部门档案工作制度

PAGE部门档案工作制度一、总则（一）目的为加强本部门档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门各科室及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指本部门在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则：档案内容应真实反映本部门工作实际情况，严禁弄虚作假。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以部门负责人为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本部门档案工作规章制度。2.审定本部门档案工作计划和总结，研究解决档案工作中的重大问题。3.监督、指导本部门各科室的档案工作，确保档案工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类编目、装订、上架等基础工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。3.按照规定的程序和要求，为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。4.对档案信息进行统计分析，及时向档案管理领导小组汇报档案工作情况。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的数字化管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文、来函、批示、通知等文件材料。2.本部门形成的各类文件、报告、请示、批复、会议记录、纪要、合同、协议、报表等。3.本部门开展业务活动中形成的工作计划、总结、调研材料、统计报表、技术资料、图纸、照片、音像资料等。4.本部门人员参加各类会议带回的文件、资料、会议纪要等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于重要文件材料，应及时收集并移交档案管理人员，不得擅自留存或销毁。3.收集的文件材料应保持其原貌，不得随意涂改、剪裁、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。本部门档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.做好档案的防虫、防霉、防鼠等工作，定期投放防虫药品，保持库房清洁卫生。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、内容完整。（三）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、设施的安全管理。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。3.严格执行档案借阅、归还制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和防范能力。五、档案的利用（一）利用范围本部门员工因工作需要，可查阅、借阅本部门的档案。外单位因工作需要查阅本部门档案的，须经本部门负责人批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等，经部门负责人批准后，方可复制。复制档案应支付相应的费用。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等。登记应及时、准确、完整，以便于统计分析和档案的跟踪管理。（四）利用监督档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保档案的安全和完整。如发现档案利用者有违反档案管理制度的行为，应及时制止并报告部门负责人。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、准确判定档案价值的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、各科室负责人等组成。鉴定小组负责对本部门已到保管期限的档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，综合分析其保存价值。（四）鉴定标准1.对反映本部门主要职能活动、历史发展、具有重要查考利用价值的档案，应予以保留。2.对已过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对介于两者之间的档案，应进行进一步的分析和研究，确定其是否具有保存价值。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经部门负责人审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁记录应保存[X]年，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本部门档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平，为档案的利用提供更加便捷的服务。（二）信息化建设内容1.档案信息录入：将纸质档案中的文件信息录入计算机系统，建立档案数据库。2.档案信息分类：按照档案管理的分类标准，对档案信息进行分类管理。3.档案信息检索：建立档案信息检索系统，实现档案信息的快速检索和查询。4.档案信息安全管理：采取必要的安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息录入的准确、完整。2.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。备份数据