ERP系统运行维护管理规定

ERP系统运行维护管理

规定

ERP系统运行管理制度

第一阶段

职务/姓名签字日期

批准

审核

编制

管理：综合管理部

文件号版本号：A0

此文件属丁无事先授权不得使用、复制、传播

日期：

和泄密。

综合管理部

更改记录

更改日

序号变更描述编制审核批准

期

目录

1前后

目的

为保证ERP系统第一阶段的稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、

准确、规范、完整，达到资源有效共享，结合公司的实际，特制定本制度。

范围

本制度对以下运行管理方面加以明确：

（1）各部门（岗位）ERP职责及要求

（2）系统管理

（3）权限管理

（4）检查与考核

（5）奖励与处罚

本标准适用于公司内部ERP系统使用。

解释权与生效时间

本制度的解释权属公司综合管理部。

本制度自发布之日起生效，各相关部门按本制度的执行。

2各部门（岗位）ERP职责及要求

综合管理部ERP职责及要求

岗位职责描述

负责ERP系统的业务管理工作。

公司ERP系统参数、单据性质及部分基础数据的设置及维护。

负责组织制定ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督

指导执行。

负责平衡、协调解决ERP运行过程中出现的问题，并针对ERP系统提出管

理建议。

ERP专员

负责各部门ERP权限设定、维护及管理。

负责ERP系统内报表的开发和修改工作。

负责ERP系统数据库管理、后台维护等。

作为公司对外接口，与ERP及接口提供商进行协议并及时解决系统运行过

程中的问题。

向主管领导汇报ERP运行情况，协助组织召开系统运行情况的总结、分析

及问题讨论会议。

网络管理

负责ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。

员

销售部ERP职责及要求

岗对应ERP工作

位职责描述

及要求

主安排并检查本部门ERP工作。

管

审批销售相关单据。

内销售部ERP的整体管理工作，ERP项目接口人。

勤管理客户信息。客户信息

给客户报价。报价单

料件、工具等借予客户使用，录入借出单。借出单

借出归还，录入借出归还单。借出归还单

根据销售合同，录入销售订单。客户订单

业

销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。客户订单变更单

务

员根据发货计划，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。销货单

客户退货。销退单

录入销售发票销售发票

预收款单、收款

录入预收款单、收款单。

单

采购部ERP职责及要求

岗对应ERP工作

位职责描述

及要求

安排并检查本部门ERP工作。

主

审批采购相关单据。

管

工艺与采购共同制定BOM损耗率。

采购部ERP的整体管理工作，ERP项目接口人。

内管理供应商信息。供应商信息

勤接受发票，整理发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准

备。

计

划采购/外协、生产计

接收客户订单等编制生产或采购计划。

员划

录

对各种研发类、新产品的零件进行询价，经过领导确认定出

入询价单

价格。

采对批量生产需要的各种零件进行比议价，经过领导确认定出

维护请购信息，

对各种情况下产生的请购单，对采购供应商、数量、单价、

从请购单生成采购

交期等信息进行维护，经主管审批完发放。

单

采购单管理及跟踪执行情况。采购单

对已经有入库的采购订单的采购合同变更时，对采购订单也

采购变更单

做相应的变更。

对下发的采购订单进行跟踪催货，到货送检，及时取得入库

进货单

单，质检单，录入进货单。

己经进入库房，在生产使用过程中发现不良，退货的处理。退货单

录入采购发票采购发票

车间生产需原材料委外加工，录入委外领料单。委外领料单

委外加工超定额领料，录入委外超领单。委外超领单

委外领料后退回。委外退料单

外协加工付款必须按合同申请，以便财务付款单指定到对应

委外发票

合同中，录入委外发票。

录入预付款单、付款单。预付款单、付款单

库房ERP职责及要求

岗对应ERP工作

位职责描述

及要求

主安排并检查本部门ERP工作。

管书面审批异常数量调整单、报废领料单。

料件仓库间的调拨。调拨单

从库房借出料件；从供应商或者客户处借入料?。审核借出/入单

审核借出/入归还

借出的料件归还给仓库；借入的料件归还给供应商或者客户。

单

审核厂内发退料单、委外退料单。

库

管审核厂内发料单、厂内超领单、委外领料单、委外超领单。

员

质检员检验完到货的物料后，通知库管员点数并入库，审核进

审核进货单

货单。

在生产过程中发现物料不良，车间将物料退回不合格品库房，

审核退货单

由采购员录入退货单，库管员点退货数量，审咳退货单。

根据质检工程师对客户退给销售的物料判定结果，点数入库。审核销退单

对公司需报废的物料的账务处理。报废单

生产成品后入库。审核成品入库单

发货给客户。审核销货单

研发部ERP职责及要求

岗对应ERP工作

位职责描述

及要求

主安排并检查本部门ERP工作。

管审核BOM相关单据。

标根据设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，方便维修、

准采购的方向，综合平衡是否新增品号，如需，则必须按新品号确保品号相关属

化申请流程申请，申请完后方可新增品号，并保证数据库材料编性的规范

号、名称、规格等相关属性的标准化。

生产部ERP职责及要求

岗对应ERP工作

位职责描述

及要求

安排并检查本部门ERP工作。

审核生产相关单据。

主录入产品BOM清单。录入BOM

管

BOM变更，有以下几种情况：

BOM与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自BOM变更

制改外购、材料定额增加、材料定额减少。

生产计划内的领料，书面审核厂内发料单。

生产计划内领料的退回。生产退料单

厂内加工超定额领料，录入厂内超领单。厂内超领单

班

组库管员各项目计划的物资配料、发料车间后，书面审核厂内发

审核厂内发料单

长料单

生产辅料、消耗性工具的领料。费用领料单

生产辅料、消耗性工具领料的退回。费用退料单

成品入库，录入成品入库单。成品入库单

3.系统管理

用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序

ERP专员负责按照系统安全规定定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份,

并对系统和数据库运行全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。

网络管理员定期对ERP服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。

各用户对自己录入的单据负责，对需要用的基础数据进行核实，如有问题及时通

知E即专员，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作进行检查。

ERP系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的工作内容授权给其他用户负责完

成，并给相应人员申请临时权限，不得延误工作。

做单必须要有依据，严禁在ERP系统中随意更改各种数据。

对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据丢失,

为提高ERP系统资源利用率，用户在完成操作后，应及时退出E即避免其他用户

无法使用系统。

为提高系统运行效率，各部门必须密切配合，录入单据人员、各级审核人员应履

行本岗位职责，单据录入、审核在1个工作日内办理完，特殊情况在2个工作日

内办理完。