南网采购制度

PAGE南网采购制度一、总则（一）目的为规范南方电网公司（以下简称“公司”）采购活动，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进公司健康发展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分、子公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，提高采购资金使用效率。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理职责（一）公司层面1.公司采购管理部门职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准。指导和监督各单位采购活动，协调解决采购工作中的重大问题。组织实施公司集中采购项目，负责采购文件编制、采购评审、合同签订等工作。建立和维护公司供应商管理体系，负责供应商准入、评价、考核等工作。负责采购信息管理，定期发布采购信息，统计分析采购数据。2.公司其他相关部门职责需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购管理部门签订采购合同，负责采购项目验收等工作。财务部门负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同审核等工作。审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险。（二）各单位层面1.各单位采购管理部门职责负责贯彻执行公司采购管理制度，制定本单位采购管理实施细则。组织实施本单位采购活动，负责采购文件编制、采购评审、合同签订等工作。负责本单位供应商管理，配合公司做好供应商准入、评价、考核等工作。负责本单位采购信息管理，定期向公司报送采购数据。2.各单位其他相关部门职责需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购管理部门签订采购合同，负责采购项目验收等工作。财务部门负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同审核等工作。审计部门负责对本单位采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险。三、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。四、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据本单位生产经营计划、项目进度等，提出采购需求，填写采购需求申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容。2.采购需求申请表经需求部门负责人审核后，提交至本单位采购管理部门。3.采购管理部门对采购需求进行汇总、分析，结合本单位库存情况、采购预算等，编制采购计划，经本单位分管领导审批后实施。（二）采购文件编制1.采购管理部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求说明书、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件编制过程中，采购管理部门应充分征求需求部门、技术部门、法律部门等相关部门意见，确保采购文件内容完整、准确、合法合规。3.采购文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核、本单位分管领导审批后发布。（三）供应商选择与采购评审1.采购管理部门按照采购文件规定的方式，邀请供应商参与采购活动。供应商应具备相应的资质、业绩、信誉等条件。2.采购评审分为资格审查和商务技术评审两个阶段。资格审查主要审查供应商的营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料；商务技术评审主要对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审。3.采购评审由采购管理部门组织，需求部门、技术部门、法律部门等相关部门人员参加。评审过程应严格按照采购文件规定的评审标准进行，确保评审结果公正、公平。4.采购评审结束后，采购管理部门应编制采购评审报告，记录评审过程和结果，经采购管理部门负责人审核、本单位分管领导审批后确定中标（成交）供应商。（四）合同签订1.采购管理部门根据采购评审结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交至法律部门进行合法性审查。法律部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险等。3.采购合同经法律部门审查通过后，由采购管理部门负责人与中标（成交）供应商签字（盖章）生效。采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本发送至需求部门、财务部门等相关部门。（五）合同履行与验收1.需求部门负责跟踪采购合同履行情况，督促中标（成交）供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，需求部门应填写采购项目验收报告，经需求部门负责人签字确认后提交至采购管理部门。采购管理部门将验收报告作为支付采购款项的依据之一。（六）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核采购款项支付申请。审核内容包括采购项目是否已验收合格、合同条款是否履行完毕、发票是否合规等。2.财务部门审核通过后，按照公司资金支付管理规定办理采购款项支付手续。采购款项支付应通过公司统一的资金支付系统进行，确保资金支付安全、规范。五、供应商管理（一）供应商准入1.公司建立供应商准入管理制度，明确供应商准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的资质、业绩、信誉、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.各单位采购管理部门负责收集供应商信息，对拟准入供应商进行初步审查。初步审查合格的供应商，由采购管理部门填写供应商准入申请表，提交至公司采购管理部门。3.公司采购管理部门组织相关部门对拟准入供应商进行实地考察和综合评审。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系等；综合评审内容包括供应商的资质、业绩、信誉、技术水平、售后服务等。4.经实地考察和综合评审合格的供应商，纳入公司供应商名录。公司采购管理部门定期发布供应商名录，供各单位采购时参考。（二）供应商评价与考核1.公司建立供应商评价与考核制度，定期对供应商进行评价和考核。评价和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等方面。2.各单位采购管理部门负责收集本单位与供应商合作过程中的相关信息，填写供应商评价与考核表，提交至公司采购管理部门。3.公司采购管理部门根据各单位提交的供应商评价与考核表，结合采购项目验收情况、采购款项支付情况等，对供应商进行综合评价和考核。4.供应商评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价与考核结果为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于评价与考核结果为不合格的供应商，暂停其参与公司采购活动，直至整改合格。（三）供应商动态管理1.公司采购管理部门定期对供应商名录进行更新，将评价与考核结果为不合格的供应商从供应商名录中删除，将新准入的供应商纳入供应商名录。2.各单位采购管理部门在采购活动中，应优先选择供应商名录中的供应商。对于供应商名录中没有的供应商，需按照供应商准入流程进行准入审查。3.公司采购管理部门建立供应商信息管理系统，及时更新供应商的基本信息、业绩情况、评价与考核结果等内容，为各单位采购提供准确的供应商信息支持。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.公司采购管理部门定期组织开展采购风险识别与评估工作，分析采购活动中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.采购管理部门应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险因素进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险因素，应采取适当的控制措施；对于低风险因素，应进行日常关注。2.风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。例如，对于供应商违约风险，可以通过加强供应商管理、签订详细的采购合同等方式降低风险；对于采购价格波动风险，可以通过采用套期保值等方式转移风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析。监控内容包括风险因素的变化情况、风险应对措施的执行效果等。2.根据风险监控结果，采购管理部门应及时发出风险预警信号，提醒相关部门采取相应的措施进行风险处置。对于可能导致重大损失的风险事件，应及时报告公司领导，启动应急预案。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.各单位采购管理部门负责收集本单位采购活动中的相关信息，包括采购需求、采购文件、采购评审报告、采购合同、验收报告等。2.采购管理部门应定期将收集到的采购信息进行整理、分类，建立采购信息档案。（二）采购信息发布1.公司采购管理部门建立采购信息发布平台，定期发布采购项目信息、供应商名录、采购政策法规等内容。2.各单位采购管理部门应及时关注采购信息发布平台，获取采购相关信息，并按照公司要求进行采购活动。同时，各单位采购管理部门也可以在采购信息发布平台上发布本单位的采购需求信息。（三）采购数据分析1.公司采购管理部门定期对采购数据进行统计分析，分析内容包括采购金额、采购数量、采购方式、供应商分布、采购项目完成情况等。2.通过采购数据分析，采购管理部门可以发现采购活动中存在的问题和规律，为制定采购策略、优化采购流程、加强供应商管理等提供决策依据。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度执行情况，防范采购风险。审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购文件编制、采购评审、合同签订、合同履行等环节是否合规。2.公司纪检监