、活动照片等。要求各部门指定专人负责资料的整理和报送工作，确保资料的准确性和及时性。4.开展实地调研，走访我院的各个分支机构或者曾经工作过的场所，收集相关实物资料，如老设备、老工具、荣誉牌匾等，并拍摄照片记录其现状和历史背景。5.向我院退休老同志发放资料征集函，邀请他们回忆我院发展历程中的重要事件和人物，撰写回忆录或提供相关线索。对于老同志提供的资料，要认真记录并表示感谢。6.关注我院官方网站、内部刊物、社交媒体等平台上发布的历史信息，及时进行收集和整理。同时，收集外部媒体对我院的报道资料，全面了解我院在社会上的影响力和形象。7.资料收集人员每月对收集到的资料进行一次初步整理，按照资料的类别和时间顺序进行分类存放，并建立电子和纸质档案。对资料进行编号登记，记录资料的名称、来源、收集时间等信息，方便后续查阅和管理。（二）编纂阶段（初稿撰写）1.在资料收集工作基本完成后，编纂人员根据院志编纂大纲的要求，对收集到的资料进行系统梳理和分析。明确各章节的主题和内容框架，确定各部分的重点和难点。2.按照章节顺序，编纂人员开始撰写院志初稿。在撰写过程中，要注重运用具体事例和数据，增强院志的说服力和可信度。对于重要事件和人物的描述，要力求详实准确，突出其在我院发展历程中的作用和贡献。3.编纂人员每周至少完成一定篇幅的初稿撰写工作，并定期与资料收集人员沟通，核实资料的准确性和完整性。对于存在疑问或需要补充的资料，及时反馈给资料收集人员进行进一步收集。4.在初稿撰写过程中，编纂人员要注重语言表达的规范性和准确性，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。同时，要注意文风的一致性，保持整体风格的庄重、朴实。5.初稿完成后，编纂人员要对全文进行通读检查，重点检查内容的逻辑连贯性、数据的准确性以及文字表述的通顺性。对发现的问题及时进行修改和完善，确保初稿的质量。（三）审核阶段1.院志初稿完成后，由审核人员进行全面审核。审核人员应制定详细的审核计划，明确审核重点和时间安排。2.审核人员首先对院志的整体框架和内容结构进行审核，检查是否符合编纂大纲的要求，各章节之间的逻辑关系是否紧密合理。3.对院志中的历史事实进行严格把关，查阅相关资料进行核实，确保每一个事件、人物、数据等都真实可靠。对于存疑的内容，及时与编纂人员沟通，要求提供详细的资料依据或进行进一步的调查核实工作。4.从文字表述方面进行审核，检查语言是否通顺、准确、规范，有无错别字、语病以及标点符号使用不当等问题。同时，对文风进行审查，确保符合院志编纂的要求，避免使用过于口语化或文艺化的表达。5.审核体例格式是否统一规范，包括字体、字号、排版、页码、页眉页脚等方面。确保全书体例一致，美观大方，便于阅读和存档。6.审核人员在审核过程中，要详细记录发现的问题和修改意见，形成审核报告。审核报告应包括审核基本情况、发现的问题、具体修改建议等内容。7.组织召开审核会议，审核人员向编纂人员反馈审核意见。编纂人员认真听取审核意见，与审核人员进行充分沟通交流，对存在的问题进行深入讨论。根据审核意见，编纂人员制定修改方案，并在规定时间内完成院志初稿的修改工作，形成送审稿。（四）定稿阶段1.送审稿经审核人员再次审核确认无误后，提交给院志办主任进行最终审定。2.院志办主任对送审稿进行全面审查，重点审查内容的政治性、真实性、准确性以及整体质量是否符合要求。3.如院志办主任对送审稿提出进一步修改意见，编纂人员应及时进行修改完善，直至达到定稿要求。4.定稿后的院志按照规定格式进行排版印刷，形成正式的院志文本。同时，制作电子文档备份，以便于查阅和传播。四、资料管理（一）资料收集管理1.建立资料收集登记制度，对每一份收集到的资料进行详细登记，包括资料名称、来源、收集时间、提供者等信息。2.资料收集人员应定期对收集到的资料进行整理和分类，按照不同的类别和时间顺序进行存放，确保资料存放有序，便于查找。3.对于重要资料和珍贵实物资料，应采取妥善的保管措施，如进行数字化处理、专柜存放、专人保管等，防止资料损坏、丢失或泄露。4.加强对资料收集过程的监督和管理，确保资料收集工作的真实性、完整性和合法性。严禁通过不正当手段收集资料，对于违反规定的行为要严肃处理。（二）资料整理管理1.资料整理人员应按照编纂大纲的要求，对收集到的资料进行系统整理。对资料进行筛选、分类、编号、编目等工作，建立资料索引和目录，方便查阅和使用。2.在资料整理过程中，要注重资料的关联性和逻辑性，将相关资料进行整合和梳理，形成有机的整体。对于重复或无用的资料要进行剔除，确保资料的精炼和准确。3.对整理后的资料进行电子文档和纸质文档的双重备份，分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。电子文档应按照规范的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构进行分类存放。4.定期对资料整理情况进行检查和评估，发现问题及时进行整改。同时，根据院志编纂工作的进展情况，适时调整资料整理的方式和方法，确保资料整理工作与编纂工作的紧密衔接。（三）资料查阅管理1.建立资料查阅制度，明确查阅资料的范围、流程和要求。