招采办工作制度

PAGE招采办工作制度一、总则（一）目的为规范公司招采办工作流程，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对招采办工作的内部控制，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司的物资采购、工程招标、服务采购等招采办活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保招采办活动合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障所有参与招采办活动的供应商平等参与竞争。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购周期等因素，追求经济效益最大化。4.诚实守信原则：参与招采办活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假信息。二、招采办组织与职责（一）招采办决策机构公司设立招采办领导小组，作为招采办决策机构。领导小组由公司高层管理人员组成，负责审议重大招采办项目的采购策略、采购方式、采购预算等重要事项，对招采办工作进行宏观指导和监督。（二）招采办执行部门公司设立招采办部门，作为招采办工作的执行机构。招采办部门负责具体组织实施招采办活动，包括采购需求的收集与整理、采购文件的编制与发布、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.技术部门：协助需求部门对采购项目的技术要求进行审核，提供技术支持和技术标准，参与技术方案的评审和验收工作。3.财务部门：负责审核采购预算，参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用，对采购成本进行核算和分析。4.法务部门：负责对采购合同进行合法性审查，提供法律咨询和法律风险防范建议，处理采购活动中的法律纠纷。三、采购需求管理（一）需求提出1.需求部门应根据公司业务发展需要和实际工作需求，及时提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、交货期、售后服务等内容。2.对于重大采购项目或复杂技术要求的采购项目，需求部门应组织相关部门进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。（二）需求审核1.招采办部门：对需求部门提交的采购需求进行形式审查，检查采购需求是否完整齐全、表述清晰准确。2.技术部门：对采购需求的技术要求进行审核，确保技术要求符合公司实际业务需求和行业技术标准。3.财务部门：对采购需求的预算进行审核，确保采购预算合理合规，与公司财务状况相适应。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因业务调整、技术变更等原因需要变更采购需求，需求部门应填写《采购需求变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对采购项目的影响。2.《采购需求变更申请表》经需求部门负责人、招采办部门负责人、技术部门负责人、财务部门负责人及分管领导审批后，交招采办部门执行。招采办部门应根据变更后的采购需求，及时调整采购文件和采购活动安排。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，招采办部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式及时间、投标截止时间及开标时间地点等信息。3.招采办部门应按照规定的程序组织开标、评标和定标工作，确保公开招标活动的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，招采办部门应根据采购项目的特点和需求，选择不少于三家符合条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求及投标文件的获取方式等内容。3.招采办部门应按照规定的程序组织邀请招标活动，确保邀请招标过程的规范、透明。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购时，招采办部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其谈判文件进行澄清或者修改，但不得改变谈判文件的实质性内容。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的，招采办部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、采用单一来源采购方式的原因及拟采购供应商的名称等，并附相关证明材料。《单一来源采购申请表》经需求部门负责人、招采办部门负责人、财务部门负责人及分管领导审批后，报公司招采办领导小组批准。3.单一来源采购项目应在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商进行协商谈判，确定采购价格和采购合同条款。采购合同签订后，招采办部门应将采购情况报公司审计部门备案。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购时，招采办部门应向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的基本情况、采购要求、报价要求及格式等内容。3.供应商应在规定时间内将报价文件密封送达招采办部门，招采办部门应组织对供应商的报价进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应根据采购项目的特点和需求编制，一般包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应明确采购项目的各项技术、商务要求，确保采购文件的内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清的表述。2.采购文件中的评标标准应科学合理、客观公正，能够充分反映采购项目的特点和需求，便于评标委员会对投标文件进行评审和比较。3.采购文件应明确投标文件的格式和内容要求，确保投标文件的规范性和一致性，便于评标委员会进行评审和比较。（三）采购文件审核与发布1.采购文件编制完成后，招采办部门应组织需求部门、技术部门、财务部门、法务部门等相关部门对采购文件进行审核，确保采购文件符合法律法规、行业标准及公司要求。2.审核通过后的采购文件应按照规定的程序进行发布，公开招标、邀请招标的采购文件应在指定的媒体上发布，竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应向符合资格条件的供应商发出。六、供应商管理（一）供应商准入1.招采办部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和程序。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商应向招采办部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、产品质量认证证书、业绩证明材料等。3.招采办部门对潜在供应商提交的申请材料进行初审，初审合格后，组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估，考察内容包括供应商生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面的情况。经考察评估合格的供应商，纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.招采办部门应建立供应商评价与考核制度，定期对供应商进行评价和考核。评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.招采办部门应根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下优先选择；对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。3.供应商评价与考核结果应作为供应商后续合作、采购份额分配、信用额度调整等方面的重要依据。（三）供应商淘汰与退出1.对于出现以下情形之一的供应商，招采办部门应及时将其从公司供应商名录中淘汰，并停止与其合作：提供虚假材料骗取供应商准入资格的；产品质量出现严重问题，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，多次遭到公司投诉的；存在商业贿赂等违法违规行为的。2.供应商主动提出退出合作的，应提前向招采办部门提交书面申请，经招采办部门同意后，办理相关退出手续。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，招采办部门应按照采购文件和谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期及地点、价格、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，招采办部门应将采购合同草本提交需求部门、技术部门及法务部门进行审核，审核通过后，报分管领导审批。采购合同签订后，招采办部门应将采购合同副本送财务部门备案。(二)合同执行1.供应商：应按照采购合同约定的时间、地点、方式等条款履行交货义务，并提供相关的质量证明文件和售后服务。2.招采办部门：负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商出现违约行为，招采办部门应按照合同约定追究其违约责任。3.需求部门：负责对采购物资、工程或服务进行验收，验收合格后，出具验收报告。如验收不合格，需求部门应及时通知招采办部门，招采办部门应与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。(三)合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、业务变更等原因需要变更或解除采购合同的，招采办部门应填写《采购合同变更申请表》或《采购合同解除申请表》，详细说明变更或解除的原因、内容及对采购项目的影响。2.《采购合同变更申请表》或《采购合同解除申请表》经需求部门负责人、招采办部门负责人、财务部门负责人及分管领导审批后，交招采办部门与供应商协商办理变更或解除手续。变更或解除采购合同后，招采办部门应及时调整采购预算和相关工作安排。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对招采办工作进行审计监督，检查招采办活动是否符合法律法规、公司制度及采购流程的要求，采购文件的编制、发布、评审等环节是否规范，采购合同的签订、执行、变更等情况是否合规等。2.招采办部门应建立健全内部