学校采购物品制度

PAGE学校采购物品制度一、总则1.目的为了规范学校采购物品行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购物品的质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组及其他校内机构（以下统称“采购部门”）采购物品的活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。效益原则：在保证采购物品质量的前提下，充分考虑资金的使用效益，降低采购成本。诚信原则：采购部门及供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校成立采购领导小组为采购决策机构，由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责为：制定采购政策：研究制定学校采购工作的方针、政策和规章制度，并监督执行。审议采购计划：审议学校年度采购计划及重大采购项目的采购方案。决策采购事项：对采购过程中的重大事项进行决策，如采购方式的确定、供应商的选择等。2.采购执行机构学校设立采购办公室作为采购执行机构，负责采购活动的具体组织实施。采购办公室职责如下：编制采购计划：根据学校各部门需求，结合学校预算安排，编制年度采购计划，并报采购领导小组审议。组织采购活动：按照采购领导小组的决策和相关规定，组织实施各类采购活动，包括采购文件编制、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。供应商管理：建立供应商信息库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理；与供应商保持沟通协调，处理采购过程中的相关问题。采购文件管理：负责采购文件的编制、审核、存档等工作，确保采购文件的完整性和规范性。采购合同管理：负责采购合同的起草拟定、审核签订、履行跟踪、验收结算等工作，确保合同的有效执行。采购资金管理：配合学校财务部门做好采购资金预算编制、支付申请、账务处理等工作，确保采购资金的安全使用。3.采购需求部门各采购需求部门负责提出采购物品的需求，包括物品的名称、规格、数量、技术要求、质量标准等，并对采购物品的质量和使用效果负责。其职责为：提交采购申请：根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的需求情况，并报采购办公室。参与采购过程：协助采购办公室进行采购需求调研、技术交流、评标谈判等工作，提供必要的技术支持和专业意见。验收采购物品：负责组织对采购物品进行验收，确保采购物品符合需求部门提出的要求，并出具验收报告。三、采购预算管理1.预算编制采购办公室应根据学校年度工作计划和各部门采购需求，结合学校财力状况和市场价格变化，编制年度采购预算草案。采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按规定程序报学校财务部门审核。学校财务部门应根据学校整体预算安排，对采购预算草案进行审核，提出修改意见，报采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序报采购领导小组审批。采购办公室应定期对采购预算执行情况进行统计分析，并向采购领导小组报告。对于预算执行中出现的问题，应及时采取措施加以解决。3.预算调整在采购预算执行过程中，因政策调整、市场价格波动、采购需求变化等原因确需调整采购预算的，采购部门应提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额及资金来源等情况，并附相关证明材料。预算调整申请经采购办公室审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行审议，必要时可组织相关部门进行论证，批准后的预算调整申请应及时通知学校财务部门。四、采购方式及适用范围1.公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购办公室应按照规定的程序和条件，从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程1.采购申请采购需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、技术要求、质量标准、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后，报采购办公室。2.采购审批采购办公室收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、合规性等。对于符合要求的采购申请，提交采购领导小组审批；对于不符合要求的采购申请，及时反馈采购需求部门并说明原因。采购领导小组根据采购办公室的审核意见，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请进入采购实施阶段；审批不通过的采购申请，采购需求部门应根据审批意见进行调整后重新提交采购申请。3.采购实施确定采购方式：采购办公室根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式及适用范围，确定具体的采购方式。编制采购文件：根据选定的采购方式，采购办公室编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的各项要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和规范性。发布采购信息：采购办公室通过学校官网、政府采购平台等渠道发布采购信息，并向潜在供应商发送采购文件。采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购文件获取方式、采购截止时间、开标评标时间地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息并参与采购活动。组织开标评标（谈判、询价）：采购办公室按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判、询价）活动。开标评标（谈判、询价）过程应严格按照采购文件规定的程序和评审标准进行，确保评审结果的公平公正。参与开标评标（谈判、询价）的工作人员应严格遵守工作纪律，不得泄露评审过程中的任何信息。评审结束后，采购办公室应及时整理评审资料，形成评审报告，报采购领导小组审核。确定成交供应商：采购领导小组根据评审报告，在符合采购需求、质量和服务相等的前提下，按照规定的成交原则确定成交供应商，并出具成交通知书。签订采购合同：采购办公室与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号数量、价格、交货时间地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容的完整性和合法性。采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送学校财务部门备案，并跟踪合同履行情况。4.采购验收采购物品到货后，采购需求部门应及时组织验收工作。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购物品的数量、规格、型号、质量、性能等进行全面检查，确保采购物品符合要求。验收合格后，验收人员应出具验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论验收人员签字等内容。对于验收不合格采购物品，采购需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等处理。如供应商拒不履行义务，采购需求部门可按照采购合同约定追究供应商的违约责任。5.采购付款采购办公室应根据采购合同约定及验收情况向学校财务部门提交付款申请，并附采购合同、验收报告、发票等相关资料。学校财务部门应按照财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核通过后，办理付款手续，将采购资金支付给供应商。在付款过程中，如发现采购合同执行中存在问题或供应商提供的发票等资料不符合规定，财务部门应及时与采购办公室沟通协调，暂停付款，并采取相应措施进行处理。六、采购合同管理1.合同签订采购办公室应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同内容符合法律法规及学校采购制度的要求。采购合同签订前，采购办公室应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同条款的合法性和有效性。审核通过后，由采购办公室负责人与供应商签订采购合同。2.合同履行采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，及时了解供应商的供货进度、质量状况等信息，并协调解决合同履行过程中出现的问题。采购需求部门应按照采购合同约定，做好采购物品的接收、验收等工作，确保采购物品按时、按质、按量到位。3.合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购办公室应与供应商协商一致，并签订书面合同变更协议报采购领导小组审批。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，确保合同变更的合法性和有效性。4.合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止的，采购办公室应及时与供应商办理合同终止手续，并对合同履行情况进行总结评价。合同终止后，采购办公室应将合同相关资料整理归档，妥善保管。七、供应商管理1.供应商资格审查采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信用记录等方面。只有通过资格审查的供应商才能参与学校采购活动。采购办公室应定期更新供应商信息库，确保供应商信息的准确性和完整性。2.供应商信用评价采购办公室应建立供应商信用评价制度，对供应商的信用状况进行评价。信用评价内容包括供应商的合同履行情况、产品质量、售后服务、价格水平、商业信誉等方面。采购办公室应根据供应商信用评价结果，对供应商进行分类管理，对于信用良好的供应商给予优先采购待遇；对于信用较差的供应商，限制其参与学校采购活动。3.供应商培训与沟通采购办公室应定期组织供应商培训，使其了解学校采购政策、采购流程、质量要求等方面的内容，提高供应商的服务水平和质量意识。采购办公室应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等信息，并协调解决采购过程中出现的问题。八、采购监督与审计1.内部监督学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行内部监督。采购监督小组由学校纪检监察部门人员、财务部门人员、审计部门人员等组成，其职责为：监督采购政策执行：监督采购活动是否遵守国家法律法规及学校采购制度的规定，确保采购政策的有效执行。审查采购文件和合同：对采购文件和采购合同进行审查，确保其内容的合法性、合规性和完整性。监督采购过程：对采购开标评标（谈判、询价）等过程进行现场监督，确保评审过程的公平公正。受理投诉举报：受理学校师生及其他利害关系人对采购活动的投诉举报，并及时进行调查处理。2.审计监督学校审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择合理性、采购文件规范性采购合同履行情况、采购资金使用效益等方面。审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。3.投诉处理学校设立采购