2026年会展托管租赁托管协议

2026年会展托管租赁托管协议

2026年会展托管租赁托管协议

本协议由以下双方于2026年[具体日期]在[具体地点]签订：

甲方（出租方）：[甲方名称]

法定代表人：[甲方法定代表人姓名]

注册地址：[甲方注册地址]

联系地址：[甲方联系地址]

乙方（承租方）：[乙方名称]

法定代表人：[乙方法定代表人姓名]

注册地址：[乙方注册地址]

联系地址：[乙方联系地址]

鉴于甲方拥有并有权出租位于[具体租赁地址]的会展设施，乙方有意承租该设施用于[具体用途]，双方经友好协商，达成如下协议：

第一条定义与解释

1.1本协议中，“会展设施”是指甲方提供的用于举办会展活动的建筑物、场地、设备及其他相关设施。

1.2“租赁期限”是指本协议约定的乙方承租会展设施的时间段。

1.3“租金”是指乙方根据本协议约定支付给甲方的费用。

1.4“保证金”是指乙方为担保本协议项下义务的履行而支付给甲方的款项。

第二条租赁期限

2.1租赁期限自2026年[起始日期]起至2026年[结束日期]止，共计[租赁期限]。

2.2租赁期限届满，如乙方有续租意向，应在本协议约定的续租期限届满前[具体时间]书面通知甲方，经甲方同意后，双方另行签订续租协议。

第三条租金及支付方式

3.1租金标准：乙方应按本协议约定的标准向甲方支付租金。具体租金标准如下：

-第一个[时间段]：[金额]元/月；

-第二个[时间段]：[金额]元/月；

-[其他时间段及金额]。

3.2支付方式：乙方应于每个[支付周期]的开始前[具体时间]将当期租金支付至甲方指定的银行账户。

-银行名称：[银行名称]；

-账户名称：[账户名称]；

-账号：[账号]。

第四条保证金

4.1乙方应在本协议签订之日起[具体时间]内向甲方支付保证金，金额为[金额]元。

4.2保证金用于担保乙方履行本协议项下的义务。租赁期限届满，乙方无违约行为，甲方应于乙方办妥退场手续后[具体时间]将保证金无息退还乙方。

第五条履行责任

5.1甲方责任：

-保证会展设施的合法使用权，并确保设施符合安全、消防等法律法规要求。

-提供必要的设施维护和维修服务，确保设施在租赁期间处于良好状态。

-配合乙方进行会展活动的布置和撤展工作。

5.2乙方责任：

-按照本协议约定支付租金和保证金。

-合理使用会展设施，不得擅自改变设施结构或用途。

-负责会展活动的安全管理和保险事宜。

-按时撤展，并恢复设施原状。

第六条维修与保养

6.1日常维护：乙方应负责日常的清洁和整理工作，确保会展设施的良好使用状态。

6.2重大维修：如因乙方使用不当或人为原因造成的设施损坏，乙方应负责修复或赔偿。甲方应负责设施的定期检查和维护，确保设施的安全性和可用性。

第七条违约责任

7.1乙方未按时支付租金的，每逾期一日，应按逾期租金的[利率]支付违约金。

7.2乙方擅自改变会展设施结构或用途的，甲方有权要求乙方恢复原状，并处以[金额]元的违约金。

7.3租赁期限届满，乙方未按时退场，甲方有权采取必要措施收回设施，并要求乙方支付相当于[金额]元的违约金。

第八条不可抗力

8.1因地震、火灾、洪水等不可抗力因素导致本协议无法履行的，双方互不承担违约责任。

8.2遭遇不可抗力的一方应在事件发生后[具体时间]内书面通知对方，并提供相关证明文件。

第九条争议解决

9.1本协议项下的任何争议，双方应友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[法院名称]提起诉讼。

