展会参展费用报销函3篇范文

第=PAGE1*2-11页（共=NUMPAGES1*22页）PAGE展会参展费用报销函3篇范文展会参展费用报销函第1篇尊敬的XX公司采购部负责人：我司将于2025年4月15日4月17日在XX国际会展中心举办“XX产业博览会”，现就参展费用报销事宜函告一、参展基本信息我司为XX有限公司，将于展会期间参展，展位号为A101，展位面积为120平方米。展会期间将安排参展人员共计30人，包括项目负责人1名、技术团队5名、宣传人员5名及后勤人员9名。二、参展费用明细本次参展费用共计人民币伍拾万元整（¥500,000），包含以下项目：1.展位租赁费：人民币叁拾万元整（¥300,000）2.展具及设备租赁费：人民币伍万元整（¥50,000）3.人员交通及食宿费：人民币壹拾万元整（¥100,000）4.宣传物料制作费：人民币壹万元整（¥10,000）5.其他杂项费用：人民币伍万元整（¥50,000）三、报销申请说明根据我司财务管理制度，现申请对上述参展费用进行报销，具体明细付款人：XXX（姓名）付款账号：XXXXXXXXXXXXXX付款方式：银行转账报销单号：XXXXXXXXXXXXXX四、付款时间与方式我司将于展会结束后5个工作日内完成款项支付，采用银行转账方式，收款账户信息已与贵司财务部确认无误。五、其他说明本次参展为我司首次参加该展会，相关费用已纳入我司年度预算计划，现申请正式报销。敬请贵司审核并予以批准为盼。此致敬礼XX有限公司公司名称______日期：2025年4月10日联系人：XXX（姓名）联系方式：XXXXXXXXXXXX地址：XXXXXXXXXXXXXXXX展会参展费用报销函第2篇尊敬的合作伙伴：我司于近期计划参加展会名称，现就参展相关费用报销事宜函告一、参展费用概览本次参展费用共计人民币XXX元，包含展位租赁费、宣传物料制作费、物流运输费及场地布置费等，具体明细详见附件《参展费用明细表》。二、报销申请流程根据公司财务制度，本次参展费用需通过公司财务部门审核并提交报销申请。申请流程1.费用确认：参展费用已由供应商名称开具正式发票，发票号为发票号码，金额与附件一致。2.报销提交：请于具体日期前通过公司财务系统提交报销申请，逾期将视为未完成报销流程。3.审核与支付：财务部门将在收到申请后审核时间内完成审核，并于支付时间前支付至指定账户。三、注意事项1.请保证发票内容与参展实际一致，如有不符请及时与财务部门联系。2.报销申请需附上参展合同、发票、现场照片等佐证材料，以保证报销顺利。3.如有疑问，请联系财务部联系人姓名，联系方式为联系方式______，电子邮箱为电子邮箱______。敬请贵方配合，共同完成本次参展费用的报销工作。感谢贵方对我司的支持与信任。此致敬礼公司名称______姓名______职位______日期______联系人姓名联系方式______电子邮箱______联系地址______展会参展费用报销函篇3尊敬的____：我公司现就本次展会参展费用的报销事宜，特此函告一、背景与目的说明根据我公司与主办方签订的《参展合作协议》，我公司将于展会名称于展会日期期间参加展会地点举办的展会全称展会。本次参展旨在展示我公司产品/服务/技术，拓展客户资源，提升品牌影响力。为保证参展活动顺利实施，现需根据相关财务规定，对参展费用进行合理报销。二、具体事项详细描述本次参展费用主要包括以下内容：1.展位费：人民币金额元，用于支付展位租赁费用。2.宣传物料费：人民币金额元，用于制作展板、展架、宣传册等。3.人员交通补贴：人民币金额元，用于支付参展人员的交通及食宿费用。4.其他费用：包括但不限于展会期间的物料运输、现场布置、人员培训等，共计人民币金额元。三、数据事实支撑根据我公司财务部门统计，本次参展费用已由公司财务负责人审核确认，费用明细详见附件《参展费用明细表》。该明细表已由公司财务部负责人签字确认，符合公司财务报销流程及行业规范。四、明确的行动建议或要求1.请贵方于日期______前将报销凭证及相关资料发送至我公司财务部邮箱邮箱地址。2.报销凭证需包含：发票复印件、付款凭证、费用明细表、参展人证件号码明等。3.请保证报销资料完整、真实、有效，以便我公司财务部门及时审核并完成报销流程。五、时间节点和后续安排本次费用报销申请将于日期______前完成，财务部将在日期______前完成审核，并于日期______前完成报销款项的支付。六、其他事项请贵方在收到本函后，于日期______前将相