往来会计工作制度

PAGE往来会计工作制度一、总则（一）目的为了规范公司往来会计工作，加强公司财务管理，确保财务信息的准确性、完整性和及时性，提高资金使用效率，防范财务风险，根据国家相关法律法规和财务制度，结合本公司实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及往来款项核算与管理的所有部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：往来会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司的财务状况和经营成果。2.准确性原则：严格按照国家会计准则和公司财务制度的规定进行账务处理，确保往来款项的记录准确无误。3.及时性原则：及时记录和处理往来业务，不得拖延积压，保证财务信息的及时传递和反馈。4.完整性原则：全面核算和反映公司的各种往来款项，不得遗漏重要信息。5.明晰性原则：往来账目应清晰明了，便于查询和核对，相关凭证和记录应妥善保存。二、岗位设置与职责（一）岗位设置公司设立往来会计岗位，负责公司往来款项的核算与管理工作。（二）岗位职责1.往来业务核算负责审核各类涉及往来款项的原始凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。依据审核无误的原始凭证，按照会计制度规定及时编制记账凭证，准确记录往来款项的增减变动情况。定期对往来账款进行清理核对，确保账账相符、账实相符。2.债权债务管理负责应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等往来账户的明细核算，及时登记每笔往来款项的发生、增减变动及余额情况。分析往来账款的账龄及余额构成，定期向相关部门和领导提供往来账款账龄分析表及其他有关资料，为公司资金安排和信用管理提供依据。协助相关部门做好往来款项的催收和支付工作，对逾期账款及时预警，采取有效措施进行催讨，降低坏账风险。3.票据管理负责公司各类票据（如发票、收据等）的购买、保管、使用登记和核销工作。严格按照票据管理规定开具发票，确保发票内容真实、准确、完整，及时传递给客户，并做好相关记录。定期盘点票据库存，确保票据的安全与完整，防止票据丢失、被盗用等情况发生。4.财务报表编制按照财务报表编制要求，准确提供往来款项相关数据，参与编制月度、季度、年度财务报表。对往来款项在财务报表中的列示进行核对和调整，确保报表数据的准确性和合规性。5.档案管理负责整理、装订和保管与往来会计业务相关的各类会计凭证、账簿、报表等档案资料，确保档案资料的完整性和规范性。按照档案管理制度规定的期限妥善保管档案，期满后按照规定程序进行销毁或存档。6.其他工作完成领导交办的其他与往来会计工作相关的临时性任务。积极配合公司内部审计、外部审计等工作，提供所需的往来款项相关资料和解释说明。三、往来业务流程（一）销售业务往来流程1.销售合同签订销售部门与客户签订销售合同，明确销售产品或服务的名称、数量、价格、交货期、付款方式等条款。将销售合同副本及时送交往来会计，作为账务处理的依据。2.发货与开票仓库部门根据销售合同安排发货，并开具出库单。销售部门根据出库单开具发票，发票内容应与销售合同一致。销售部门将发票副本送交往来会计，往来会计核对发票信息与销售合同、出库单是否相符。3.款项结算客户按照销售合同约定的付款方式支付款项，收款方式包括银行转账、支票、现金等。出纳人员收到款项后，及时登记现金日记账或银行存款日记账，并将收款凭证送交往来会计。往来会计根据收款凭证，核对收款金额与销售合同约定是否一致，确认无误后进行账务处理，借记“银行存款”或“库存现金”科目，贷记“应收账款”科目。4.应收账款管理往来会计定期对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。对于逾期未收回的应收账款，及时通知销售部门进行催收，并跟踪催收情况。根据应收账款的风险状况，按照公司坏账准备计提政策计提坏账准备。（二）采购业务往来流程1.采购合同签订采购部门与供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。将采购合同副本及时送交往来会计，作为账务处理的依据。2.收货与入库仓库部门根据采购合同和送货单验收货物，验收合格后开具入库单。采购部门将入库单副本送交往来会计，往来会计核对入库单信息与采购合同是否相符。3.发票与付款供应商根据采购合同开具发票，发票内容应与采购合同一致。采购部门将发票送交往来会计，往来会计核对发票信息与采购合同、入库单是否相符。