第十条其他

10.1本协议的任何修改或补充，均应以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

10.2本协议一式[份数]份，甲乙双方各执[份数]份，具有同等法律效力。

10.3本协议自双方签字盖章之日起生效。

甲方（签字）：____________

日期：__________________

乙方（签字）：____________

日期：__________________

**一、所需附件列表**

根据合同文本描述，虽然没有明确列出，但根据其内容，实际执行过程中可能需要以下附件：

1.**会展设施现状照片/视频资料：**用于记录租赁开始时设施的状况，作为后续损坏判断和退租时验收的依据。

2.**设施设备清单及验收记录：**详细列出甲方提供的所有设备（如照明、音响、电力、网络等），并由乙方验收签字，明确设备状态和责任。

3.**甲方资质证明文件：**如营业执照、设施权属证明（或有权出租的证明）等。

4.**乙方活动方案概要（可选）：**如果甲方需要了解乙方活动的大致规模和需求，可能会要求提供。

5.**保险单副本（可选）：**乙方提供的活动公众责任险等保险单的副本，证明其已就活动风险进行了投保。

6.**维修保养记录（由甲方提供或双方共同维护）：**记录租赁期间设施设备的维修情况。

**二、违约行为罗列及认定**

**违约行为罗列：**

1.**乙方违约行为：**

*未按约定支付租金，无论逾期时间长短。

*未按约定支付保证金。

*擅自改变会展设施的结构或用途。

*租赁期限届满后未按时退场。

*擅自对设施进行破坏性改动或造成严重损坏，超出正常损耗范围。

*未履行安全管理和保险责任，导致发生安全事故并造成损失。

*未经甲方同意，擅自将设施转租、出借或分租给第三方。

*未按时完成撤展工作，或未恢复设施原状及清洁。

2.**甲方违约行为：**

*提供的设施存在权属或安全（如消防、结构）问题，导致乙方无法正常使用。

*未按时提供符合约定条件的设施或设备。

*未履行约定的维修义务，导致设施无法使用或存在安全隐患。

*无正当理由单方面解除合同，导致乙方无法使用设施。

*收取的租金高于约定标准或未经协商变更。

**违约行为认定：**

违约行为的认定依据主要包括：

***合同条款：**直接依据合同中明确约定的权利和义务来判断。例如，支付时间、金额、设施标准、维修责任、使用限制等。

***双方行为：**双方在合同签订及履行过程中的沟通记录、确认文件（如验收单）、通知函等。

***法律规范：**参照《中华人民共和国民法典》合同编关于合同履行、违约责任、不可抗力等的规定。

***事实证据：**如前述的设施照片、设备清单、维修记录、第三方证明（如事故报告）、沟通往来函件等。

***行业标准：**对于会展设施的使用和维护，可能还会参照相关的行业标准。

**三、法律名词及解释**

1.**出租方（甲方）：**指在本协议中提供会展设施以供承租方使用的当事人。

2.**承租方（乙方）：**指在本协议中承租会展设施以供自身使用的当事人。

3.**会展设施：**指合同约定由甲方提供的，用于举办会展活动的建筑物、场地、设备及其他相关设施的总称。

4.**租赁期限：**指本协议约定的乙方承租会展设施的开始和结束日期。

5.**租金：**指乙方根据本协议约定，为使用会展设施而支付给甲方的费用。

6.**保证金：**指乙方为担保其在本协议项下义务（主要是支付租金、赔偿损失等）的履行，而预先支付给甲方的款项。租赁期满无违约情形时通常予以退还。

7.**不可抗力：**指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等，其发生导致合同无法履行或无法完全履行。

