非政府采购管理制度

PAGE非政府采购管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非政府采购行为，加强对非政府采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织除依法必须进行招标的政府采购项目以外的各类货物、工程和服务的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：非政府采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益原则：在满足公司/组织业务需求的前提下，注重采购资金的使用效益，降低采购成本，提高采购质量。4.诚信原则：采购活动各方当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假资料或进行不正当竞争。二、采购管理职责分工（一）采购决策机构公司/组织设立采购决策机构，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重要事项。采购决策机构由公司/组织高层管理人员及相关部门负责人组成。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购执行部门应明确专人负责采购项目的各个环节，确保采购活动顺利进行。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，对采购项目的技术规格、质量标准、数量要求等进行明确，并参与采购过程中的技术评审、验收等工作。需求部门应根据公司/组织业务发展需要，及时准确地提出采购需求，配合采购执行部门完成采购任务。（四）监督部门监督部门负责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合规定等。监督部门有权对采购活动中的违规行为提出纠正意见，并依法依规进行处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据公司/组织年度工作计划和业务需求，会同需求部门编制非政府采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑公司/组织的财务状况和资金承受能力，确保采购预算的合理性和可行性。3.采购预算编制过程中，应广泛征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，对采购项目的必要性、可行性、经济性等进行充分论证，提高采购预算的准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应按照公司/组织内部审批程序进行审批。采购预算审批应重点审查预算编制的依据是否充分、内容是否完整、金额是否合理等。2.经审批后的采购预算应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序重新进行审批。（三）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金不超预算。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照合同约定及时支付采购款项，确保采购资金的安全和有效使用。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物、工程和服务的金额达到国家规定的公开招标限额标准以上的；采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，但采用公开招标方式更能满足采购需求的；其他法律法规规定应当采用公开招标方式采购的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照国家有关规定编制招标文件，发布招标公告，组织开标评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。采购执行部门应按照规定编制招标文件，组织开标评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；使用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容和谈判标准，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.在采购活动开始前，采购执行部门应组织相关人员对采用单一来源采购方式的必要性和合理性进行论证，并形成论证意见。采购执行部门应将论证意见报采购决策机构批准后，方可采用单一来源采购方式。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定的时间内报价。采购执行部门应根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性、可行性、预算金额等是否符合规定，并提出审核意见。2.采购申请表经采购执行部门审核通过后，应按照公司/组织内部审批程序进行审批。采购审批应重点审查采购项目的合规性、采购方式的合理性、采购预算的准确性等。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（四）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定的方式和渠道发布采购信息，包括采购公告、招标公告、投标邀请书、谈判文件、询价文件等。采购信息发布应确保信息的公开、透明，保证所有潜在供应商能够及时获取采购信息。2.采购信息发布的媒体应符合国家有关规定，一般应选择在政府指定的采购信息发布媒体上发布采购信息。（五）供应商报名及资格审查1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间和方式，接受供应商的报名。供应商报名时应提交相关证明材料，证明其符合采购文件规定的资格条件。2.采购执行部门应组织对供应商的资格进行审查，核实供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等是否符合要求。对资格审查合格的供应商，采购执行部门应予以登记，并向其发放采购文件。（六）开标评标（谈判、询价）1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）活动应邀请相关部门人员参加，接受监督部门的监督。2.开标时，采购执行部门应宣布开标纪律，公布供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。评标（谈判、询价）时，评标（谈判、询价）小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判内容和询价标准，对供应商的投标文件（谈判文件、询价文件）进行评审，确定中标（成交）供应商。（七）中标（成交）通知1.采购执行部门应在评标（谈判、询价）结束后，及时向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。2.中标（成交）通知书应明确中标（成交）供应商的名称、中标（成交）金额、采购项目名称、采购合同主要条款等内容。中标（成交）通知书具有法律效力，中标（成交）供应商应按照中标（成交）通知书的要求与采购执行部门签订采购合同。（八）采购合同签订1.中标（成交）供应商应在收到中标（成交）通知书后的规定时间内，与采购执行部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（九）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，需求部门应填写采购验收报告，并由验收人员签字确认。采购验收报告应作为支付采购款项的依据之一。（十）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。采购款项支付前，财务部门应审核采购合同、采购验收报告、发票等相关凭证，确保支付凭证的真实性、合法性和完整性。2.采购款项支付过程中，如发现问题或纠纷，财务部门应及时与采购执行部门、需求部门等相关部门沟通协调，妥善解决问题。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、供应商报名及资格审查材料、开标评标（谈判、询价）记录、中标（成交）通知书、采购合同、采购验收报告、发票等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限应符合国家有关规定。采购档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制档案资料。查阅人员应遵守档案管理制度，不得泄露档案内容。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否符合规定等。2.