校办工作制度

PAGE校办工作制度一、总则（一）目的为了加强学校办公室（以下简称“校办”）的规范化管理，提高工作效率和服务质量，保障学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及学校实际情况，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于校办全体工作人员，涵盖校办所承担的各项行政管理、协调服务、文件处理、会议组织、信息传达等工作领域。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、教育部门相关政策以及学校的各项规章制度，确保各项工作合法合规。2.高效服务原则：以服务学校师生、保障学校正常运转为宗旨，树立高效、优质的服务意识，及时、准确地处理各类事务。3.分工协作原则：明确各岗位职责，在分工的基础上加强协作配合，形成工作合力，共同完成校办各项工作任务。4.保密原则：严格遵守学校保密制度，对涉及学校机密信息、师生隐私等内容予以保密，防止信息泄露。二、岗位职责（一）校办主任职责1.全面负责校办工作，制定工作计划和目标，组织实施并监督执行情况。2.协调学校各部门之间的工作关系，传达学校领导指示，反馈各部门工作进展及问题，确保学校各项工作协调推进。3.负责组织起草学校重要文件、报告、总结等文字材料，审核以学校名义发布的各类文件、文稿。4.主持校办日常工作会议，安排工作任务，检查工作落实情况，及时解决工作中出现的问题。5.负责与上级教育主管部门、社会各界及相关单位的沟通联络，代表学校处理对外事务，维护学校良好形象。6.参与学校重大决策的研究和制定，为领导决策提供信息支持和参考意见。7.负责校办工作人员的管理和考核，组织开展业务培训和学习交流活动，提高团队整体素质。（二）行政秘书职责1.协助校办主任处理日常行政事务，负责办公室的文件收发、登记、传阅、归档等工作。2.负责学校行政印章的管理和使用，严格按照规定程序进行用印登记，确保印章使用安全规范。3.协助组织学校各类会议，包括会议通知的发送、会议场地的安排、会议资料的准备、会议记录及纪要整理等工作。4.负责学校办公用品的采购、保管和发放工作，建立办公用品台账，定期进行盘点清查。5.负责学校车辆的调度和管理，做好车辆使用登记、维护保养安排等工作，确保车辆安全运行。6.协助做好学校公务接待工作，按照接待标准安排接待事宜，负责接待过程中的协调服务工作。7.完成校办主任交办的其他临时性工作任务。（三）文件管理秘书职责1.负责学校各类文件的起草、审核、修改和印发工作，确保文件内容准确、格式规范。2.建立健全学校文件管理制度，对文件的分类、编号、存档等进行规范化管理，便于文件的查阅和检索。3.定期对学校文件进行清理和归档，做好电子文件和纸质文件的备份工作，防止文件丢失或损坏。4.跟踪文件的执行情况，及时向相关部门和领导反馈文件落实过程中出现的问题，督促文件要求的贯彻执行。5.负责学校档案资料的收集、整理、归档和保管工作，按照档案管理规定进行分类存放，确保档案资料的完整性和保密性。6.协助做好学校年鉴、校史等资料的编撰工作，提供相关文件资料和数据支持。7.完成校办主任交办的其他与文件管理相关的工作任务。（四）信息宣传秘书职责1.负责学校信息宣传工作的策划和组织实施，制定信息宣传工作计划和方案。2.及时收集、整理学校各类工作信息，撰写新闻稿件，通过学校官网、微信公众号、校报等渠道进行发布，展示学校工作动态和办学成果。3.关注教育行业动态和社会热点话题，结合学校实际情况，进行专题报道和深度宣传，提升学校的社会知名度和美誉度。4.负责学校宣传资料的设计、制作和更新工作，包括宣传册、海报、视频等，为学校各项活动提供宣传支持。5.协助组织学校各类宣传活动，如校园开放日、招生宣传等，负责活动现场的宣传布置和信息传播工作。6.加强与媒体的沟通与合作，及时向媒体提供学校新闻线索，积极应对媒体采访和报道，维护学校良好的舆论环境。7.完成校办主任交办的其他信息宣传相关工作任务。（五）信访接待秘书职责1.