8.**维修：**指对会展设施进行必要的修理，以保持其正常使用状态。分为甲方负责的日常维护和因乙方原因造成的损坏由乙方负责维修或赔偿。

9.**违约责任：**指当事人一方不履行合同义务或履行合同义务不符合约定时，依法或依据合同约定应承担的法律责任，通常表现为支付违约金、赔偿损失等。

10.**法定节假日：**指国家法律规定的全体公民共同休息的日子，合同中可能涉及租金支付周期的计算是否包含这些日子。

11.**通知：**指合同一方按照约定或法律规定向另一方发出的书面或口头信息，旨在告知对方某些情况或主张权利。

**四、实际执行过程中可能遇到的问题及注意事项及解决办法**

**可能遇到的问题：**

1.**设施状况与约定不符：**到场后发现设施损坏、老化或功能不全。

***注意事项：**租赁前务必仔细检查设施状况，要求甲方提供详细清单和照片/视频，并签署书面验收单，明确记录问题点和责任。

***解决办法：**以验收记录和照片/视频为依据，要求甲方修复或赔偿；如甲方拒绝，可依据合同条款（如甲方保证设施可用性）要求减收租金或解除合同。

2.**租金或费用争议：**对租金计算方式、支付时间或额外产生的费用（如水电费、清洁费）有争议。

***注意事项：**合同中应明确租金构成、支付周期、时间和方式，以及各项额外费用的承担方和收费标准。保留好所有支付凭证。

***解决办法：**首先友好协商；协商不成，可依据合同约定或向法院起诉。确保有证据支持自己的主张。

3.**设施使用超出约定范围：**乙方活动内容或规模发生变化，可能需要使用合同未明确包含的设施或服务。

***注意事项：**合同签订前应尽可能预判活动需求，或在合同中约定调整条款和流程。任何变更都应书面确认。

***解决办法：**事先与甲方沟通并书面确认变更内容及费用；如未经确认使用，可能需承担违约责任或额外费用。

4.**维修责任不清：**发生设施损坏时，是甲方日常维护责任还是乙方使用不当责任不明确，导致推诿。

***注意事项：**合同中应详细区分甲方负责的维修范围（如结构性、因甲方疏忽造成的损坏）和乙方负责的维修范围（如使用不当、超出正常损耗的损坏）。

***解决办法：**根据合同约定和损坏原因判断责任方；必要时请第三方鉴定，并保留好维修相关证据。

5.**不可抗力事件发生：**如疫情、极端天气等导致活动无法按计划进行。

***注意事项：**合同中应明确不可抗力的定义、认定机构、通知义务以及发生后的处理方式（如延期、部分退款、解除合同）。

***解决办法：**事件发生后，及时收集证明材料，按照合同约定向对方发出通知，并根据约定协商处理方案。

6.**安全责任事故：**活动期间发生火灾、人员伤亡等安全事故。

***注意事项：**乙方必须购买足额的公众责任险等，并严格遵守安全操作规程。甲方需确保设施本身符合安全标准。

***解决办法：**立即采取救援和灭火措施，保护现场，报警并通知对方。根据事故调查结果和保险条款处理赔偿事宜，并依据合同追究相关方的违约责任。

7.**单方面解除合同：**一方认为另一方违约，准备解除合同时。

***注意事项：**合同中应明确约定解除合同的条件、程序（如书面通知期限）、以及解除后的后果（如租金退还、损失承担）。

***解决办法：**严格按照合同约定的程序操作，发出正式书面解除通知，并保留证据证明对方存在违约行为。

**五、合同适用的所有场景**

本《2026年会展托管租赁托管协议》主要适用于以下场景：

1.**临时性会展活动场地租赁：**乙方需要短期（通常为数天至数月）使用甲方拥有的专用场地（如展览馆、会议中心、体育馆、临时搭建区等）来举办展览会、产品展示、行业会议、发布会、庆典等活动。

2.**活动设备租赁与托管：**乙方不仅租赁场地，还租赁配套的活动设备（如舞台、灯光、音响、桌椅、同声传译设备等），甲方负责提供并可能进行基础维护。

3.**特定活动环节托管：**如乙方需要租用特定设施用于活动的特定环节，例如搭建临时展位、设置签到处、安排茶歇区等。

4.**需要整体解决方案的乙方：**乙方（尤其是规模较大的活动主办方）希望将场地、部分设备和管理服务打包租赁，寻求一站式服务，而甲方拥有相应的资源并提供此类服务。

