河北省政府采购内控制度

PAGE河北省政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强河北省政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。3.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，保障各类市场主体平等参与竞争。4.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对采购过程中的各个环节进行风险识别、评估和应对，确保采购活动安全可靠。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并细化到具体的采购品目。2.采购预算编制应充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和重复采购。对于涉及民生保障、公共服务等重点领域的采购项目，应优先保障资金安排。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.采购项目实施过程中，采购人应加强对采购资金的管理，确保资金专款专用，并按照合同约定及时支付采购资金。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，对违反预算管理规定的行为依法进行处理。2.采购人应建立健全内部预算监督机制，定期对采购预算执行情况进行自查自纠，发现问题及时整改。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人在实施采购项目前，应开展充分的需求调研工作，了解市场供应情况、同类产品技术参数和价格水平等信息，为制定采购需求提供依据。2.需求调研可以通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式进行，确保采购需求真实、准确、完整地反映项目实际情况。（二）需求编制1.采购人应根据需求调研结果，结合项目特点和实际需求，编制详细的采购需求文件。采购需求文件应明确采购项目的技术规格、服务要求、验收标准等内容，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。2.采购需求文件应符合国家法律法规和相关行业标准的要求，避免出现模糊不清、歧义或排他性条款。对于复杂的采购项目，可组织相关领域专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（三）需求变更1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要变更采购需求的，采购人应按照规定程序进行审批，并及时通知所有潜在供应商。2.需求变更可能影响采购预算、采购文件等内容的，采购人应相应调整采购预算和采购文件，并重新组织采购活动。四、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.采购人应按照招标公告要求编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应公平、公正、合理，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。2.采购人应从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购人应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）竞争性磋商1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性磋商方式采购：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购人应按照规定程序组织竞争性磋商活动，通过磋商文件明确采购项目的需求和评审标准，邀请符合条件的供应商参加磋商，并根据磋商情况确定成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购人应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并将论证情况报财政部门批准。单一来源采购项目应在保证采购质量的前提下，按照合理的价格确定成交供应商。（六）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购人应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容1.根据不同的采购方式，采购人应编制相应的采购文件。采购文件一般应包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求文件、采购合同文本、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购要求、采购程序、评审方法、合同主要条款等内容，确保供应商能够清楚了解采购项目的全貌和要求。（二）采购文件审核1.采购人应建立采购文件审核机制，对采购文件进行严格审核，确保采购文件内容合法合规、完整准确、公平公正。2.采购文件审核可以邀请内部相关部门人员、法律专家、技术专家等参与，重点审核采购文件中的采购需求、评审标准、合同条款等内容，避免出现歧视性、排他性条款或其他违法违规问题。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，采购人如发现采购文件存在错误、遗漏或其他需要澄清、修改的内容，应及时以书面形式通知所有潜在供应商。2.采购人对采购文件的澄清或修改内容作为采购文件的组成部分，具有同等法律效力。采购人应合理确定澄清或修改的时间，确保供应商有足够的时间准备响应文件。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人可以自行组织采购活动，也可以委托采购代理机构代理采购。采购人委托采购代理机构的，应按照规定程序选择具有相应资质和良好信誉的采购代理机构。2.采购人应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利义务和采购代理服务要求。采购代理机构应按照委托代理协议的约定，依法依规组织采购活动。（二）采购活动实施1.采购代理机构应按照采购文件规定的程序和要求，组织实施采购活动。采购活动应包括发布采购公告（或投标邀请书）、发售采购文件、接收投标文件、开标、评标、定标等环节。2.在采购活动实施过程中，采购代理机构应严格遵守法律法规和采购文件的规定，确保采购活动的公开、公平、公正。采购代理机构应妥善保管采购活动过程中的各类文件资料，以备后续查询和监督检查。（三）开标与评标1.开标应按照采购文件规定的时间和地点进行，采购人或采购代理机构应邀请所有投标人参加开标会议。开标过程应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。（四）定标与合同签订1.采购人应根据评标委员会的评审结果，按照规定程序确定中标供应商或成交供应商。采购人应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、服务要求、验收标准等内容，确保合同条款与采购文件和投标文件一致。采购人应严格履行合同约定，及时支付采购资金，监督供应商履行合同义务。七、采购项目验收（一）验收准备1.采购人应在采购合同签订后，根据采购项目的特点和要求，制定详细的验收方案。验收方案应明确验收标准、验收程序、验收人员组成等内容。2.采购人应组织验收人员熟悉采购合同和采购文件的要求，掌握验收方法和标准，为验收工作做好充分准备。（二）验收实施1.采购人应按照验收方案组织验收人员对采购项目进行实地验收。验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格型号、性能等进行逐一核对，确保采购项目符合合同要求。2.验收过程中，验收人员应认真填写验收记录，对验收情况进行详细记录。验收记录应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收时间、验收人员签字等内容。（三）验收报告1.验收结束后，采购人应根据验收情况编制验收报告。验收报告应包括采购项目概况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。2.采购人应将验收报告及时存档，并报财政部门备案。验收报告作为支付采购资金和评价采购项目质量的重要依据。（四）验收结果处理1.如采购项目验收合格，采购人应按照合同约定及时支付采购资金。如采购项目验收不合格，采购人应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格的，采购人应按照合同约定追究供应商的违约责任。2.采购人应建立采购项目验收结果反馈机制，将验收结果及时反馈给相关部门和人员，为后续采购项目的实施提供参考。八、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购档案应包括采购项目从预算编制、采购实施到验收结算全过程的各类文件资料，如采购预算文件、采购需求文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购项目的全貌和采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.采购人或采购代理机构应按照档案管理的要求，对采购活动过程中形成的各类文件资料进行及时整理和归档。档案整理应按照文件类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料整齐有序、便于查阅。2.采购档案应建立电子档案和纸质档案，并确保两种档案内容一致。电子档案应按照规定的格式和存储要求进行保存，便于长期查阅和利用。（三）档案保管与查阅1.采购人或采购代理机构应建立健全采购档案保管制度，指定专人负责档案保管工作，确保档案资料安全完整。采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般不得少于十五年。2.因工作需要查阅采购档案的，应按照规定程序办理查阅手续。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，定期对采购人、采购代理机构的政府采购内部控制制度执行情况进行检查，确保政府采购活动合法合规。2.财政部门可以通过现场检查、调阅资料、询问相关人员等方式进行监督检查，对发现的问题及时下达整改通知书，要求采购人或采购代理机构限期整改。（二）内部监督1.采购人应建立健全内部监督机制，加强对本单位政府采购活动的日常监督检查。采购人可以设立专门的内部监督机构或指定专人负责监督检查工作，对采购活动的各个环节进行全程监督。2.采购人内部监督机构或人员应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否合法、采购合