财政资金采购管理制度

PAGE财政资金采购管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织使用财政资金进行采购活动，提高财政资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政资金进行的货物、工程和服务采购活动。财政资金包括但不限于政府拨款、财政补贴、专项资金等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商、承包商或服务提供商，确保采购项目的质量和效益。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈和恶意串通。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制下一年度财政资金采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合本公司/组织财力状况，合理安排采购资金，避免盲目采购和超预算采购。3.采购预算编制完成后应报经公司/组织领导审核批准，并按照规定程序报财政部门备案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊原因确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购部门应根据采购预算和采购计划，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现预算不足或有其他问题，应及时报告并采取相应措施。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，严格控制采购资金支出。对超预算采购或无预算采购的项目，财务部门有权拒绝支付资金。（三）预算调整1.采购预算在执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因，确需调整预算的，由采购部门提出书面申请，并详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.采购预算调整申请应报经公司/组织领导审核批准，并按照规定程序报财政部门备案。未经批准，不得擅自调整采购预算。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应根据采购预算和工作实际需要，在采购项目实施前编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间、采购金额等内容，并制定具体的采购实施方案。2采购计划编制应充分考虑采购项目的特点和要求，合理选择采购方式，确保采购项目顺利实施。对于技术复杂、专业性强的采购项目，应组织相关专家进行论证。3.采购计划编制完成后应报经公司/组织领导审核批准，并按照规定程序报财政部门备案。（二）计划执行1采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动不得擅自变更采购计划。如因特殊原因确需变更采购计划的应按照规定程序报经批准。2.在采购计划执行过程中采购部门应加强与供应商、承包商或服务提供商的沟通协调及时解决采购过程中出现的问题确保采购项目按时、按质、按量完成。3.采购部门应建立采购计划执行情况跟踪机制定期对采购计划执行情况进行检查和评估及时发现和纠正存在的问题。（三）计划调整1.采购计划在执行过程中如遇国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因确需调整计划的由采购部门提出书面申请并详细说明调整原因、调整内容及调整后的计划安排。2.采购计划调整申请应报经公司/组织领导审核批准并按照规定程序报财政部门备案未经批准不得擅自调整采购计划。四采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目应当采用公开招标方式采购公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.采用公开招标方式采购的采购人应当在财政部门指定的媒体上发布招标公告招标公告应当包括采购人名称、地址、联系方式采购项目名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍采购项目的预算金额采购项目的实施地点和时间获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价投标人资格要求投标截止时间、开标时间及地点以及获取招标文件的方式及招标文件售价等内容。3.采购人应当按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件并对招标文件的内容进行解释和答疑。投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件并在规定的时间内提交投标文件。采购人应当按照招标文件规定的评标标准和方法对投标文件进行评审确定中标供应商并发布中标公告。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用邀请招标方式采购具有特殊性只能从有限范围的供应商处采购的采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息媒体发布资格预审公告公布投标人资格条件资格预审公告的期限不得少于七个工作日。投标人应当在资格预审公告期内按照公告要求提交资格证明文件采购人应当对投标人提交的资格证明文件进行审查并确定通过资格预审的供应商名单。采购人应当向通过资格预审的供应商发出投标邀请书并按照本制度关于公开招标的规定组织开标、评标确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商就采购事宜进行谈判从而确定中标供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用竞争性谈判方式采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的技术复杂或者性质特殊不能确定详细规格或者具体要求的采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的采购人或采购代理机构应当成立谈判小组谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成其中专家的人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购人或采购代理机构应当邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判并向其提供谈判文件。供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件并在规定的时间内提交响应文件。谈判小组应当对响应文件进行评审并与供应商进行谈判在谈判过程中谈判小组可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容进行必要的澄清、说明或者更正。谈判小组应当根据谈判文件和谈判情况确定成交供应商并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的采购项目可以采用单一来源采购方式只能从唯一供应商处采购的发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息媒体上公示单一来源采购公示的期限不得少于五个工作日并将公示情况报财政部门备案。