工会奖品采购制度

PAGE工会奖品采购制度一、总则（一）目的为规范工会奖品采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高工会经费使用效益，充分发挥工会奖品对员工的激励作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司工会组织的各类奖品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争、公正透明的原则，保障所有潜在供应商平等参与。3.效益原则：在保证奖品质量的前提下，合理控制采购成本，提高经费使用效益。4.廉洁原则：杜绝采购过程中的不正当交易和腐败行为，确保廉洁自律。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构工会委员会负责对奖品采购的重大事项进行决策，包括采购预算、采购方式、采购标准等。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，具体负责采购活动的组织实施，包括制定采购计划、发布采购信息、组织评审、签订合同、验收付款等工作。（三）监督部门工会经费审查委员会负责对奖品采购活动进行全程监督，审查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等，确保采购活动规范有序。三、采购预算管理（一）预算编制1.工会办公室应根据工会工作计划和活动安排，结合公司实际情况，在每年年初编制奖品采购预算。2.预算编制应充分考虑各类奖项的设置、预计参与人数、奖品档次等因素，确保预算合理准确。3.采购预算需经工会委员会审议通过后报公司财务部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报工会委员会审批。2.工会办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式（一）公开招标1.对于金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的奖品采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好且有相关经验的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，但需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应在保证采购项目质量和满足采购需求的前提下，与供应商协商确定合理的采购价格，并签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工会活动计划和实际需求，填写《工会奖品采购申请表》，详细说明采购奖品的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至工会办公室。2.工会办公室对采购申请进行初步审核，核实申请的合理性和必要性，对于不符合要求的申请予以退回并说明原因。（二）采购计划制定1.工会办公室根据审核通过的采购申请，结合采购预算和采购方式，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算、采购方式、时间安排等内容，并报工会委员会审批。（三）采购信息发布1.根据采购方式的不同，工会办公室通过相应渠道发布采购信息。公开招标：在指定的招标网站或媒体上发布招标公告。邀请招标：向特定的供应商发出投标邀请书。竞争性谈判、单一来源采购、询价：通过公司内部公告、邮件等方式向潜在供应商发出采购邀请。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购要求、供应商资格条件、报名时间、地点及方式等内容。（四）供应商选择与评审1.供应商报名后，工会办公室对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况等相关资料，确保供应商符合采购要求。2.根据采购方式的不同，组织相应的评审活动。公开招标、邀请招标：成立评标委员会进行评标，评标委员会由工会代表、公司相关部门代表、技术专家等组成，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。竞争性谈判：成立谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组由工会代表、公司相关部门代表等组成，按照谈判文件规定的谈判程序和要求进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。询价：对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。3.评审过程应严格按照规定程序进行，评审记录应完整、准确，评审结果应及时向工会委员会报告。（五）合同签订1.确定成交供应商后，工会办公室应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。3.采购合同签订后，应报工会经费审查委员会备案。（六）采购验收1.采购的奖品到货后，工会办公室应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括奖品的数量、规格、质量、外观等方面，验收合格后填写《工会奖品采购验收单》。3.如发现奖品存在质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商更换或采取其他补救措施。（七）付款结算1.采购验收合格后，并收到供应商提供的合法有效的发票后，工会办公室应按照采购合同约定的付款方式办理付款手续。2.付款申请应经工会委员会审批后，报公司财务部门审核支付。3.财务部门应严格按照财务制度和采购合同的规定进行付款结算，确保资金支付安全、准确。六、采购监督与管理（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对奖品采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况、采购合同的履行情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。整改情况应及时向工会委员会报告。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况及参与采购活动的表现等。2.对供应商的履约情况进行评价，对于表现良好合作愉快的供应商，可在后续采购活动中优先考虑；对于出现违约行为的供应商，应视情节轻重采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施。（三）档案管理1.工会办公室应妥善保管