局政府询价采购管理制度

PAGE局政府询价采购管理制度一、总则（一）目的为了规范局政府询价采购行为，加强对局政府询价采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金进行的询价采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：询价采购活动应公开进行，并接受社会监督。2.公平竞争原则：所有符合条件的供应商均可参与询价采购活动，不得设置不合理条件限制或排斥潜在供应商。3.公正原则：询价采购评审过程应公正，评审标准应统一，确保采购结果公平公正。4.诚实信用原则：询价采购各方当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，科学合理地编制询价采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的要求进行编制，并报经局财务部门审核。审核通过后的采购预算应作为询价采购活动的控制依据。（二）预算调整1.在询价采购活动实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因及金额，并按照规定的程序报经批准。2.采购预算调整应严格按照财政部门的相关规定执行，未经批准不得擅自调整。三、采购计划管理（一）计划制定1.各采购需求部门应根据采购预算和工作实际需要，制定询价采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照规定的时间报送局采购管理部门审核。审核通过后的采购计划应作为询价采购活动的执行依据。（二）计划执行1.采购管理部门应按照采购计划组织实施询价采购活动，并及时与采购需求部门沟通协调，确保采购活动顺利进行。2.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要变更采购计划的，采购管理部门应提出书面申请，说明变更原因及内容，并按照规定的程序报经批准。四、供应商管理（一）供应商资格条件1.参与本局询价采购活动的供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》规定的供应商资格条件，同时还应满足本局根据采购项目特点设定的特定资格条件。2.供应商应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，并在参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。（二）供应商选择1.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定供应商。在选择供应商时，应按照公平、公正、公开的原则，综合考虑供应商的报价、产品质量、售后服务等因素。2.采购管理部门应建立供应商库，对参与本局询价采购活动的供应商进行登记管理，并定期对供应商的诚信情况进行评估。对有不良记录的供应商，应限制其参与本局询价采购活动。（三）供应商考核1.采购管理部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行考核。考核结果应作为供应商续用、淘汰的重要依据。2.对考核不合格的供应商，采购管理部门应责令其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其参与本局询价采购活动的资格。五、询价采购程序（一）采购申请1.采购需求部门根据工作需要，填写《询价采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《询价采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报局采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购需求部门报送的《询价采购申请表》后，应及时进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的合规性等。2.经审核通过的采购项目，采购管理部门应报局领导审批。局领导审批同意后，采购管理部门方可组织实施询价采购活动。（三）询价文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，编制询价文件。询价文件应包括询价公告、报价表、技术规格、售后服务承诺等内容。2.询价文件应明确询价采购的程序、评审标准、合同主要条款等内容，确保询价采购活动的公开、公平、公正。（四）询价公告发布1.采购管理部门应在规定的媒体上发布询价公告，公开采购项目的相关信息，邀请符合条件的供应商参与询价采购活动。2.询价公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、数量、技术规格、预算金额、询价时间、地点、供应商资格条件、报名方式等内容。（五）供应商报名1.供应商应在询价公告规定的时间内，按照公告要求向采购管理部门报名。报名时应提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、报价表等相关资料。2.采购管理部门应对供应商提交的报名资料进行审核，符合条件的供应商予以登记，并发放询价文件。（六）报价文件接收1.供应商应在询价文件规定的时间内，将报价文件密封送达指定地点。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容。2.采购管理部门应安排专人负责接收供应商的报价文件，并对报价文件进行检查和登记。对不符合要求的报价文件予以拒收。（七）询价评审1.采购管理部门应组织成立询价评审小组，负责对供应商的报价文件进行评审。询价评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数。2.询价评审小组应按照询价文件规定的评审标准进行评审，并填写《询价采购评审报告》。评审标准应包括价格、技术、售后服务等方面的内容。3.询价评审小组应根据评审结果，推荐成交候选人，并报采购管理部门审核。采购管理部门应根据询价评审小组的推荐意见，确定成交供应商。（八）合同签订1.采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，并按照合同约定支付采购资金。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，并加盖双方公章。2.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送局财务部门备案。局财务部门应按照合同约定及时支付采购资金。（九）验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织对采购项目进行验收。验收人员应包括采购人代表、技术人员、质量管理人员等。2.验收人员应按照采购合同约定的质量标准和技术规格，对采购项目的数量、质量、性能等进行验收，并填写《询价采购验收报告》。经验收合格的采购项目，采购需求部门应出具验收合格证明。六、采购监督管理（一）内部监督1.局纪检监察部门应加强对局政府询价采购活动的监督检查，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处。2.局财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的合理使用。对采购资金的支付情况进行审核，防止资金浪费和滥用。（二）外部监督1.本局询价采购活动应接受财政部门和审计部门的监督检查。对财政部门和审计部门提出的意见和建议，应认真整改落实。2.本局应建立健全询价采购投诉处理机制，对供应商的投诉进行及时处理。对投诉处理结果应及时向社会公布，接受社会监督。七、档案管理（一）档案收集1.采购管理部门应负责收集、整理询价采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请、采购审批文件、询价文件、报价文件、评审报告、采购合同、验收报告等。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案资料的真实性和完整性。（二）档案整理1.采购管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类整理，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、档案内容、档案日期等信息，并按照档案类别进行排序。2.档案整理应做到分类清晰、编号规范、装订整齐，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护。（四）档案查阅1.本局内部人员查阅询价采购档案资料时应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人