跟标采购制度

PAGE跟标采购制度一、总则（一）目的为规范公司跟标采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对采购活动的内部控制，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目在采购货物、工程和服务过程中涉及的跟标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：跟标采购活动必须遵守国家法律法规，符合行业标准和公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在跟标采购过程中，应遵循公平公正的原则，对待所有参与跟标的供应商，确保竞争环境公平，评审结果公正。3.效益原则：通过跟标采购，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，实现公司经济效益最大化。4.诚信原则：参与跟标采购的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、跟标采购的定义与适用情形（一）定义跟标采购是指在已有采购项目（以下简称“原项目”）的基础上，对与原项目相同或类似的货物、工程或服务进行采购时，参照原项目的采购方式、采购标准、采购流程等，选择与原项目中标供应商相同或推荐供应商名单中的供应商进行采购的行为。（二）适用情形1.货物采购因生产、经营需要，需采购与原项目相同品牌、规格、型号的货物，且数量较小，不适合重新招标或其他采购方式，但原项目中标供应商能够满足需求的。为保证与原项目货物的兼容性、配套性，需采购与原项目相同品牌、规格、型号的货物，原项目中标供应商有能力提供的。2.工程采购因工程建设需要，需采购与原项目相同施工工艺、技术要求、质量标准的工程服务，且工程规模较小，不适合重新招标或其他采购方式，但原项目中标供应商能够承担的。为保证与原项目工程的连贯性、一致性，需采购与原项目相同施工工艺、技术要求、质量标准的工程服务，原项目中标供应商有资质和能力承接的。3.服务采购因业务运营需要，需采购与原项目相同服务内容、服务标准、服务要求的服务，且服务期限较短，不适合重新招标或其他采购方式，但原项目中标供应商能够提供的。为保证与原项目服务的延续性、稳定性，需采购与原项目相同服务内容、服务标准、服务要求的服务，原项目中标供应商有经验和能力履行的。三、跟标采购的流程（一）需求提出1.公司内部各部门、各项目根据实际需求，填写《跟标采购申请表》，详细说明跟标采购的货物、工程或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额等信息，并注明与原项目的关联情况。2.《跟标采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《跟标采购申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核跟标采购的必要性、与原项目的关联性、采购金额是否合理等。2.如审核通过，采购部门将《跟标采购申请表》提交至分管领导审批；如审核不通过，采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因，并要求其补充或修改相关信息。（三）分管领导审批1.分管领导对《跟标采购申请表》进行审批，重点审批跟标采购是否符合公司利益、是否符合相关规定等。2.如审批通过，分管领导在《跟标采购申请表》上签字同意；如审批不通过，分管领导应明确提出意见，采购部门根据意见进行相应处理。（四）确定跟标供应商1.采购部门根据审批通过的《跟标采购申请表》，确定跟标供应商。跟标供应商原则上应为原项目中标供应商，如原项目中标供应商无法满足跟标采购需求，采购部门可在推荐供应商名单中选择其他供应商。2.采购部门向确定的跟标供应商发出《跟标采购邀请函》，明确跟标采购的货物、工程或服务的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商在规定时间内回复是否接受跟标采购邀请。（五）供应商响应1.跟标供应商收到《跟标采购邀请函》后，应在规定时间内进行响应。如接受跟标采购邀请，供应商应提交《跟标采购报价单》，详细说明报价明细、交货时间、交货地点、售后服务承诺等内容，并加盖公章。2.如供应商拒绝跟标采购邀请，采购部门应及时与其他推荐供应商进行沟通，确定新的跟标供应商，并重新发出《跟标采购邀请函》。（六）采购评审1.采购部门组织相关部门人员组成评审小组，对跟标供应商提交的《跟标采购报价单》进行评审。评审内容包括报价合理性、产品质量、售后服务、交货期等方面。2.评审小组根据评审结果，填写《跟标采购评审报告》，推荐中标候选人，并说明推荐理由。（七）确定中标供应商1.采购部门根据评审小组的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出《跟标采购中标通知书》。2.《跟标采购中标通知书》应明确中标供应商的名称、中标金额、交货时间、交货地点等信息，并要求中标供应商在规定时间内签订采购合同。（八）签订采购合同1.中标供应商收到《跟标采购中标通知书》后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物、工程或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，作为执行和监督的依据。四、跟标采购的监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对跟标采购活动进行定期审计和监督，检查跟标采购是否符合相关规定，采购流程是否规范，采购结果是否公正等。2.审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）供应商管理1.采购部门负责建立跟标供应商档案，记录供应商的基本信息、参与跟标采购情况、履约情况等。2.采购部门应定期对跟标供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。如发现供应商存在问题，采购部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作资格等。（三）信息公开1.采购部门应将跟标采购的相关信息在公司内部进行公开，包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购流程、中标供应商等信息，确保公司员工了解跟标采购情况，接受员工监督。2.对于涉及公司商业机密的信息，采购部门应按照相关规定进行保密处理，防止信息泄露。五、跟标采购的风险防控（一）合规风险1.跟标采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，防止因违规操作导致的法律风险。2.采购部门应加强对法律法规和行业标准的学习，确保跟标采购活动合法合规。同时，应建立内部合规审查机制，请法务部门或专业律师对跟标采购文件进行审查，避免出现法律漏洞。（二）质量风险1.跟标采购可能存在因供应商选择不当、产品质量标准不明确等原因导致的质量风险。2.采购部门应加强对跟标供应商的资质审查和产品质量评估，选择具有良好信誉和质量保证能力的供应商。同时，应在采购合同中明确产品质量标准和验收条款，加强对采购产品的检验和验收，确保产品质量符合要求。（三）价格风险1.跟标采购可能存在因供应商垄断、市场价格波动等原因导致的价格风险。2.采购部门应加强市场调研，了解同类产品或服务的市场价格水平，合理确定采购预算。同时，应在采购合同中约定价格调整条款，如遇市场价格波动较大时，可根据合同约定进行价格调整，降低价格风险。（四）廉政风险1.跟标采购活动中可能存在因利益输送、不正当竞争等