询价比价工作制度

PAGE询价比价工作制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司询价比价工作流程，确保采购活动的公平、公正、公开，有效控制采购成本，提高公司经济效益，保障公司采购物资和服务的质量。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、工程发包、服务外包等需要进行询价比价的业务活动。3.基本原则询价比价工作应遵循以下原则：合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。透明性原则：询价比价过程及结果应保持透明，接受公司内部监督。效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理询价比价，实现采购成本最低化，提高公司经济效益。二、询价比价流程1.需求提出各部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购立项采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目进行评估，判断是否需要进行询价比价。对于符合询价比价条件的项目，进行采购立项，并确定项目负责人。3.供应商选择项目负责人通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家符合条件的供应商作为询价对象。筛选标准可包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。4.询价文件编制项目负责人根据采购项目需求，编制询价文件。询价文件应包含以下内容：采购项目详细说明，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术标准等。报价要求，明确报价方式（如含税价、不含税价等）、报价有效期等。交货时间、地点及交货方式要求。售后服务要求，如维修期限、响应时间等。供应商需提供的资质证明文件及其他相关资料要求。询价文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字。5.询价发出项目负责人将审核通过的询价文件以书面或电子方式发送给选定的供应商，并要求供应商在规定时间内进行报价。对于重要采购项目，可同时组织供应商进行现场答疑会，确保供应商对询价文件理解一致。6.报价接收与整理供应商应在规定时间内将报价文件密封提交至采购部门。项目负责人对收到的报价文件进行检查，确保报价文件完整、有效。对供应商的报价进行整理，列出各供应商的报价明细，包括物资或服务名称、规格、数量、单价、总价等信息。7.比价分析项目负责人对各供应商的报价进行详细比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素。对于价格明显偏离市场水平或存在疑问的报价，与供应商进行沟通核实。根据比价分析结果，初步筛选出几家性价比相对较高的供应商作为进一步谈判或评审的对象。8.谈判或评审针对初步筛选出的供应商，采购部门组织相关人员进行谈判或评审。谈判或评审过程中，应重点关注以下内容：价格合理性，要求供应商对报价进行解释说明，并争取更优惠的价格。根据采购项目需求，进一步明确质量标准、技术要求等细节，要求供应商提供更详细的技术方案或质量保证措施。交货期的可靠性，与供应商协商确定合理的交货时间，并要求其提供交货进度计划。售后服务承诺，了解供应商的售后服务体系，确保在出现问题时能够及时得到解决。谈判或评审结束后，形成谈判或评审报告，记录谈判或评审过程及结果，推荐最终的中标供应商。9.审批与决策谈判或评审报告提交至采购部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导等相关人员进行审批。审批通过后，确定中标供应商，并发出《中标通知书》。10.合同签订采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订应严格按照公司合同管理制度执行，确保合同合法有效。三、询价比价相关职责分工1.采购部门负责制定和完善询价比价工作制度，并组织实施。收集、整理和维护供应商信息，建立供应商数据库。组织采购项目的询价比价工作，编制询价文件，发出询价通知，接收报价文件，进行比价分析、谈判或评审等工作。负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。2.需求部门提出采购需求，填写《采购申请表》，明确采购物资或服务的详细要求。参与询价比价过程中的技术交流、谈判等工作，提供专业意见和建议。协助采购部门对采购物资或服务进行验收，确保符合需求部门要求。3.财务部门参与采购项目的询价比价工作，从财务角度对采购成本、付款方式等进行审核和分析。负责对采购合同中的财务条款进行审核，确保公司财务利益得到保障。监督采购资金的支付情况，对采购项目的成本进行核算和控制。4.公司分管领导对重大采购项目的询价比价结果进行审批，做出最终决策。协调各部门之间在询价比价工作中的关系，确保工作顺利进行。四、询价比价工作的监督与管理1.内部监督公司内部审计部门定期对询价比价工作进行审计监督，检查询价比价流程是否合规，采购行为是否符合公司利益。采购部门应定期向公司管理层汇报询价比价工作情况，接受管理层的监督和指导。2.供应商反馈建立供应商反馈机制，鼓励供应商对询价比价过程中存在的问题或不合理要求进行反馈。采购部门应及时处理供应商反馈信息，对存在的问题进行整改。3.违规处理对于在询价比价工作中违反本制度规定，存在违规行为的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。构成违法犯罪的，依法追究法律责任。五、询价比价工作的信息化管理1.建立询价比价管理系统利用信息化技术建立询价比价管理系统，实现采购需求提出、供应商选择、询价文件编制、报价接收与整理、比价分析、审批决策等环节的信息化管理。通过系统，提高工作效率，减少人为错误，确保询价比价工作的规范化和标准化。2.数据统计与分析询价比价管理系统应具备数据统计与分析功能，能够对采购项目的相关数据进行统计分析，如采购金额、采购数量、供应商报价情况、采购成本变动趋势等。通过数据分析，