5.**非商业性活动场地需求：**如协会年会、学术研讨会、非盈利组织的展览或集会等，需要租赁场地进行活动。

6.**测试或预览场地：**乙方在最终确定大型活动前，需要先租用场地进行效果测试、布局规划或邀请重要嘉宾预览。

总而言之，该合同适用于任何需要将特定用于会展活动的场所及其相关设施，在约定时间内出租给另一方使用的商业或非商业场景。

**一、特殊的应用场合及应增加的条款**

特殊应用场合可能对原合同标准条款提出额外要求，以下是五个示例及建议增加的条款：

1.**大型国际性展会：**

***特殊场合说明：**涉及跨国参展商、复杂展台搭建需求、高标准的安保和清洁要求、多语言服务、长期水电增容等。

***应增加的条款：**

***第X条：国际化服务要求**

***内容：**明确甲方需提供的国际化服务范围，如协助办理临时营业执照或展位注册、提供多语种现场指引和工作人员、协调国际运输和报关（如适用）、确保网络服务满足国际展商需求（带宽、稳定性）等。明确服务标准（SLA）和额外费用承担方。

***第Y条：展台搭建与管理**

***内容：**详细约定展台搭建的时间窗口、审批流程、用电用水申请与费用、垃圾清运责任、拆除时限与标准。可约定甲方需指定专业人员现场协调展台搭建事宜。

***第Z条：安保与清洁标准**

***内容：**升级安保措施，明确安保人员配备、巡逻路线、重点区域监控要求、应急预案（如盗窃、火灾）。提高清洁标准，明确每日清洁范围、垃圾处理频率和方式。

2.**高风险技术展览或赛事：**

***特殊场合说明：**涉及高价值展品、精密设备、特殊电力需求（如不间断电源UPS）、专业音响灯光系统、严格的操作规程、人员资质要求。

***应增加的条款：**

***第A条：特殊电力与设备支持**

***内容：**明确甲方需提供或允许乙方接入特定功率等级的电力、指定电力接入点、提供必要的配电设备（或由乙方自备并经甲方同意）、约定电力故障的响应时间和赔偿标准。

***第B条：操作人员资质与保险**

***内容：**要求操作关键设备（如大型灯光、特殊展品）的人员必须具备相应资质或证书。强制要求乙方购买展品运输、安装、使用过程中的公众责任险和财产险，并要求保额达到约定标准，提供保单副本。

***第C条：风险评估与责任**

***内容：**约定针对高风险设备的操作风险评估流程，明确因操作不当导致事故的责任划分和赔偿上限。

3.**长期性品牌体验中心/旗舰店租赁：**

***特殊场合说明：**租赁期限较长（数年），需要持续性的运营、品牌形象维护、人员管理、不断更新的展示内容、与周边环境的融合。

***应增加的条款：**

***第D条：品牌形象与装修**

***内容：**详细约定品牌形象（VI）的统一要求、装修设计方案的审批流程和标准、广告牌匾的设置规范、以及租赁期满后的装修恢复要求（是恢复原状还是按乙方原样迁出）。

***第E条：运营支持与协同**

***内容：**甲方可能需要提供一定的运营支持，如协助进行市场推广、享受甲方共享的配套设施（如共享会议室、休息区），或在形象展示上给予配合。

***第F条：租赁期满处理**

***内容：**明确租赁期满后的续租优先权、展陈内容的撤展和迁移安排、保证金或预付款的处理方式。

4.**需要甲方深度介入活动策划与执行的租赁：**

***特殊场合说明：**乙方可能缺乏大型活动策划和执行经验，需要甲方提供从流程设计、资源对接到现场管理的全流程服务。

***应增加的条款：**

***第G条：服务范围与标准**

***内容：**明确甲方提供的具体服务内容，如活动流程策划、供应商推荐与筛选（如搭建商、礼仪、演艺人员）、现场项目经理派驻、流程管理、应急处理等。明确这些服务的交付标准和质量要求。

***第H条：费用承担与结算**

***内容：**详细列出甲方提供各项服务的收费标准（是包含在租金内还是另行收费），以及费用结算的时间和方式。

***第I条：保密义务**

***内容：**约定双方对在合作过程中获悉的对方商业秘密、活动方案等信息承担保密义务。

5.**租赁含特殊用途区域（如报告厅、VIP室）：**