采购部门根据公司资金安排和付款审批流程，填写付款申请单，经审批后提交给出纳人员付款。出纳人员支付款项后，及时登记现金日记账或银行存款日记账，并将付款凭证送交往来会计。往来会计根据付款凭证，核对付款金额与采购合同约定是否一致，确认无误后进行账务处理，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”科目。4.应付账款管理往来会计定期对应付账款进行账龄分析，编制应付账款账龄分析表。对于即将到期的应付账款，及时通知采购部门安排付款，避免逾期付款产生不良信用记录。关注供应商的信用状况，合理安排付款时间，维护良好的供应商关系。（三）其他往来业务流程1.借款业务员工因工作需要向公司借款，填写借款申请单，注明借款金额、用途、还款期限等信息，经部门负责人和相关领导审批后，提交给出纳人员借款。出纳人员支付借款后，及时登记其他应收款明细账，并将借款凭证送交往来会计。往来会计根据借款凭证，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”科目。借款到期时，员工归还借款，出纳人员收到还款后，登记其他应收款明细账，并将还款凭证送交往来会计。往来会计根据还款凭证，借记“库存现金”或“银行存款”科目，贷记“其他应收款”科目。2.暂收暂付款业务公司因业务需要发生暂收暂付款项，如押金、保证金、代收代付款项等，相关部门填写暂收暂付申请单，注明款项性质、金额、对方单位等信息，经审批后提交给往来会计。往来会计根据审批后的申请单进行账务处理，借记“库存现金”或“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目；或借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。暂收暂付款项结算时，往来会计根据结算凭证进行账务处理，冲减相应的往来科目。3.内部往来业务公司内部各部门之间发生往来业务，如资金拆借、物资调拨等，相关部门填写内部往来结算单，注明往来事项、金额等信息，经双方部门负责人签字确认后，提交给往来会计。往来会计根据内部往来结算单进行账务处理，在不同的内部往来账户之间进行借贷记账，确保内部往来账目的平衡和清晰。四、账务处理规范（一）会计科目设置1.根据国家会计准则和公司财务管理需要，设置应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等往来会计科目。2.在每个往来会计科目下，按照客户或供应商等明细项目设置二级明细科目，以便详细核算每笔往来款项。（二）记账凭证编制1.往来会计应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，记账凭证的内容应包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等。2.摘要应简洁明了，准确反映经济业务的内容，便于查询和核对。3.会计科目使用应准确无误，借贷方向应符合会计制度规定。4.金额填写应规范，与原始凭证金额一致，如有小数位数应保留正确。5.记账凭证应连续编号，不得跳号、重号。（三）账簿登记1.往来会计应按照规定的会计科目和明细项目，及时登记往来账簿。2.账簿登记应做到日清月结，每日核对账簿余额与实际款项是否相符，每月终了进行结账，编制科目余额表。3.账簿记录应清晰、工整，不得随意涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按照规定的更正方法进行更正。（四）对账与结账1.定期进行往来账款的对账工作，每月至少与客户或供应商核对一次往来账目，确保双方账目一致。2.对账方式可采用函证、电话沟通、上门核对等方式，核对结果应形成书面记录，并由双方签字确认。3.结账前，应全面核对往来账目，确保账账相符、账实相符。如有不符，应及时查明原因并进行调整。4.按照会计制度规定的结账时间和程序进行结账，编制月度、季度、年度财务报表。五、往来款项清查与盘点（一）清查频率1.公司定期对往来款项进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.在特殊情况下，如公司发生重大财务事项、更换往来会计人员等，应及时进行往来款项清查。（二）清查方法1.账账核对：核对往来会计账簿之间的余额是否一致，包括总账与明细账、明细账与明细账之间的核对。2.账实核对：对应收账款，与客户进行函证或上门核对，核实欠款金额、还款情况等。对应付账款，与供应商核对账目，确认应付金额、已付款项等。对其他应收款、其他应付款，与相关人员或单位核对款项的性质及金额。3.