公司采购询比价制度

PAGE公司采购询比价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本询比价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.公平公正原则：在采购询比价过程中，应平等对待所有供应商，确保竞争的公平性和公正性。3.效益原则：通过询比价，选择性价比最优的供应商和采购方案，实现公司采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询比价流程（一）采购申请1.使用部门提出申请：各使用部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.审批：《采购申请表》提交至相关审批部门，按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后，申请表流转至采购部门。（二）供应商选择与询价1.供应商信息收集：采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关信息，包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.选择询价对象：根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中筛选出若干家符合要求的供应商作为询价对象。询价对象应具有良好的信誉、较强的供货能力和合理的价格水平。3.发出询价函：采购人员向选定的供应商发出询价函，询价函应明确采购项目的详细要求、规格型号、数量、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容，并要求供应商在规定的时间内报价。（三）供应商报价1.报价要求：供应商应按照询价函的要求，认真填写报价单，注明所报产品或服务的详细规格、价格、交货期、售后服务等内容，并加盖公章或签字确认。2.报价有效期：供应商的报价应在规定的有效期内有效，有效期一般为[X]个工作日。在报价有效期内，采购部门不得与供应商就报价内容进行实质性谈判。（四）比价与评审1.比价：采购人员对各供应商的报价进行整理和对比，分析报价的合理性和差异。比价时，应综合考虑产品或服务的质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择最优的供应商。2.评审：采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，评审人员应包括采购人员、技术人员、质量管理人员等。评审过程中，评审人员应根据采购项目的要求和评审标准，对供应商的报价进行评估和打分，确定最终的中标供应商。3.评审标准：评审标准应根据采购项目的特点和需求制定，一般包括以下几个方面：价格因素：比较各供应商的报价，选择价格最低且符合要求的供应商。质量因素：评估供应商所提供产品或服务的质量，选择质量可靠、信誉良好的供应商。交货期因素：考虑供应商的交货期，选择能够按时交货的供应商。售后服务因素：考察供应商的售后服务能力和承诺，选择售后服务完善的供应商。（五）确定中标供应商1.中标通知：采购部门根据评审结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。《中标通知书》应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容，并要求中标供应商在规定的时间内签订采购合同。2.合同签订：中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。（六）采购合同执行1.合同跟踪：采购部门应建立合同跟踪机制，对采购合同的执行情况进行跟踪和监督。及时了解供应商的生产进度、质量控制情况、交货期等信息，确保合同的顺利执行。2.验收：采购项目到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等方面。验收合格后，填写《验收报告》，并办理相关入库手续。3.付款：采购部门根据采购合同的约定，及时办理付款手续。付款时，应审核供应商提供的发票、验收报告等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。三、询比价相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善采购询比价制度，并组织实施。2.收集、整理和维护供应商信息库，建立供应商档案。3.组织采购申请的审批，根据审批结果实施采购询比价工作。4.向供应商发出询价函，收集供应商报价，进行比价和评审，确定中标供应商。5.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.定期对采购询比价工作进行总结和分析，提出改进建议。（二）使用部门职责1.根据实际需求，提出采购申请，并填写《采购申请表》。2.参与采购询比价过程，提供技术支持和质量要求等相关信息。3.协助采购部门进行验收工作，对采购产品或服务的质量负责。（三）审批部门职责1.按照公司规定的审批流程，对采购申请进行审批。2.监督采购询比价工作的执行情况，确保采购活动符合公司规定和法律法规要求。（四）评审人员职责1.参与采购询比价的评审工作，根据评审标准对供应商的报价进行评估和打分。2.提供专业意见和建议，确保评审结果的公正性和合理性。3.对评审过程和结果负责，保守评审过程中的商业秘密。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询比价制度的执行情况进行审计，检查采购过程是否合规，有无违规操作和不正当行为。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购询比价工作的进展情况和存在的问题，接受管理层的监督和指导。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.鼓励供应商对采购过程中的违规行为进行举报，对举报属实的供应商给予奖励，并对违规行为进行严肃处理。（三）检查与整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作落实到位。整改完成后，应向公司提交整改报告，接受复查。五、违规处理（一）违规行为界定1.在采购询比价过程中，采购人员或相关人员存在以下行为之一的，视为违规行为：与供应商串通，谋取不正当利益。泄露采购项目信息，影响采购活动的公平公正。违反评审标准，擅自确定中标供应商。其他违反公司规定和法律法规的行为。（二）违规处理措施1.对于违规行为，一经查实，视情节轻重给予相应的处罚，处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。