***特殊场合说明：**除了通用展览区域，还租赁具有特殊功能或配置的专用房间，使用规则和费用可能不同。

***应增加的条款：**

***第J条：专用区域使用规则**

***内容：**针对报告厅、VIP室等，约定具体的预订流程、使用时间、设备使用规范、清洁标准、损坏赔偿细则、收费标准（若不同于主场地）。

***第K条：设备配置与维护**

***内容：**明确专用区域内的设备清单（如投影仪、音响、同传设备、桌椅布局）、维护责任（是甲方日常维护还是乙方使用后负责恢复）。

**二、第三方介入时的款项（责权利）及具体内容**

当有第三方（如搭建商、广告商、服务供应商）介入时，需要在合同中明确其相关的款项（责权利）：

1.**搭建商/施工方：**

***款项（费用）：**乙方支付给搭建商的展台搭建、拆除、物流等费用。甲方可能收取场地管理费或服务费。

***责（责任）：**搭建商负责按约定时间、质量和安全标准完成搭建工作；对自身施工区域内的安全负责；按约定时间完成拆除并清理现场。

***权（权利）：**按合同约定获得工程款；在合法合规前提下使用甲方提供的场地和设施；要求甲方提供必要的协助（如水电接入点）。

2.**广告商/赞助商：**

***款项（费用/回报）：**乙方（或甲方）支付给广告商的广告制作费、发布费，或广告商以现金赞助换取广告位、品牌露出等权益。

***责（责任）：**广告商负责确保其广告内容合法合规，按时支付相关费用（若为现金赞助）。甲方负责提供约定的广告位或展示机会，并对广告物的安装进行安全检查。

***权（权利）：**广告商获得约定的广告展示权或品牌权益；甲方获得广告收入或赞助款项。

3.**服务供应商（如餐饮、礼仪、技术支持）：**

***款项（费用）：**乙方根据服务合同向服务商支付的服务费用。服务商可能需要从甲方处支付入场费或管理费。

***责（责任）：**服务商按约定提供合格的服务，并对服务质量和安全负责。甲方负责协调服务商入场，并提供必要的基础设施支持。

***权（权利）：**服务商获得服务报酬；甲方确保服务商服务的顺利进行。

**三、甲方为主导时需要额外增加的甲方主动性（责权利）合同条款及具体内容**

如果合同是以甲方为主导，意味着甲方在活动策划、资源协调和现场管理上扮演更积极的角色：

1.**第L条：活动整体策划与协调**

***甲方责：**负责主导制定活动总体方案和流程框架；负责协调主要供应商（如搭建商、安保、清洁、网络服务商）；指派现场总协调人或项目经理，负责日常沟通和问题解决；提供活动所需的基础设施清单和操作指南。

***甲方权：**对活动方案和流程有最终审核权；有权对乙方提出的超出合同范围或标准的特殊需求进行评估并决定是否接受；可向乙方收取因协调额外服务而产生的合理费用。

***乙方责：**提供活动具体需求细节；配合甲方进行方案细化；按约定支付相关费用。

2.**第M条：资源推荐与优先预订**

***甲方责：**根据乙方需求，推荐合格的服务供应商（如餐饮、酒店、运输），并可协助乙方进行初步接洽；在同等条件下，对乙方的续租请求给予优先考虑。

***甲方权：**对推荐供应商的服务质量和价格有知情权和监督权；保留对场地资源的最终管理权。

***乙方责：**对甲方推荐的供应商进行选择和最终决定，并支付相关费用。

3.**第N条：现场管理与应急响应**