负责接待来访人员，认真倾听来访诉求，做好详细记录，对能够当场解答的问题及时给予答复。2.对于来访人员反映的问题，按照规定程序进行分类整理，及时转交给相关部门处理，并跟踪处理进度，定期向来访人员反馈处理结果。3.协助处理学校的信访投诉案件，做好调查核实工作，提出处理意见和建议，报学校领导审批后执行。4.定期对信访情况进行分析总结，并形成报告提交给学校领导，为学校改进工作、完善管理提供参考依据。5.加强与师生的沟通交流，了解师生的思想动态和实际需求，及时发现并化解潜在的矛盾和问题，维护学校的和谐稳定。6.完成校办主任交办的其他信访接待相关工作任务。三、工作流程（一）文件处理流程1.收文校办行政秘书负责签收上级部门、其他单位发送的文件，对文件进行初步检查，确保文件完整无缺。填写《文件收文登记表》，详细记录文件的名称、文号、来文单位、收文日期等信息。将文件附上《文件传阅单》，按照学校领导分工和部门职责范围进行传阅，传阅过程中做好跟踪记录，确保文件传阅及时、准确。对于需要办理的文件，行政秘书根据文件内容和领导批示，及时转交给相关部门或人员，并做好交接记录。2.发文文件主办部门或人员起草文件初稿，经部门负责人审核后提交校办文件管理秘书。文件管理秘书对文件初稿进行格式审核和内容审核，确保文件符合学校发文规范和要求。对于不符合要求的文件，及时与起草部门沟通修改。文件审核通过后，文件管理秘书进行编号、排版，填写《文件发文登记表》，并提交校办主任签发。校办主任签发后的文件，由文件管理秘书负责印发，按照规定的发送范围进行分发，并做好文件发放记录。对于重要文件，可采用专人送达或机要通信等方式传递。（二）会议组织流程1.会议筹备根据学校工作安排和领导指示，确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息。行政秘书负责起草会议通知，明确会议的各项要求，经校办主任审核后发送给参会人员。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，确保资料齐全、内容准确。安排会议场地，调试音响、投影仪等设备，摆放桌椅、文具等物品，营造良好的会议环境。2.会议进行行政秘书提前到达会议现场，做好签到、引导等服务工作，确保参会人员按时就座。会议期间，认真做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决策事项、领导讲话要点等，确保记录准确、完整。负责会议期间的设备操作和服务保障工作，及时处理突发情况，保证会议顺利进行。3.会议结束会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要经校办主任审核后，发送给参会人员及相关部门，并督促会议决策事项的落实。清理会议场地，归还借用物品，关闭设备电源，做好会议后续收尾工作。（三）信息宣传流程1.信息收集信息宣传秘书定期与学校各部门沟通联系，了解学校工作动态、师生活动、教学成果等信息，主动收集各类新闻素材。关注学校官网、微信公众号、校报等平台的信息反馈，及时整理师生留言、意见建议等内容，从中挖掘有价值的信息线索。关注教育行业网站、社交媒体等渠道，收集与学校相关的行业资讯、社会热点话题，为学校信息宣传提供参考。2.信息撰写与审核信息宣传秘书根据收集到的信息素材，撰写新闻稿件。新闻稿件应主题明确、内容真实、语言简洁、格式规范，突出学校工作亮点和特色。撰写完成的新闻稿件提交给校办主任审核。校办主任对新闻稿件的内容、表述等进行审核把关，提出修改意见。信息宣传秘书根据审核意见进行修改完善，确保新闻稿件质量。3.信息发布审核通过的新闻稿件，按照信息发布计划在学校官网、微信公众号、校报等平台进行发布。在发布过程中，严格按照各平台的操作规范进行排版、编辑，确保信息发布准确无误。对于重要信息或紧急信息，及时调整发布时间和方式，确保信息能够及时、有效地传达给师生和社会各界。信息发布后，密切关注信息的传播效果和反馈情况，收集师生的阅读量、点赞数、评论等数据，分析信息的影响力和传播效果，为后续信息宣传工作提供参考。（四）信访接待流程1.