公示期内如有异议采购人应当组织相关人员进行论证并根据论证结果决定是否继续采用单一来源采购方式。如继续采用单一来源采购方式采购人应当向财政部门提交单一来源采购申请并说明理由。财政部门应当对采购人提交的单一来源采购申请进行审核并在规定时间内作出批复。采购人应当按照财政部门的批复组织实施单一来源采购活动。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的采购人应当成立询价小组询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成其中专家的人数不得少于询价小组成员总数的三分之二。询价小组应当制定询价文件明确询价程序、询价内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购人应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书并向其提供询价文件。供应商应当按照询价文件的要求编制响应文件并在规定的时间内提交响应文件。询价小组应当对响应文件进行评审并要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组应当根据询价文件和询价情况确定成交供应商并向其发出成交通知书。五采购程序管理（一）采购申请1.各部门根据工作需要向采购部门提出采购申请采购申请应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容并加盖部门公章。2.采购申请应按照公司/组织内部审批流程进行审批经部门负责人、分管领导、主要领导签字同意后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后应进行初审对采购申请的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.初审通过后采购部门将采购申请提交公司/组织采购管理领导小组进行审批采购管理领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批并签署意见。3.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购项目采购管理领导小组应组织相关专家进行论证确保采购决策科学合理。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果按照规定的采购方式组织实施采购活动。在采购过程中采购部门应严格按照采购程序办事确保采购活动公开、公平、公正。2.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的采购部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标代理机构应按照国家有关规定和招标文件要求组织开标、评标等活动。3.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的采购部门应按照本制度规定的程序组织谈判、采购活动并做好记录。采购验收1.采购项目完成后采购部门应及时组织验收。验收小组由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收小组应按照采购合同和相关标准对采购项目进行验收验收内容包括货物的数量质量规格型号性能等工程的建设质量、进度、安全等服务的质量、标准、效果等同时对采购项目的资金使用情况进行审核。3.验收合格的采购项目验收小组应出具验收报告验收报告应包括采购项目名称采购合同编号采购内容数量质量验收标准验收情况验收结论等内容并由验收小组成员签字确认。验收不合格的采购项目验收小组应要求供应商限期整改直至达到验收标准整改完成后重新组织验收。（五）采购付款1.采购项目验收合格后采购部门应及时办理付款手续。采购付款应严格按照采购合同约定进行付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务部门应按照公司/组织财务管理制度和采购合同约定对采购付款申请进行审核审核无误后报经领导批准后办理付款手续。3.对于财政资金采购项目财务部门应按照财政资金管理规定及时与财政部门进行资金结算确保财政资金安全、高效使用。六采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式明确双方的权利和义务合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前采购部门应将合同草案提交公司/组织法律顾问进行审核法律顾问应从法律角度对合同条款的合法性、合规性进行审查并提出修改意见。采购部门应根据法律顾问的意见对合同草案进行修改完善确保合同条款合法有效。3.采购合同签订后采购部门应将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案以便各部门及时了解合同履行情况并做好相关工作。（二合同履行1.采购合同签订后双方应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务采购人应按照合同约定的付款方式及时支付货款。2.在合同履行过程中如遇不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款的双方应及时协商解决并签订补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分与采购合同具有同等法律效力。采购部门应建立采购合同履行情况跟踪机制定期对合同履行情况进行检查和评估及时发现和解决合同履行过程中出现的问题确保采购合同顺利履行。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中如因国家政策调整、市场价格波动、采购项目变更等原因确需变更合同条款的双方应协商一致并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、时间等事项并作为采购合同的组成部分与采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他特殊原因导致采购合同无法继续履行或需要解除合同的双方应协商一致并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间等事项并按照合同约定办理相关手续。3.采购合同变更或解除后采购部门应及时将相关情况通知财务部门、使用部门等相关部门并做好账务处理和资产处置等工作确保公司/组织利益不受损失。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中如发生合同纠纷双方应首先通过友好协商解决协商不成的可以按照合同约定的争议解决方式进行处理如申请仲裁或提起诉讼。2.采购部门应积极配合公司/组织法律顾问做好合同纠纷的处理工作及时提供相关证据和资料协助法律顾问制定应对策略维护公司/组织合法权益。3.在合同纠纷处理过程中采购部门应暂停与供应商的相关业务往来待合同纠纷解决后再根据情况决定是否继续合作。七采购监督管理内部监督1.公司/组织应建立健全采购内部监督机制加强对采购活动全过程的监督检查。内部监督包括采购预算执行情况、采购计划执行情况、采购方式选择情况、采购程序执行情况、采购合同履行情况等方面的监督检查。2.公司/组织审计部门应定期对采购项目进行审计审计内容