实地盘点：对于涉及实物资产的往来款项，如押金、保证金等，对相关实物资产进行实地盘点，核实资产的存在情况和价值。（三）清查结果处理1.清查过程中发现的账账不符、账实不符等问题，应及时查明原因，并编制往来款项清查报告。2.对于清查中发现的坏账损失，按照公司坏账核销制度的规定进行审批和处理。3.针对清查中发现的问题，应及时调整账务记录，确保往来款项的准确性和真实性。4.将往来款项清查报告提交给公司管理层，为公司决策提供参考依据。六、坏账管理（一）坏账确认标准1.债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍然无法收回的应收账款。2.债务人逾期未履行偿债义务，且有确凿证据表明无法收回或收回的可能性极小的应收账款。3.其他符合国家法律法规和公司财务制度规定的坏账情形。（二）坏账准备计提1.往来会计应根据应收账款的账龄、债务人的信用状况等因素，按照公司规定的坏账准备计提比例计提坏账准备。2.坏账准备计提比例应根据公司实际情况合理确定，并经公司管理层批准。3.计提坏账准备的账务处理为：借记“信用减值损失”科目，贷记“坏账准备”科目。（三）坏账核销1.对于确认为坏账的应收账款，由往来会计填写坏账核销申请单，注明坏账原因、金额、相关证据等信息，经部门负责人、财务负责人和公司管理层审批后进行核销。2.坏账核销的账务处理为：借记“坏账准备”科目，贷记“应收账款”科目。3.已核销的坏账在以后期间又收回的，应按照实际收回的金额，借记“应收账款”科目，贷记“坏账准备”科目；同时，借记“银行存款”科目，贷记“应收账款”科目。七、票据管理（一）发票管理1.往来会计负责公司发票的购买、保管、开具和核销工作。2.按照税务机关的规定，定期购买发票，并妥善保管发票专用章。3.开具发票时，应严格按照发票管理办法的规定，确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。4.及时将开具的发票交付给客户，并做好发票交付记录。5.定期对已开具发票进行核销，核对发票存根联与记账联是否一致，确保发票开具金额与入账金额相符。6.对于作废发票，应在发票上加盖“作废”章，并全联保存，不得擅自销毁。（二）收据管理1.公司内部使用的收据由往来会计统一管理。2.收据的购买、保管、使用和核销应按照公司规定的流程进行。3.开具收据时，应注明收款事由、金额、交款人等信息，并加盖公司财务专用章。4.及时将收据交付给交款人，并做好收据交付记录。5.定期对已开具收据进行核销，核对收据存根联与记账联是否一致，确保收据开具金额与入账金额相符。八、档案管理（一）档案范围往来会计档案包括与往来业务相关的会计凭证、账簿、报表、合同、发票、收据、对账单、清查报告等资料。（二）档案整理与装订1.每月终了，往来会计应及时整理当月的会计凭证，按照凭证编号顺序排列，检查凭证内容是否齐全、完整。2.将整理好的会计凭证进行装订，装订应牢固、整齐，不得有缺页、掉页现象。3.在凭证封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员等信息，并加盖公司财务专用章。4.账簿、报表等其他档案资料也应按照规定进行整理和装订，确保档案资料的规范性和完整性。（三）档案保管1.往来会计档案应按照档案管理制度的规定进行保管，保管期限根据档案类型分别确定。2.档案应存放在安全、干燥、通风的地方，防止档案受潮、发霉、损坏等情况发生。3.建立档案保管台账，记录档案的名称、编号、保管期限、存放地点等信息，便于查询和管理。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅往来会计档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人和财务负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。3.外部单位查阅或借阅往来会计档案，应持有单位介绍信，并经公司管理层批准。查阅或借阅档案时，应按照公司规定办理相关手续，档案管理人员应做好记录。4.查阅或借阅档案的人员不得在档案上涂改、标记、拆封等，不得损坏档案资料。（五）档案销毁1.往来会计档案保管期满后，由档案管理人员提出销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经部门负责人、财务负责人和公司管理层审批后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单存档。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内