接待来访信访接待秘书热情接待来访人员，引导来访人员到指定接待室就座，为来访人员倒茶，营造良好的接待氛围。认真倾听来访人员的诉求，详细记录来访人员的基本信息、反映的问题、提出的意见和建议等内容，确保记录准确、完整。2.问题处理对于来访人员反映的问题，能够当场解答的，信访接待秘书应依据相关政策法规和学校规定，耐心细致地给予答复和解释，做好沟通疏导工作。对于不能当场解答的问题，信访接待秘书向来访人员说明情况，并告知其将在规定时间内给予答复。同时，按照规定程序填写《信访登记表》，将来访问题进行分类整理，附上相关材料，及时转交给相关部门处理，并做好交接记录。3.跟踪反馈信访接待秘书定期跟踪相关部门对来访问题的处理进度，及时与处理部门沟通协调，了解处理情况。处理部门将处理结果反馈给信访接待秘书后，信访接待秘书及时与来访人员取得联系，反馈处理结果，并认真听取来访人员的意见。对于来访人员不满意的处理结果，进一步协调相关部门进行复查或重新处理，直至来访人员满意为止。四、工作纪律（一）考勤制度1.校办工作人员应严格遵守学校的考勤规定，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.请假应提前按照学校请假流程办理请假手续，填写《请假申请表》并经批准。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.因特殊情况无法提前请假的，应及时向校办主任说明情况并补办请假手续。未经批准擅自离岗的，按旷工处理。4.校办行政秘书负责每月统计工作人员的考勤情况，并将考勤结果上报学校人事部门。（二）工作纪律1.严格遵守工作时间，不得在工作时间内从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页、聊天等。2.认真履行岗位职责，对待工作要严谨细致、认真负责，不得敷衍塞责、推诿扯皮。3.遵守保密制度，对工作中涉及的学校机密信息、师生隐私等内容严格保密，不得泄露给无关人员。4.加强团队协作，同事之间要相互支持、相互配合，不得搬弄是非、破坏团结。5.遵守学校的各项规章制度，服从学校的工作安排和调度，积极完成各项工作任务。（三）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，不得利用职务之便谋取私利，不得接受服务对象的礼品、礼金、宴请等。2.在公务接待、办公用品采购、车辆管理等工作中，严格按照规定标准执行，不得铺张浪费、违规操作。3.自觉抵制各种不正之风，维护学校和校办的良好形象。五、考核与奖惩（一）考核方式1.校办工作人员的考核分为年度考核和日常考核。年度考核结合学校年度考核工作统一进行，日常考核由校办主任负责组织实施。2.考核内容包括工作业绩、工作态度、工作能力、团队协作等方面，具体考核指标根据岗位职责和工作任务确定。3.考核采用个人自评、同事互评、上级评价相结合的方式，综合评价工作人员的表现。（二）考核结果应用1.年度考核结果分为优秀、合格、不合格三个等次。考核结果作为工作人员评先评优、岗位晋升、绩效奖励等的重要依据。2.对于年度考核优秀的工作人员，给予表彰和奖励；对于考核不合格的工作人员，进行诫勉谈话，责令限期整改。连续两年考核不合格的，予以辞退。3.日常考核结果作为工作人员绩效奖励发放的参考依据，对于工作表现突出、任务完成出色的工作人员，给予适当的绩效奖励；对于工作态度不认真、工作任务完成不力的工作人员，扣减相应的绩效分数。（三）奖励与惩罚1.奖励对在工作中表现突出、成绩显著的工作人员，给予以下奖励：通报表扬：在全校范围内进行通报表扬，肯定其工作成绩。物质奖励：根据实际情况给予一定的奖金或奖品奖励。晋升奖励：在岗位晋升、职称评定等方面给予优先考虑。具体奖励情形包括但不限于：为学校发展提出重要合理化建议并被采纳，取得显著工作成效；在重要工作任务中表现出色，圆满完成任务；为学校赢得荣誉，提升学校社会声誉等。2.惩罚对违反工作纪律、工作制度，出现以下情形的工作人员，给予相应惩罚：警告：对初次违反规定且情节较轻的，给予警告处