***甲方责：**负责活动期间的现场整体秩序维护、基础安全保障；建立应急响应机制，处理一般性突发事件（如水电小故障、人员纠纷）；提供必要的现场指引和后勤支持。

***甲方权：**对现场有统一的管理权，必要时可要求乙方配合采取应急措施；对违反现场管理规定的行为有权进行制止。

***乙方责：**负责自身展位或活动区域的安全管理；配合甲方的应急处理。

**四、乙方为主导时需要额外增加的乙方主动性（责权利）合同条款及具体内容**

如果合同是以乙方为主导，意味着甲方提供基础场地设施，大部分策划、运营和管理工作由乙方负责：

1.**第O条：全面自主运营管理**

***乙方责：**负责制定详细的活动方案、流程、预算；负责所有活动环节的策划、组织、执行；负责招聘、管理和培训自身工作人员；负责活动现场的所有安全管理、安保和清洁工作；负责与所有第三方服务商的直接对接和管理。

***乙方权：**对活动拥有完全的自主经营权，在不违反合同约定和法律法规的前提下，可自行决定活动细节；有权要求甲方提供合同约定的必要设施和服务支持。

***甲方责：**按合同提供符合标准的场地和设施；提供必要的基础水电保障；配合乙方办理必要的报批手续（如需）；指派联系人提供基础咨询。

2.**第P条：个性化服务定制与验收**

***乙方责：**提供详细的个性化服务需求清单（如特殊电力布线、定制化音响灯光方案、特殊装修要求）；负责对甲方提供的定制化服务或改造进行验收。

***乙方权：**对服务的最终效果和质量有验收权；可要求甲方根据需求进行必要的合理调整（可能产生额外费用）。

***甲方责：**根据乙方确认的需求进行服务提供或配合；对乙方提出的合理需求在能力范围内尽量满足。

3.**第Q条：品牌推广与形象管理**

***乙方责：**全面负责活动的品牌推广、市场宣传、票务销售（如适用）；负责维护和执行活动的整体品牌形象。

***甲方权：**有权在自身宣传渠道（如官网、公众号）发布与合作活动相关的信息（需经乙方同意或按约定方式）；对乙方在甲方场地的品牌展示有最终审核权。

**五、特殊应用场景下需要额外增加的特殊条款及注意事项**

***针对高风险技术展览/赛事场景（已在二之1部分详述）：**需特别注意增加保险要求、操作资质、风险评估等条款，并明确违约和事故责任。**注意事项：**乙方务必购买足额保险，严格培训操作人员，制定详细应急预案。

***针对长期性品牌体验中心场景（已在二之3部分详述）：**需特别注意品牌形象保护、运营支持细节、租赁期满的展陈迁移方案。**注意事项：**早期明确装修恢复标准，定期检查设施状况，保持与甲方的良好沟通。

***针对甲方深度介入策划执行场景（已在二之4部分详述）：**需特别注意明确服务范围、标准、费用，以及双方在决策上的权责边界。**注意事项：**乙方需清晰了解甲方的服务能力边界，甲方需确保服务质量和履约能力，签订详细的服务水平协议（SLA）。

***针对含特殊用途区域场景（已在二之5部分详述）：**需特别注意专用区域的使用规则、费用、维护责任。**注意事项：**合同细节要尽可能量化、明确，特别是关于设备使用、清洁标准和损坏赔偿。

**六、原始合同所需的所有详细的附件列表**

根据合同内容描述，可能需要的详细附件列表如下：

1.**会展设施现状照片/视频资料**

2.**设施设备清单及验收记录**（包含所有清单项的型号、数量、状态描述、验收人签字、日期、照片）

3.**甲方资质证明文件**（营业执照副本、相关设施权属证明或租赁授权证明、税务登记证等）

4.**乙方活动方案概要**（如需要甲方了解）

5.**保险单副本**（乙方提供的公众责任险、财产险等）

6.**维修保养记录**（租赁期间双方共同维护的记录）

7.**进场物品清单**