院志办工作人员因工作需要查阅资料的，应填写查阅申请表，经院志办主任批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅我院志资料的，须持有单位介绍信或有效身份证明，经院志办主任审核同意，并报院领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，严格遵守查阅规定，不得擅自摘抄、复制、传播资料内容。3.查阅资料时，应在指定的场所进行，查阅人员不得在资料上涂改、标记、污损。如需摘抄或复制资料，应经资料管理人员同意，并按照规定的格式和要求进行操作。4.资料管理人员应对查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息，并将记录存档。对于查阅过程中发现的问题或异常情况，要及时向上级报告。五、保密制度（一）保密范围1.院志编纂过程中涉及的各类资料，包括尚未公开的档案文件、统计数据、内部会议记录、重要人物信息等。2.院志编纂过程中形成的各类稿件、审核意见、修改记录等内部工作文件。3.院志办工作人员在工作中知悉的我院商业秘密、技术秘密以及其他不宜公开的信息。（二）保密措施1.加强对院志办工作人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任和义务。2.对涉及保密内容的资料和文件，应严格按照保密规定进行管理，设置专门的保密柜存放，限制查阅权限，确保资料的安全。3.在院志编纂过程中，工作人员如需使用保密资料，应在保密环境下进行操作，并妥善保管资料，不得擅自将资料带出工作场所。4.对于通过网络传输的保密信息，应采取加密措施，确保信息传输的安全性。严禁在连接外网的计算机上处理和存储保密资料。5.严格控制对外提供院志资料的范围和程序，未经批准，不得向任何单位或个人提供涉及保密内容的资料。（三）保密监督与检查1.定期对院志办的保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为，要依法依规追究责任。2.设立保密举报电话和邮箱，鼓励全体工作人员对违反保密制度的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励。3.根据我院实际情况和保密工作要求，适时调整和完善保密制度，确保保密工作的有效性和适应性。六、档案管理制度（一）档案分类1.综合类档案：包括院志编纂工作的规划、计划、总结、报告、会议纪要等文件材料。2.资料类档案：涵盖收集到的各类历史资料，如档案文件、会议记录、统计数据、图片影像、实物资料等。3.编纂类档案：包含院志编纂过程中形成的各类稿件、审核意见、修改记录、校对记录等。4.其他类档案：与院志编纂工作相关的其他文件材料，如对外交流材料、专家咨询意见等。（二）档案归档1.资料收集人员、编纂人员和审核人员应在工作完成后及时将各自工作过程中形成的文件材料进行整理，按照档案分类要求进行分类装订。2.每月末，由专人负责将当月形成的各类档案资料收集汇总，进行统一编号和编目，并填写档案移交清单，移交至档案室进行集中保管。3.档案室管理人员对接收的档案进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。对不符合归档要求的档案，及时反馈给相关人员进行补充或整改。（三）档案保管1.档案室应具备完善的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、适宜。2.对档案进行科学分类存放，按照档案类别和时间顺序排列，便于查找和管理。同时，建立档案索引和目录，方便快速检索档案信息。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失和损坏。（四）档案查阅与借阅1.内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅过程中，应在档案室管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出档案室。2.因工作需要借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经院志办主任批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。借阅期满后，应按时归还档案，档案室管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，及时追究借阅人员的责任。（五）档案销毁1.对于已失去保存价值的档案，由档案室管理人员提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报院志办主任审核，并经院领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。3.销毁记录应与档案销毁申请表一同存档，以备查阅。七、工作纪律（一）考勤制度1.院志办工作人员应严格遵守我院的考勤制度，按时上下班，不得迟