学院采购工作制度

PAGE学院采购工作制度一、总则（一）目的为了规范学院采购工作流程，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保学院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位所进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学院成立采购工作领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人等组成。其职责如下：1.审议学院采购工作的重大政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和重大采购项目。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门学院设立采购管理部门，作为采购工作的执行机构，负责具体采购业务的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学院采购工作制度。2.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.负责供应商的选择、管理和考核。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理、归档采购文件和资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门做好采购相关工作。其职责如下：1.根据本部门工作需要，准确、详细地编制采购需求计划。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商考察等工作。3.负责采购项目的验收工作，并及时反馈使用情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，于每年规定时间内编制下一年度采购预算。2.采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并附必要的说明。3.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合学院财力状况，编制学院年度采购预算草案，报采购工作领导小组审议通过后，提交学院财务部门纳入学院年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按规定程序报经批准。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.因政策变化、市场价格波动、实际需求变更等原因导致采购预算需要调整的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整理由和调整金额。2.采购管理部门对申请进行审核，并提出审核意见，报采购工作领导小组审批。3.经批准的预算调整事项，由采购管理部门通知相关部门执行，并相应调整采购计划。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或技术复杂的采购项目，需求部门应组织相关人员进行论证，形成论证报告作为采购申请的附件。（二）采购审批1.采购申请表提交至采购管理部门后，采购管理部门根据学院采购工作制度和采购预算情况进行初审。2.初审通过后，采购申请表提交至采购工作领导小组或其授权的审批机构进行审批。审批机构应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给采购管理部门。（三）采购实施1.招标采购对于达到招标限额标准的采购项目，采购管理部门应按照国家和学院有关招标规定，组织公开招标或邀请招标。编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告或邀请招标邀请函，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.谈判采购对于不适合招标采购的项目，如技术复杂、有特殊要求或市场竞争不充分等情况，可采用谈判采购方式。采购管理部门确定谈判供应商名单，与供应商进行谈判。谈判过程中应记录谈判内容和结果。根据谈判结果，确定成交供应商。3.询价采购对于采购金额较小、规格型号简单、市场货源充足的项目，可采用询价采购方式。采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（四）合同签订1.采购管理部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规和学院采购工作制度要求。合同签订后，应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能指标等方面。2.对于大型、复杂的采购项目，可邀请专业机构或专家参与验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.采购管理部门应跟踪采购项目的验收情况，对验收过程中发现的问题及时督促供应商进行整改。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，应审核采购项目的合法性、合规性以及合同执行情况。2.采购管理部门应协助财务部门做好付款结算工作，提供相关采购文件和资料。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入标准。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和履约能力等。2.采购管理部门负责收集供应商信息，建立供应商数据库。对申请准入的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、业绩情况、产品质量认证等方面的审核。3.经审查合格的供应商纳入学院供应商名录，并向全院公布。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的履约情况进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先采购、增加合作机会等；对表现不合格的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰处理。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应及时更新供应商数据库信息，对供应商的经营状况、资质变化等情况进行跟踪。2.对于不再符合准入条件或出现严重违规行为的供应商，应及时从供应商名录中删除，并停止与其合作。六、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购管理部门在采购活动实施过程中，应按照规定编制各类采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应内容完整、表述准确、逻辑清晰，符合法律法规和学院采购工作制度要求。文件中应明确采购项目的各项要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件的审核与批准1.采购文件编制完成后，应进行内部审核。审核人员应从合法性、合规性、合理性等方面对采购文件进行审查，提出审核意见。2.重要采购文件应报采购工作领导小组或其授权的审批机构批准后实施。（三）采购文件的归档与保管1.采购活动结束后，采购管理部门应及时将采购文件进行整理、归档。采购文件应包括采购申请、采购审批文件、采购文件副本、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购文件应妥善保管，保管期限按照国家和学院有关规定执行。保管期满后，经批准方可进行销毁。七、监督与检查（一）内部监督1.学院审计部门负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等情况。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工作各环节的自我监督和管理，定期对采购工作进行自查自纠。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）